Buxoro davlat universiteti tarix fakulteti tarix kafedrasi

Rasmli va elektron arxiv ilmiy-ma’lumotnoma apparati tizimi
Reja:

1. 
   Ma’lumotlar bazasini boshqarish tizimlari,tushunchasi va uning tarkibi
   
2. 
   O’zbekiston Respublikasi DAF hujjatlarining ilmiy ma`lumotnoma apparatini tuzish. Arxiv opisi.
   
3. 
   Electron arxiv hujjatlariga ilmiy ma’lumotnoma apparatini tuzish tartiblari
   
4. 
   Axborotlar bazasini tashkil etish va yuritishning dasturiy vositalari
   

Axborot bilan ta’minlash tizimlarining rivojlantirilishi foydalanuvchilarning axborotga bo’lgan extiyojlarini qondirishda avtomatlashtirilgan ma’lumotlar bankiga o’tish imkoniyatini yaratdi.

Ma’lumotlar bazasi-zaruriy axborotni olish maqsadida ma’lumotlarni markazlashgan holda saqlash va jamoa bo’lib foydalanish uchun mo’ljallangan axborotli, tematik, dasturiy, tillar, tashkiliy va texnik (saklanayotgan ma’lumotlar hamda texnologik jarayonda band personalni qo’shganda) vositalarining tizimi sifatida ifodalanishi mumkin.
Ma’lumotlar bazasiuni ishlashi va qo’llanilishini ta’minlab beruvchi dasturiy to’plamlari bilan birgalikda avtomatlashtirilgan ma’lumotlar bazasideb ataladi[24,25].
Avtomatlashtirilgan ma’lumotlar bazasiinson-mashina tizimidan iborat bo’lib, ichki foydalanuvchilar hamda kompyuter, kommunikastiya texnikasi asosida axborotni zaruriy qayta ishlash va uzatishni amalga oshiruvchi texnologiyaning axborot jarayonlarini o’z ichiga oladi. Ma’lumotlar bankiga quyidagi asosiy talablar qo’yiladi:
-muammoli sohaning holatiga axborotning mos kelishi;
-ishlashning ishonchliligi;
-tezkorligi va unumdorligi;
-foydalanishning oddiy va qulayliligi;
-foydalanishning ommaviyligi;
-axborotning ximoyalanganliligi;
-kengaytirish imkoniyatlarining mavjudligi.
Ma’lumotlar bankining tarkibi unga yuklatilgan vazifalar va echilishi kerak bo’lgan masalalarning hususiyatlaridan kelib chiqqan holda aniklanadi. Ma’lumotlar bankining asosiy vazifalari kuydagilardan iborat:

• 
  axborotni saklash va uni himoyalashni tashkil etish;
  
• 
  saklanilayotgan ma’lumotlarning davriy dolbzarbligini ta’minlash;
  
• 
  foydalanuvchilar va amaliy dasturlarning so’rovlari bo’yicha ma’lumotlarni izlash va tanlash;
  
• 
  olingan ma’lumotlarni qayta ishlash va belgilangan shaklda natijalarni chiqarish.
  

Ma’lumotlar bankining tarkibiy elementlari katoriga quyidagilar kiradi:

1. 
   bir yoki bir necha ma’lumotlar bazasi;
   
2. 
   ma’lumotlar bazalarini boshkarish tizimi (MBBT);
   
3. 
   masalalarni echishning amaliy dasturlar to’plami;
   

Ma’lumotlar bazasi - ma’lumotlar bankining eng muhim tarkibiy kismi hisoblanadi. Umumiy holda ma’lumotlar bazalariga keyingi tushunchani keltirish mumkin. Ma’lumotlar bazasi - zaruriy axborotni tezkor olish va modifikastiyalash, axborotning minimal ortikchaligi, amaliy dasturlarga bog’liq emasligi, izlash usulining umumiy boshqarilish imkoniyatlariga ega, katta miqdordagi ilovalar uchun foydalanish imkoniyatlari bilan tavsiflanuvchi o’zaro bog’liq ma’lumotlar yig’indisidir.
Ma’lumotlar bazasini qo’llash ushbu imkoniyatlarni beradi:

