Convenience

Financial control
is the control of financial resources as they flow into the organization
(such as revenues and shareholder investments), are held by the organization (for exam-
ple, working capital and retained earnings), and flow out of the organization (like pay
and expenses). Businesses must manage their finances so that revenues are sufficient to
cover costs and still return a profit to the firm’s owners. Not-for-profit organizations
such as universities have the same concerns: Their revenues (from tax dollars or tuition)
must cover operating expenses and overhead. U.S. automakers Ford and General Motors
have come to realize that they have to reduce the costs of paying employees they do not
need but whom they are obligated to keep due to long-standing labor agreements. Ford
has offered to cover the full costs of a college education for certain of its employees if
they will resign; GM, for its part, has offered lump-sum payments of varying amounts
to some of its workers in return for their resignations.
17
A complete discussion of finan-
cial management is beyond the scope of this book, but we will examine the control pro-
vided by budgets and other financial control tools.
Budgetary Control
A
budget
is a plan expressed in numerical terms. Organizations establish budgets for
work groups, departments, divisions, and the whole organization. The usual time
period for a budget is one year, although breakdowns of budgets by the quarter or
month are also common. Budgets are generally expressed in financial terms, but they
may occasionally be expressed in units of output, time, or other quantifiable factors.
When Disney launches the production of a new animated cartoon feature, it creates a
budget for how much the movie should cost. Several years ago, when movies
such as
The Lion King
were raking in hundreds of millions of dollars, Disney
executives were fairly flexible about budget overruns. But, on the heels of several