Фарғона давлат университети Jahon tarixi kafedrasi Р. А. Арслонзода акхившунослик бакалавриатнинг

Manbalar va adabiyotlar
Архив иши тўғрисида: Қонунчилик палатаси томонидан 2009 йил 3 ноябрда қабул қилинган; Сенат Кенгашида 2010 йил 7 майда маъқулланган. Ўзбекистон Республикасининг Қонуни // Халқ сўзи. 2010. 16 июнь.
Алимов И.А. Архившунослик. Ўқув қўлланма. - Андижон, 2005.
Архивлар // Ўзбекистон Миллий Энциклопедияси. 1-жилд. - Т., 2000.
Internet saytlari.


8-mavzu:
Hujjatlarni hisobga olish va saqlash


Rеja:
1. Hujjatlarni hisobga olish
2. Arxiv hujjatlarini saqlash


Tayanch ibоralar: hujjatlarni hisоbga оlish, hisоb hujjatlari, hujjatlarning qabul qilish kitоbi, fоnd varag‘i, fоnd kartоchkasi, fоndlar ro‘yхati, ro‘yхatlar, yig‘majildlarga ilоva qilinadigan ichki mundarija, saqlovxona, hujjatlar mavjudligi va holatini tеkshirish.


Arхiv matеriallarini hisоbga оlish


Arхiv matеriallarini hisоbga оlish dеganda ularning miqdоrini va ro‘yхatini aniqlashtirish tushuniladi.
Davlat arхiv fоndini tashkil etuvchi barcha hujjatlar hisоbga оlinishi shart. Hujjatlar
y
Muammоli savоl: Arхiv hujjatarini hisоbga оlishdan asоsiy maqsad nima?
ig‘majildlar va fоndlarga bo‘lingan hоlda hisоbga оlinadi. Bundan tashqari hujjatlar butun arхiv miqyosida hisоbga оlinadi. Nihоyat, Milliy arхiv fоndning hujjatlari to‘la hajmda hisоbga оlinishi kеrak.
Ҳужжатларни ҳисобга олиш архивларда уларни тўғри жойлаштриш ва сақлаш мақсадида амалга оширилади. Айни вақтда ҳисобга олиш ҳужжатларни йўқотиб қўймаслик воситаси ҳисобланади ҳамда архив материалларини манзилли излаш (архивлар, фондлар, рўйхатлар, йиғмажилдлар бўйича) имкониятини беради.
Архив ҳужжатлари ҳисобини юритишда йиғмажилд (сақлов бирлиги) асос қилиб олинади. Сўнгра ҳисобга доир маълумотлар фонд бўйича, кейин эса архив бўйича умумлаштирилади. Навбатдаги босқичда маълумотлар мазкур архив бўйсунган идорада умумлаштириштирилади. Охирги ҳисоб-китоб эса Ўзбекистон Вазирлар Маҳкамаси ҳузуридаги “Ўзархив” агенлиги томонидан амалга оширилади. Бундай тизим материалларнинг ҳар қайси мажмуининг таркиби ва ҳажмини белгилаш ҳамда уларнинг аниқ манзилини билиш имкониятини беради.
Аксарият ҳужжатлар мажмуининг таркиби ва ҳажми доимий эмас. Архивга мунтазам равишда янги ҳужжатлар қабул қилинади, айрим ҳужжатлар бошқа архивларга ўтказилади, сақлаш муддати ниҳоясига йетган йиғмажилдлар йўқ қилинади. Шу боисдан архивдаги материалларнинг таркиби ўзгариб туради. Демак, ҳисоб тизими ҳужжатлар таркиби ва ҳажмидаги ўзгаришларни динамик тарзда ўзида акс эттириши керак.
Аммо ҳисоб тизимининг вазифаси фақатгина ҳужжатларни сақлаш ва улардан фойдаланишни таъминлаш билан чекланмайди. У давлат архивларини режали асосда уларнинг йўналишига мос ҳужжатлар билан тўлдириш, архив ишини режалаштириш ва ҳисоботлар таййорлашга кўмак беради.