• 
  so’rovlar majmuasini amalga oshirishni soddalashtirish;
  
• 
  saqlanilayotgan ma’lumotlarning ortiqchaligini kamaytirish;
  
• 
  axborot texnologiyalaridan foydalanish samaradorligini oshirish;
  
• 
  ma’lumotlar dolbzarligini ta’minlash;
  
• 
  amaliy dasturlarni o’zgartirmasdan ma’lumotlarni o’zgartirish;
  
• 
  ma’lumotlar tuzilmasini qat’iyligini saqlash.
  

Ma’lumotlar bazasini samarali tashkil etish bu - ma’lumotlar bazasida mantiqan o’zaro bog’langan massivlarni tashkil etishdir.
Ma’lumotlar bazasini boshqarish uchun uni tashkil etish va yuritishda ixtisoslashgan samarali dasturiy vosita - ma’lumotlar bazasini boshqarish tizimidan foydalaniladi.
Ma’lumotlar bazasi qaytarilmaydigan ma’lumotlarning yaxlitlangan jamlamasi sanaladi. Uning asosida mazkur sohaning barcha masalalari hal etiladi. Ma’lumotlar bazasida ko’p qirrali kirish va aynan bir xil ma’lumotlardan turli foydalanuvchilar foydalanish imkoni mavjud.
Foydalaniladigan texnik va dasturiy vositalar konfigurastiyasiga bog’liq holda turli ishlash texnologiyasi amalga oshirilishi mumkin. Ma’lumotlarni tarmoqli ishlab chiqishning turli konstepstiyalari mavjud, misol tariqasida"fayl-server" va "mijoz-server"ni keltirish mumkin.
«Fayl-server» konstepstiyasi tarmoq operastion tizimi yadrosi hamda markazlashgan holda saqlanuvchi fayllar joylashgan va "fayl-server" uchun ajratilgan kompyuterga mo’ljallangan. "Fayl-server" dagi ma’lumotlarning umumiy bazasiga jamoa holda kirish unga xos xususiyatdir.
Foydalanuvchilardan biri tomonidan fayl yangilangan taqdirda boshqa foydalanuvchilarning kirishiga qarshi ximoyalanadi. So’ralgan ma’lumotlar "fayl-server" dan ishchi stanstiyaga o’tkaziladi va ular ma’lumotlar bazasini boshqarish tizimi vositalari bilan qayta ishlanadi (1-rasm).
«Mijoz-server» konstepstiyasi.
Mazkur konstepstiyaga asosan,ma’lumotlarni ishlab chiqish vazifasi mijoz - ishchi stanstiyasi va ma’lumotlar bazasining mashina serveri o’rtasida bo’lishi mo’ljallangan. Ma’lumotlarni qayta ishlashni mijoz so’raydi va u tarmoq bo’ylab ma’lumotlar bazasi serveriga uzatiladi. So’rov ma’lumotlari o’sha erda qidiriladi. Qayta ishlangan ma’lumotlar tarmoq orqali serverdan mijozga uzatiladi. "Mijoz-server" arxitekturasi uchun xos hususiyat - bu ma’lumotlar bazasidan so’rov uchun SQL dasturlash tilidan foydalanish. Bu tarmoq mijozlarining turli xildagi umumiy ma’lumotlar bilan ishlash imkonini beradi (1-rasm).



1-rasm. «Fayl-server» va «klient-server» texnologiyalari

Ma’lumotlar bazalarini boshqarish tizimi - bu ma’lumotlar bazasini yaratish, yuritish va foydalanish uchun mo’ljallangan dasturiy, tillar vositalarining to’plamidir. Ma’lumotlar bazasiga murojat qilish bilan bog’liq barcha jarayonlarni avtomatlashtirish uchun mo’ljallangan boshqarish dasturi - o’zagi MBBTning asosiy tarkibiy qismi hisoblanadi.

