Fundamentals of Management, 8th ed

Span of Management

Another part of establishing reporting relationships is determin-

ing how many people will report to each manager. This defines the

span of management

(sometimes called the span of control). For years, managers and researchers sought to

determine the optimal span of management. Today, we recognize that the span of man-

agement is a crucial factor in structuring organizations but that there are no universal,

cut-and-dried prescriptions for an ideal or optimal span.

11

Tall Versus Flat Organizations

In recent years, managers have begun to focus

attention on the optimal number of layers in their organizational hierarchy. Having

more layers results in a taller organization, whereas having fewer layers results in a flatter

organization. What difference does it make whether the organization is tall or flat? One

early study at Sears found that a flat structure led to higher levels of employee morale

and productivity.

12

Researchers have also argued that a tall structure is more expensive

(because of the larger number of managers involved) and that it fosters more communi-

cation problems (because of the increased number of people through whom information

must pass). On the other hand, a wide span of management in a flat organization may

result in a manager having more administrative responsibility (because there are fewer

managers) and more supervisory responsibility (because there are more subordinates

reporting to each manager). If these additional responsibilities become excessive, the

flat organization may suffer.

13

Many experts agree that businesses can function effectively with fewer layers of orga-

nization than they currently have. The Franklin Mint, for example, reduced its number

of management layers from 6 to 4. At the same time, the CEO increased his span of

management from 6 to 12. The British firm Cadbury PLC, maker of Cadbury Dairy cho-

colates, Trident gum, and other confectionary products, recently eliminated a layer of

management separating the CEO and the firm’s operating units. The specific reasons

for the change were to improve communication between the CEO and the operating

unit heads and to speed up decision making.

14

The “Leading the Way” feature provides

another recent example of a CEO leading a firm toward a flatter organization. One addi-

tional reason for this trend is that improved communication technologies such as e-mail

and text messaging allow managers to stay in touch with a larger number of subordinates

than was possible even just a few years ago.

15