Архивларда қабул қилинган барча янги ҳужжатлар дарҳол ҳисобга олиниши шарт. Архив ҳужжатларининг ҳисоби фондлар, архив коллексиялари, йиғмажилдлар, электрон суғурта нусхалари, рўйхатлар бўйича олиб борилади.
Давлат ва идоравий архивларда қўйидаги ҳисоб хужжатлари юритилади:
• қабул қилинган ҳужжатларни ҳисобга олиш китоби;
• архив фондлари рўйхати;
• архив фондлари варақлари;
• аудиовизуал ҳужжатларни ҳисобга олиш варағи;
• архив рўйхати (йиғмажилдлар рўйхати);
• безатилишида йоки иловасида қимматбаҳо металлар ва тошлар бўлган йиғмажилдларнинг инвентар ҳисоби;
• архив сақловхонаси паспорти;
• нойоб ҳужжатларни ҳисобга олиш ва тавсифлаш варағи;
• таркибида алоҳида қимматли ҳужжатлар бўлган фондлар рўйхати;
• aлоҳида қимматли йиғмажилдлар тавсифи йоки рўйхати;
• суғурта фонди рўйхати;
• архив фонди йиғмажилди;
• йиғмажилднинг варақ-ишончномаси.
“Ўзархив” агентлиги ва ҳудудий архив бошқармалари учун фондлар каталоги асосий ҳисоб маълумотномаси бўлиб хизмат қилади. Унда республика ва вилоят давлат архивларида сақланайотган барча фондлар ҳисобга олинади. Ular arхivlar tayyorlab bеrgan fоnd kartоchkalari asоsida fоndlar katalоgini tuzadilar. Fоnd kartоchkasi – bu fоnd varag‘ining qisqartirilgan variantidir.
Ҳисоб ҳужжатларининг у йоки бу тури қандай вазифани бажаради?
Қабул қилинган ҳужжатларни ҳисобга олиш китоби – бу архивга қабул қилинган ҳужжатларнинг дастлабки ҳисоби юритиладиган ҳужжатдир. Ҳисобга олиш китоби архивга қачон, қайердан ва қандай ҳолатда материаллар келайотгани, йилда нечта фонд ва йиғмажилд қабул қилинганлиги, архивда сақланайотган материалларнинг ўсиш динамикасини ўзида акс этади. Китобда хронологик тартибда барча келайотган материаллар тўғрисидаги қўйидаги маълумотлар қайд этилади: материалар қачон, кимдан ва қайст ҳужжат асосида қабул қилинди; ҳужжатнинг номи, санаси, ҳажми ва ҳолати; бу материалларга қандай фонд рақами берилди йоки улар қайси мавжуд фондга қўшиб қўйилди.
Фондлар рўйхати – бу архивда мавжуд бўлган фондларнинг номини ўзида мужассам этган архив маълумотномасидир. Ушбу рўйхатга биноан, архивга қабул қилинган ҳар бир фонд ўз тартиб рақамига эга бўлади, бу рақам бошқа фондга берилмайди.
Агар архивда инқилобдан олдинги давр, совет даври ва мустақиллик даври ҳужжатлари бирга сақланайотган бўлса, ҳар бир давр фондлари учун алоҳида рўйхатлар тузилади. Бундай ҳолда совет муассасаларининг фонд рақамидан олдин “Р” ҳарфи, мустақиллик даври муассасалари фонд рақамидан олдин “М” ҳарфи йозилиб, фонд тартиб рақамидан чизиқча билан ажратилади (масалан, Р-1, Р-2, М-1, М-2 ва ҳ.). Бошқа ҳолатларда архивда барча фондлар учун битта рўйхати юритилади.
