Convenience

1.
The organization should adopt a distinct division of labor, and each position should
be filled by an expert.
2.
The organization should develop a consistent set of rules to ensure that task perfor-
mance is uniform.
3.
The organization should establish a hierarchy of positions or offices that creates
a chain of command from the top of the organization to the bottom.
4.
Managers should conduct business in an impersonal way and maintain an appropriate
social distance between themselves and their subordinates.
5.
Employment and advancement in the organization should be based on technical
expertise, and employees should be protected from arbitrary dismissal.
Perhaps the best examples of bureaucracies today are government agencies and
universities. Consider, for example, the steps you must go through and the forms
you must fill out to apply for admission to college, request housing, register each
semester, change majors, submit a degree plan, substitute a course, and file for grad-
uation. Even when paper is replaced with electronic media, the steps are often the
same. The reason these procedures are necessary is that universities deal with large
numbers of people who must be treated equally and fairly. Hence, rules, regulations, and
standard operating procedures are needed. Large labor unions are also usually organized as
bureaucracies.
28
Some bureaucracies, such as the U.S. Postal Service, have been trying to portray
themselves as less mechanistic and impersonal. The strategy of the Postal Service is to
become more service oriented as a way to fight back against competitors such as FedEx
and UPS.
A primary strength of the bureaucratic model is that several of its elements (such as
reliance on rules and employment based on expertise) do, in fact, often improve
efficiency. Bureaucracies also help prevent favoritism (because everyone must follow
the rules) and make procedures and practices very clear to everyone. Unfortunately,
however, this approach also has several disadvantages. One major disadvantage is that
the bureaucratic model results in inflexibility and rigidity. Once rules are created and
put in place, making exceptions or changing them is often difficult. In addition, the
bureaucracy often results in the neglect of human and social processes within the
organization.
SITUATIONAL INFLUENCES ON
ORGANIZATION DESIGN
The