Chapter hvac engineering Fundamentals: Part 1 Introduction

Chapter Thirteen
contractor and the owner. Such documentation may include the follow-
ing:
Invitation to bid
(instruction to bidders):
A section which describes
the nature of the project, establishes the time and place for sub-
mitting bids, and expresses any other qualification or action re-
quired of potential bidders.
Bid forms:
A formal document for the contractor to fill out to pro-
pose a price for completing the work described by the contract doc-
uments. The proposal may call for a lump-sum price or may be writ-
ten on a unit-price, hourly cost (time and materials), or cost-plus-fee
basis.
Sometimes there is a
base bid
with additive or deductive
alter-
nates.
The alternates give the owner a chance to adjust the cost of
the project to meet available funding.
Bonds:
Insurance policies. Since contractors sometimes fail to com-
plete the work as contracted, some projects require a
payment bond
which guarantees to the owner that the contract will be completed,
even by a third party if necessary.
General conditions:
Often a lengthy document spelling out in great
detail the behaviors required of the owner and the contractor in the
conduct of the work. Standard industry forms of this document are
often used [see the American Institute of Architects (AIA) form A-
201 or Engineering Joint Documents Council (EJDC) form 1910-8].
The general conditions may be modified with job specific
supple-
mental general conditions.
In preparing elements of the contractual papers or boilerplate, it is
helpful to use standard document forms which have a common origin
and have been checked for legal consistency between the different
forms. Such are available from the AIA and EJDC. Other entities such
as federal and state institutions as well as corporations may have their
own forms and formats. In this litigious U.S. society, it is imperative
that these documents be clear and consistent.