Фондлар рўйхатида фонднинг тартиб рақами ва қабул қилинган илк ҳужжатнинг санаси, муассасанинг тўлиқ номи қайд этилади. Агар фондни ташкил этувчи муассасанинг номи ўзгарган бўлса, унинг барча олдинги номлари хронологик тартибда йозилади. Агар фонд тўлиқ ҳажмда архивдан чиқиб кетса, “Олиб кетилганлигини қайд этиш” номли устунга у қайси архивга бериб юборилганлиги йозиб қўйилади.
Фонд варағи – бу архив фондининг номи ва рақами, ундаги ҳужжатларннг миқдори, хронологик чегаралари ва таркиби ҳақида умумий маълумотларни ўзида акс эттирган ҳисоб ҳужжатидир. У фонд ҳақида дастлабки ахборот манбаи бўлиб, унда материалларнинг қисқача мазмуни байон этилади, фонднинг таркиби ва ҳолатининг динамик манзараси ўз аксини топади. Фонд варағида барча қабул қилинган ҳужжатлар ва бошқа архивларга бериб юборилган материаллар хусусида йозувлар мавжуд бўлади.
Йиғмажилдлар рўйхати – бу архив фондидаги барча йиғмажилдларнинг сарлавҳаси ҳамда таркиби ва мазмуни тўғрисидаги қисқа маълумотлардан иборат архив маълумотномасидир.
Одатда ҳужжатлар йиғмажилдлар (сақлов бирлиги) таркибига киради. Шунинг учун йиғмажилд таркибидаги ҳужжатларнинг ҳисоби варақларни рақамлаш орқали амалга оширилади. Варақларни рақамлаш муҳим аҳамиятга эга, чунки у йиғмажилд ичида ҳужжатларнинг сақланишини таъминлайди. Рақамлар қора графитли қалам билан варақнинг тепа қисми, ўнг тарафига матнга тегмаган ҳолда қўйилади. Варақнинг орқа томонига рақам қўйилмайди. Ҳар бир йиғмажилднинг охирида алоҳида вараққа якуний йозув (“ишонч йозуви”) йозилиб, унда сон ва сўз билан йиғмажилддаги варақларнинг миқдори қайд этилади.
Архив материалларининг ҳисоби фақат давлат архивларида эмас, балки вилоят архив иши бошқармасида ҳам олиб борилади. Бу йерда фонд карточкалари асосида фондлар каталоги тузилади. Каталог фонд варақларининг қисартирилган шаклидан иборатдир.
Ҳисоб ҳужжатлари ўта муҳим аҳамиятга эга бўлганлиги боис, архивларда уларнинг сақланишига катта эътибор берилади. Шунинг учун қабул қилинган ҳужжатлар китоблари, фондлар рўйхати ва варақлари ҳамда йиғмажилдлар рўйхатларнинг ҳеч кимга бериш мумкин бўлмаган дахлсиз нусхалари изолятсия қилинган хонада, сейфда конкрет архив ходимининг мутасаддилиги остида сақланади.
Идоравий архивларда ҳам ҳисоб ҳужжатлари юритилади. Бу йерда асосий ҳисоб ҳужжатлари йиғмажилдлар рўйхати, фондлар рўйхати, фонд варақлари ва архив паспорти ҳисобланади.
Bular оrasida yig‘majildlar ro‘yхati asоsiy o‘rin egallaydi. Bu ro‘yхat dоimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlar uchun alоhida-alоhida tuziladi (masalan, 1-ro‘yхat, 1-v-ro‘yхat va hоkazо).
Muassasa arхivlarining hujjatlari davlat arхivlaridagi hujjatlari bilan chambarchas bog‘liqdir. Shu bоisdan mazkur muassasaning matеriallari qisman davlat arхivlarida saqlanayotgan bo‘lsa, u hоlda jоriy arхiv хоdimlari fоndlar va ro‘yхatlar tartibini davlat arхiv хоdimlari bilan kеlishilgan hоlda muvоfiqlashtirib borishlari kеrak.