MBBTning tarkibiga ma’lumotlarni qayta ishlash dasturlarining to’plami kiradi. Bu to’plamni tarjimonlar (translyatorlar), talab va dasturlash tillari, muharrirlar, servis dasturlari va boshqalar tashkil qiladi.
MBBTning asosiy vositalarini quyidagilar tashkil etadi:

• 
  ma’lumotlar bazalari tuzilmalariga topshiriq berish (tasvirlash) vositalari;
  
• 
  ma’lumotlarni kiritish, ko’rish va muloqotlar rejimida ishlashga mo’ljallangan darcha shakllarini loyihalash vositalari;
  
• 
  berilgan sharoitlarda ma’lumotlarni tanlash uchun talablar yaratish, shuningdek, ularni ishlash bo’yicha operastiyalar bajarish vositalari;
  
• 
  ishlov natijalarini foydalanuvchiga qulay ko’rinishda bosmaga chiqarish uchun ma’lumotlar bazasi ma’lumotlaridan hisobot yaratish vositalari;
  
• 
  til vositalari - makroslar, qurilgan algoritmik til (Dbase, Visual Basic yoki boshalar), talablar tili (QBE- Query Example, SQL) va h.k. Ular ma’lumotlarni ishlashining nostandart algoritmlarini, shuningdek foydalanuvchi topshiriqlaridagi voqealarni ishlash prosteduralarini bajarish uchun qo’llaniladi.
  

Shunday qilib, ma’lumotlar bazasibir necha ma’lumotlar bazasi, boshqarish va amaliy dasturlardan tashkil topadi. Bu elementar AT ga yuklatilgan vazifalarni bajarishda asosiy rol o’ynaydi. Shu bilan birga, ma’lumotlar bankining samarali faoliyati uning ta’minlovchi elementlariga ham bog’liqdir. Bu ta’minot tarkibiga quyidagi elementlar kiradi.
Texnik ta’minot ma’lumotlar bazasiva foydalanuvchilarning ish faoliyatini avtomatlashtirish imkoniyatini yaratadigan texnik vositalardan tashkil topadi. Bunday vositalar jumlasiga EHM, tashqi qurilmalar, axborotni tashish, uzatish vositalari, aloqa tarmoqlari, abonent punktlari va boshqalar kiradi.
Matematik ta’minot - funkstional masalalarni echish va Ma’lumotlar bankini boshqarish usullari, matematik modellar va algoritmlar to’plamidan tashkil topadi.
Dasturiy ta’minot-Ma’lumotlar bankining faoliyatini amalga oshirish dasturlari va turli xil qo’shimcha vazifalarni bajarish uchun mo’ljallangan servis dasturlarning to’plamidan iborat bo’ladi.
Axborot ta’minoti-ma’lumotlarni turkumlash va ixchamlashtirish, ifodalash va taqdim etish tizimlaridan tashkil topadi.
Lingvistik ta’minot - MBBTda foydalaniladigan tillar, lug’atlar majmuasi orqali tashkil qilinadi.
Tashkiliy ta’minot - Ma’lumotlar bankining kundalik faoliyatini ifodalovchi rasmiy hujjatlar, me’yoriy ko’rsatmalar to’plamidan iborat bo’ladi.
Yuqorida aytib o’tilgandek, ma’lumotlar bazasiinson-mashina tizimi hisoblanadi, ya’ni axborot tizimidir. Hozirgi kunda ma’lumotlar banklari inson faoliyatining turli sohalarida, masalan, iqtisodiyot tarmoqlarini boshqarishda, ilmiy-tadqiqot ishlarini boshqarishda, ommaviy axborot xizmatlarini ko’rsatishda qo’llanilmoqda. Bunda ma’lumotlar bankini axborot tizimi sifatida faoliyat yuritishida quyidagi ikki shaklning biridan foydalaniladi:
Axborot tizimidan (AT) avtonom foydalanish. Bu shaklda AT boshqa tizim tarkibiga kirmaydi, balki mustaqil faoliyat ko’rsatadi. Bunga, masalan, samolyot va temir yo’l chiptalarini sotish tizimlari («Sirena», «Ekspress»), talab bo’yicha tegishli hujjatlarni tayyorlovchi axborot - qidirish tizimlari va boshqa turdagi axborotli xazmat ko’rsatish tizimlari misol bo’la oladi.
AT dan yirik boshqarish tizimining tarkibiy qismi sifatida foydalanish. Bunda hosil qilingan ma’lumotlar va chiquvchi axborotdan tizimning boshqa bo’limlarining faoliyatida ham foydalaniladi. Bunday AT ga, masalan, axborot - o’qitish tizimlari, loyihalashtirishning avtomatlashtirilgan tizimlari, boshqarishning avtomatlashtirilgan axborot tizimlari misol bo’ladi.
Shu kabi axborot tizimlarini bir qancha belgilarga ko’ra turkumlarga ajratish mumkin. 2-rasmda AT ni turkumlashning asosiy belgilari ko’rsatilgan.
Hujjatli axborot qidirish tizimi (XAQT) hujjatlashtirilgan ma’lumotlarni saqlash va qayta ishlashni amalga oshiradi. Kutubxona faoliyatining avtomatlashtirilgan tizimi XAQT ga misol bo’ladi.
Faktografik axborot qidirish tizimi (FAQT) raqmli va mantli ma’lumotlarni saqlashda va qayta ishlashda qo’llaniladi. Tashkil qilinayotgan AATning asosiy qismi FAQT turidagi tizimga misol bo’ladi.
Ma’lumotlarni ishlash usuliga ko’ra AAT ikki qismga: axborot - ma’lumotnoma tizimi (AMT) va ma’lumotlarni ishlashning avtomatlashtirilgan tizimi (MIAT)ga bo’linadi.
AT

