Fundamentals of Management, 8th ed

The Converse of In-Person

Communication

News flash: Interviews are stressful. The uncomfortable

dress clothes, the need to make an instant good impres-

sion, the unexpected questions. Surely phone interviews

are easier, right? Wrong. A job interview is a job inter-

view, and interviews conducted on the phone pose all

the challenges of a face-to-face interview—and then

some. You need to take phone interviewing seriously

because nowadays many corporations use them to pre-

screen applicants and, more important, because many

HR departments rely on phone interviews exclusively.

Remember first of all that talking on the phone is a

certain type of communication and that, as such, it

poses certain communication challenges and requires

certain communication skills. It also requires a little

common sense, so here are a few tips on how to solve

some of the common problems that tend to accompany

phone interviews.

Problem 1: Scheduling. Interviewers usually call at mutu-

ally agreed-upon times. Sometimes, however, they want

to assess a candidate’s ability to think on his or her

feet and are looking for unscripted responses. In

that case, the call may come at an unscheduled or

even inconvenient time—say, when the kids are

screaming for dinner or your roommate’s throwing a

party.

Solution: If the interviewer calls at a time when con-

versation is truly out of the question, you’ll have to

call back. Bear in mind, however, that some inter-

viewers are put off by the request, so if the call is

merely difficult but not impossible, you’re better off

following through with the interview.

Problem 2: Preparation. Phone interviews require

the same preparation as in-person interviews, but

they do have a potential benefit: “You cannot be

seen,” points out an advisor at CollegeGrad.com, a

leading website for entry-level job seekers. “Use this

[fact] to your advantage.” Even while you’re on the

phone, for example, do what you can to relax.

Solution: Prepare notes (yes, it’s OK to use notes) on

the points that you want to cover, and be sure to

arrange them near the phone so that you can actu-

ally make use of them. It’s also OK to say, “Could I

have just a moment to look at my notes?” Referring

to your notes reminds the interviewer that you’re

prepared. You should also have paper and pen

handy so that you can take notes.