Fundamentals of Management, 8th ed

Exercise Overview

Time management skills refer to the ability to prioritize

tasks, to work efficiently, and to delegate appropriately.

This exercise allows you to assess your own current

time management skills and to gather some suggestions

for how you can improve in this area.

Exercise Background

As we saw in this chapter, effective managers must be

prepared to switch back and forth among the four basic

activities in the management process. They must also

be able to fulfill a number of different roles in their

organizations, and they must exercise various manage-

rial skills in doing so. On top of everything else, their

schedules are busy and full of tasks—personal and job-

related activities that require them to “switch gears”

frequently throughout the workday.

Stephen Covey, a management consultant and the

author of The 7 Habits of Highly Effective People, has

developed a system for prioritizing tasks. First, he

divides them into two categories—urgent and critical.

Urgent tasks, such as those with approaching deadlines,

must be performed right away. Critical tasks are tasks

of high importance—say, those that will affect signifi-

cant areas of one’s life or work. Next, Covey plots both

types of tasks on a grid with four quadrants: A task

may be urgent, critical, urgent and critical, or not urgent

and not critical.

Most managers, says Covey, spend too much time

on tasks that are urgent when in fact they should be

focused on tasks that are critical. He observes, for

example, that managers who concentrate on urgent

tasks meet their deadlines but tend to neglect critical

areas such as long-term planning. (Unfortunately, the

same people are also prone to neglect critical areas of

their personal lives.) In short, effective managers must

learn to balance the demands of urgent tasks with those

of critical tasks by redistributing the amount of time

devoted to each type.