2-rasm. AAT ning turkumlanishi

AMT talab-javob tartibida ishlaydi. Bunday tizimda tegishli axborotlar talab bo’yicha qidiriladi va foydalanuvchiga qayta ishlamagan holda beriladi. Ikkinchi turdagi tizimda esa topilgan ma’lumotlar tegishli dasturlar yordamida ishlanadi va foydalanuvchiga beriladi.

Ma’lumotlarni integrastiyalashtirish darajasiga ko’ra AT avtonom va ma’lumotlar bazasidan tashkil topgan turlarga bo’linadi. Avtonom fayli tizimlarda (AFT) to’plangan ma’lumotlar o’zaro bog’lanmagan holatda bo’ladi. Shu sababli bunday turdagi tizimlar o’rniga ma’lumotlar bazasidan (MB) foydalanilmoqda.
Taqsimlash darajasiga ko’ra AT elementlari bitta EHMda (lokal) va hisoblash tarmog’ida (taqsimlangan) joylashgan turdagi tizimlarga bo’linadi.

3-rasm. MB dagi axborotlarning o’zaro aloqasi
O’zbekiston Respublikasi DAJ xujjatlari ilmiy ma`lumotnoma apparati tizimi
Arxiv xujjatlariga shshiy ma`lumotnoma apparatini tuzish ishi davlat arxivlarining ilmiy-axborot faoliyatining muxim tarkibiy kismidir. Xujjat
larni davlat arxivlaridan tezda topish uchun u urganilib, taxlil qilinib, xujjatlarning tarkibi, mazmuni, manzili to’g’risidaga mal`umotlar kiska, umum
lashgan shaklga keltiriladi. Xujjatlar to’g’risidagi bunday axborotlar kartochkalarga ezilib, ma`lumotnomalarga kiritiladi.
DAJ tarkibidagi xujjatlarni xisobga olish, kidirib topishni osonlashtirish, undan unumli foydalanishni tashkil etish maksadida yukorida aytilgan yul bilan ularda ilmiy ma`lumotnoma apparati tizimi tashkil qilinadi. DAJ ilmiy ma`lumotnoma apparati tizimi Uzaro uzviy boglangan xisob xujjatlari, arxiv ma`lumotnomalari, mexanizatsiyalashgan va avtomatlashgan axborot kidiruv tizimidan iboratdir. Bular bir xil usul va koidalar asosida tayerlanib, yisha jild, arxiv jamgarmasi, davlat arxivi, DAJ doirasida xujjatlarni extiet qilib saklash va samarali kidirishni ta`minlash uchun tuziladi.
Ilmiy ma`lumotnoma apparati barcha darajadagi xujjatlar majmualariga karab tuziladi. Bu ma`lumotnomalar quyidagilardir:

