Buxoro davlat universiteti tarix fakulteti tarix kafedrasi

Elektron arxivda hujjatlar bilan ishlash

rasm. Elektron arxiv hujjatlarining klassifikatsion sxemasi.

Elektron arxiv hujjatlarining klassifikatsion sxemasi ierarxik strukturaga ega (rasm). Arxiv hujjatlari elektron arxiv tizimida 4 darajali klassifikatsiya: Fond - Ro’yxat - Yig’majild - Hujjat sxemasida saqlanadi. Yig’majildlarni tavsiflash uchun quyidagicha ma’lumot strukturasi qo’llanilishi mumkin:

Yig’majildlarni tavsiflash

Nomi	Izoh
Klassifikatsion kod	Bo’limning raqam va/yokiharflardan iborat kodi
Nomi	Bo’limning nomi
O’zlashtiradigan prefiksi
O’zlashtiradigan suffiksi
Kirish huquqi
Hujjat egasi (muallifi)	Bo’lim va undagi hujjatlarga kirish huquqi berilgan foydalanuvchilar

Hujjatlarni tavsiflash uchun, asosan, quyidagi ma’lumot strnkturasi qo’llanilishi mumkin

Nomi	Izoh
Klassifikatsion kod	Hujjatning raqam va/yoki harflardan iborat kodi
Nomi	Hujjatning nomi (sarlavhasi)
Ochilish vaqti
Yopilish vaqti
Hujjat raqami (№)	Boshqaruv hujjatlari tipiga ko’ra raqami
Saqlanish muddati
Kirish huquqi
Hujjat egasi (muallifi)	Hujjatga kirish huquqi berilgan foydalanuvchilar
Saqlanish muddati tugagandan so’ng bajariladigan amal

Hujjatlarni tavsiflash

Elektron arxiv tizimiga kiritiladigan to’liq matnli hujjatlar fayl formatlari quyidagilar:

• 
  Matn formatlar: .doc, .docx, .wps, .wpd, pdf, .htm, .htm, .rtf, .txt, .xml
  
• 
  Jadval formatlar: .csv, .ods, .sxc, .xls, .xlsx
  
• 
  Taqdimot formatlar: .ppt, .pptx, .odp
  
• 
  Grafik formatlar: .tif, .jpg, .png, .gif, .bmp, .eps
  
• 
  Audio formatlar: .mp3, .wav, .mid, .ogg
  
• 
  Video formatlar: .mp4, .mov, .wmv, .swf
  
• 
  Va boshqa formatlar.
  

ARXIV ISHINI KOMPYUTERLASHTIRISH
Reja:

1. 
   Arxiv ishini kompyuterlashtirishning ahamiyati
   
2. 
   Arxiv ishini kompyuterlashtirish shakllari(Dublin Core, MARC formatlari)
   
3. 
   Elektron arxivni yaratish va ma’lumot qidirish algoritmlari (EAD (Encoded Archival Description) - kodlangan arxiv tavsifi)
   

Jahonda elektron arxiv yaratish bo’yicha izlanishlar, tadqiqotlar hozirga qadar davom etmoqda. Asosiy vazifa etib yagona standart va ushbu standartga asoslangan elektron arxivning tavsif formatini yaratish belgilangan. Shu sababli, mamlakatamizda elektron arxiv yaratishga chet el ilg’or tashkilot va muassasalari tajribalarini chuqur o’rgangan holda yondashish, mavjud standart va hujjatlarning har bir jihatlarini sinchkovlik bilan tadqiq etish maqsadga erishishni ta’minlaydi.
1992 yilda Monreal shahrida Xalqaro arxiv kongressi tomonidan Arxiv tavsifi prinsiplari to’g’risidagi Nizom qabul qilindi. Nizomda arxiv tavsifiga oid standartlarni yaratishda quyidagi vazifalar belgilanib qo’yildi:

• 
  bir qolipga solingan, adekvat va ortiqcha sharh talab qilmaydigan tavsif yaratishni kafolatlash;
  
• 
  arxiv materiallari haqidagi ma’lumotlarni qidirish va o’zaro almashishni muvofiqlashtirish;
  
• 
  avtoritet (me’yoriy) ma’lumotlardan qo’shma foydalanish imkoniyatini taqdim etish;
  
• 
  yagona axborot tizimi doirasida turli manbalardan olingan tavsif yozuvlarini integratsiya qilish imkoniyatini ta’minlash.
  

Ushbu prinsiplarga asoslangan holda arxiv tavsif elementlarini aniqlab beruvchi ISAD(G) (General International Standard Archival Description = Xalqaro umumiy arxiv tavsifi standarti) standarti ishlab chiqildi. Bundan tashqari, arxivshunoslar tomonidan yana bir qancha standartlar (ISAAR(CPF), ISDF, ISDIAH) yaratildi.