Fundamentals of Management, 8th ed

Structural Coordination Techniques

Because of the obvious coordination require-

ments that characterize most organizations, many techniques for achieving coordination

have been developed. Some of the most useful devices for maintaining coordination

among interdependent units are the managerial hierarchy, rules and procedures, liaison

roles, task forces, and integrating departments.

25

Organizations that use the hierarchy to achieve coordination place one manager in

charge of interdependent departments or units. In Walmart distribution centers, major

activities include receiving and unloading bulk shipments from railroad cars and loading

other shipments onto trucks for distribution to retail outlets. The two groups (receiving

and shipping) are interdependent in that they share the loading docks and some equip-

ment. To ensure coordination and minimize conflict, one manager is in charge of the

whole operation.

Routine coordination activities can be handled through rules and standard proce-

dures. In the Walmart distribution center, an outgoing truck shipment has priority

over an incoming rail shipment. Thus, when trucks are to be loaded, the shipping

unit is given access to all of the center’s auxiliary forklifts. This priority is specifically

stated in a rule. But, as useful as rules and procedures often are in routine situations,

they are not particularly effective when coordination problems are complex or

unusual.

coordination

The process of

linking the activities

of the various

departments of the

organization