Convenience

Rules and Regulations
The narrowest of the standing plans,
rules and regulations
describe exactly how specific activities are to be carried out. Rather than guiding decision
making, rules and regulations actually take the place of decision making in various situa-
tions. Each McDonald’s restaurant has a rule prohibiting customers from using its tele-
phones, for example. The university admissions office might have a rule stipulating that
if an applicant’s file is not complete two months before the beginning of a semester, the
student cannot be admitted until the next semester. Of course, in most organizations a
manager at a higher level can suspend or bend the rules. If the high school transcript of
the child of a prominent university alumnus and donor arrives a few days late, the direc-
tor of admissions might waive the two-month rule. Indeed, rules and regulations can
become problematic if they are excessive or enforced too rigidly.
Rules and regulations and SOPs are similar in many ways. They are both relatively
narrow in scope, and each can serve as a substitute for decision making. An SOP typi-
cally describes a sequence of activities, whereas rules and regulations focus on one activ-
ity. Recall our examples: The admissions SOP consisted of three activities, whereas the
two-month rule related to only one activity. In an industrial setting, the SOP for orient-
ing a new employee could involve enrolling the person in various benefit options, intro-
ducing him or her to coworkers and supervisors, and providing a tour of the facilities. A
pertinent rule for the new employee might involve when to come to work each day.
Contingency Planning and Crisis Management
Another important type of planning is
contingency planning
, or the determination of alter-
native courses of action to be taken if an intended plan of action is unexpectedly disrupted or
rendered inappropriate.
38