Convenience

Organizational Skills
Three useful organizational skills can also enhance commu-
nication effectiveness for both the sender and the receiver—following up, regulating
information flow, and understanding the richness of different media. Following up
simply involves checking at a later time to be sure that a message has been received
and understood. After a manager e-mails a report to a colleague, she might call a few
days later to ask whether the colleague has had an opportunity to review it or has any
questions about it.
Regulating information flow means that the sender or receiver takes steps to ensure
that overload does not occur. For the sender, this could mean not passing too much
information through the system at one time. For the receiver, it might mean calling
attention to the fact that he is being asked to do too many things at once. Many
managers limit the influx of information by periodically weeding out the list of journals
and routine reports they receive, or they train their assistant to screen phone calls and
visitors. Indeed, some executives now get so much e-mail that they have it routed to an
assistant. That person reviews the e-mails, discards those that are not useful (such as
spam), responds to those that are routine, and passes on to the executive only those
that require his or her personal attention.
Both parties should also understand the richness associated with different media.
When a manager is going to lay off a subordinate temporarily, the message should be
delivered in person. A face-to-face channel of communication gives the manager an
opportunity to explain the situation and answer questions. When the purpose of the
message is to grant a pay increase, written communication may be appropriate because
it can be more objective and precise. The manager could then follow up the written
notice with personal congratulations.
SUMMARY OF LEARNING OUTCOMES AND KEY POINTS
1.
Describe the role and importance of communica-
tion in the manager’s job.
• Communication is the process of transmitting
information from one person to another.
• Effective communication is the process of
sending a message in such a way that the mes-
sage received is as close in meaning as possible
to the message intended.
• For information to be useful, it must be
accurate, timely, complete, and relevant.
• The communication process consists of
a sender encoding meaning and transmit-
ting it to one or more receivers, who
receive the message and decode it into
meaning.
• In two-way communication, the process
continues with the roles reversed.
• Noise can disrupt any part of the overall
process.