Convenience

A Definition of Communication
Imagine three managers working in an office building. The first is all alone but is never-
theless yelling for a subordinate to come help. No one appears, but he continues to yell.
The second is talking on the phone to a subordinate, but a poor network connection
causes the subordinate to misunderstand some important numbers being provided by
the manager. As a result, the subordinate sends 1,500 crates of eggs to 150 Fifth Street,
when he should have sent 150 crates of eggs to 1500 Fifteenth Street. The third manager
is talking in her office with a subordinate who clearly hears and understands what is
being said. Each of these managers is attempting to communicate, but with different
results.
Communication
is the process of transmitting information from one person to
another.
3
Did any of our three managers communicate? The last did, and the first did
not. How about the second? In fact, she did communicate. She transmitted information,
and information was received. The problem was that the message transmitted and the
message received were not the same. The words spoken by the manager were distorted
by static and noise.
Effective communication
, then, is the process of sending a message
in such a way that the message received is as close in meaning as possible to the mes-
sage intended. Although the second manager engaged in communication, it was not
effective.
A key element in effective communication is differentiating between data and informa-
tion.
Data
are raw figures and facts reflecting a single aspect of reality. The facts that a
plant has 35 machines, that each machine is capable of producing 1,000 units of output per
day, that current and projected future demand for the units is 30,000 per day, and that
workers sufficiently skilled to run the machines make $20 an hour are data.