1. 
   respublika jamgarmalar katalogi — UzR DAJga tegishli ma`lumotnoma;
   
2. 
   arxivlarda: ko’rsatkich putevoditel’)lar, arxiv jamgarmalari xakida kiskacha ma`lumotnoma, kirim daftari, jamgarmalar ro’yxati, jamgarmalar varakalari, tizimli kataloglar, predmet, ism kataloglari;
   

3. 
   jamgarmaga tegishli ma`lumotnomalar, xisob xujjatlari,jamgarmaning sharxi, tizimli kataloglar, mavzular bUyicha kataloglar, ismlar kataloglari, ,jamgarma varakasi, ro’yxat;
   
4. 
   ayrim yigma jildga tegashli ma`lumotnomalar:xamma turdagi kataloglar, yigma jildning ichki xujjatlar ro’yxati va boshkalar.
   

Barcha xisob xujjatlari ma`lumotnomalar kabi jamgarma doirasidagi xujjatlar xakida zarur axborot beradi. Masalan, jamgarma varakasi jamgarma tartib rakami, nomi, yigma jildlar soni, yillari, jamtarma tarkibi to’g’risida kiskacha axborot beradi.
Xujjatlarni xisob qiluvchi asosiy ma`lumotnoma bu yigma jildlar ro’yxatidir. Boshka arxiv ma`lumotlarvdan farkli Ularok, ro’yxat jamgarma ichida yigma jildlarni xisoblash, xar bir yigma jildning varaklar sonini belgilash bilan birga u bir vakgda yigma jildning tarkibi va mazmuni to’g’risidagi axborotma`lumotnoma xamdir.
DAJ xujjatlariga tuzilgan ilmiy ma`lumotnoma apparati tizimi uzaro boglikligi, birligi bilan ajralib turadi. Respublikaning barcha arxiv xujjatlari to’g’risidagi eng umumiy ma`lumotnoma respublika jamgarmalari katalogidir. Viloyat mikesidagi arxiv xujjatlari to’g’risidagi umumiy ma`lumotnoma arxiv bulimining jamgarmalar katalogidir. Bu ma`lumot nomalar erdamida tarixchi tadkikotchi kaysi arxivda u eki bu mavzuga oid kanday xujjatlar borligini aniklab oladi. SHundan keyin kerakli davlat arxivlariga borib, usha arxivning ko’rsatkichi eki arxiv jamgarmalarining kiskacha ma`lumotnomaei, jamgarmalar ro’yxati va varakasi urganiladi. Bu ma`lumotnomalardan tadkikotchi uchun kerakli xujjatlar arxivning kaysi jamgarmalarida ekanliga aniklanadi.
Arxiv jamgarmalarining yigma jildlari ro’yxatlari bilan tanipshb chikish kerakli xujjatlar kaysi yigma jildlarda ekanligani aniklash imkonini beradi. Kerakli jildlar arxivdan olinib, ulardan tadkikotchiga zarur xujjatlar topiladi va kuchirib olinadi. Bir mavzuga oid barcha jamgarmalardagi xujjatlarni davlat arxivining tizimli, mavzular buyicha tuzilgan kataloglari erdamida aniklab, kerakli xujjatlarni tanlash va ularni arxivdan olib urganish, tadkik qilish imkoni tugiladi.
SHunday qilib, ilmiy ma`lumotnoma apparati tizimi tarkibiga kiruvchi ma`lumotnomalar xar birining uz vazifasi, maksadi bor va xar biri uziga xosdir. SHu bilan birga ular uzaro boglik va bir birlarini tuldirib O’zbekiston Respublikasi DAJ xujjatlari to’g’risida zarur axborot beradi.
Arxiv ro’yxati (opis’) bu xisob xujjati va ayni vaktda xujjatlarning mazmuni buyicha ma`lumotnomadir. Bunda arxiv jamgarmasi yigma jildlari sarlavxasining tartibi, ro’yxati, ularning tarkibi va mazmuni to’g’risida ma`lumotlar beriladi. Ro’yxatlar tashkilotlar bulimlarida va arxivida tuziladi. Davlat arxivlarida ro’yxatlar takomillashtiriladi.
Ro’yxatlar tuzishni tashkil qilish usuli
Ro’yxat ikki kismdan — yigma jildlar ro’yxatidan va ro’yxatga tuzilgan yordamchi ma`lumotnomadan iboratdir. Ro’yxatning asosiy kismi yigma jildlar ro’yxati quyidagi axborot elementlarini Uz ichiga oladi: tartib rakami, idora bulimidagi yigma jildning rakami, yigma jildning sarlavxasi, yigma jildning boshlangan va tugatilgan sanasi, varaklar soni va izox.
Ro’yxatning kurilishi (strukgurasi) jamgarmani tashkil qilgan idoraning tuzilishi bilan bir xil buladi. Ro’yxatda jildlar yillar buyicha, yyug ichida idora tuzilishi —bulimlar buyicha joylashtiriladi va eziladi.
Doimiy saklanadigan jildlarga aloxida ro’yxat tuziladi. Mabodo jildlar kup bulsa, ro’yxatdagi yigma jildlar rakamlari to’rt xonali songa etgandan keyin yangi ro’yxat tuziladi. Xar bir ro’yxat bir rakamidan boshlanadi.
quyidagi xujjatlarga aloxida ro’yxat tuziladi:

