Convenience

employee information system
, or
skills inventory
,
which is usually computerized and contains information on each employee’s education,
skills, work experience, and career aspirations. Such a system can quickly locate all the
employees in the organization who are qualified to fill a position requiring, for instance,
a degree in chemical engineering, three years of experience in an oil refinery, and fluency
in Spanish. Enterprise resource planning (ERP) systems, as described in Chapter 7,
generally include capabilities for measuring and managing the internal supply of labor
in ways that best fit the needs of the organization.
Forecasting the external supply of labor is a different problem altogether. How does a
manager, for example, predict how many electrical engineers will be seeking work in
Georgia three years from now? To get an idea of the future availability of labor, planners
must rely on information from outside sources such as state employment commissions,
government reports, and figures supplied by colleges on the number of students in major
fields.
Matching Human Resource Supply and Demand
After comparing future
demand and internal supply, managers can make plans to manage predicted shortfalls
or overstaffing. If a shortfall is predicted, new employees can be hired, present employees
can be retrained and transferred into the understaffed area, individuals approaching
retirement can be convinced to stay on, or labor-saving or productivity-enhancing
systems can be installed.
If the organization needs to hire, the external labor supply forecast helps managers
plan how to recruit, based on whether the type of person needed is readily available or
scarce in the labor market. As we noted earlier in this chapter, the trend in temporary
workers also helps managers in staffing by affording them extra flexibility. If overstaffing
is expected to be a problem, the main options are transferring the extra employees, not
replacing individuals who quit, encouraging early retirement, and laying people off.