1. 
   Idoraning shaxsiy tarkibiga, xodimlariga oid materiallar.
   
2. 
   Vaktincha saklanadigan xujjatlar.
   
3. 
   Jamgarma materiallariga tuzilgan kartochkalar, ko’rsatkichlar kabi ma`lumotnomalar.
   

Idoralarda doimiy saklanadigan xujjatlarga ro’yxatlar ikki xil tuzilishi mumkin:

1. 
   Idoraning xar bir bulimi bir yilga oid xujjatlarga aloxida ro’yxat tuzadi. Xamma bulimlardan olingan bunday ro’yxatlar kontselyariyada jamlanadi va bir yilga oid xujjatlari bulgan xamma bulimlarning umumiy ro’yxati tuziladi. SHu tartibda umumiy ro’yxatga materiallar yilma yil qilib umumiy ro’yxat tuziladi.
   
2. 
   Idoraning bulimi barcha yillarga oid xujjatlarga aloxida ro’yxat tuzadi. Keyin yukoridagi tartibda yilma yil kUshib umumiy ro’yxat tuziladi.
   

Idoralarda yigma jildlar ro’yxati 4 nusxada tayerlanadi. Bu ro’yxat davlat arxivining ekspertiza tekshiruv xay`atida tasdiklangandan keyin tashkilotning arxiv jamgarmasi davlat arxiviga qabul qilinadi va unga kushib 2 nusxa ro’yxat xam topshiriladi. Biri xisob xujjati sifatida extiyot xilib xisob bulimida saklanadi, ikkinchi nusxasidan davlat arxivining ukuv zalida (kiroatxonasida) foydalaniladi.
Ro’yxat tuzish usuli
Yigma jildni bayon qilish. Ro’yxatning asosiy kismi, yukorida ko’rsatilganidek, yigma jildning sarlavxasidir. Ro’yxat tuzishdan oldin xar bir jild bayon qilinadi. SHu jarayonda sarlavxa tuzishga aloxida e`tibor beriladi. Jildni bayon qilish idorada ish yuritish jaraenida amalga oshiriladi. Jildni bayon qilishda mukovaga quyidagi ma`lumotlar eziladi:

1. 
   Idoraning nomi.
   
2. 
   Idora bulimining nomi.
   
3. 
   Yigma jildning nomenklatura buyicha indeksi.
   
4. 
   Sarlavxa.
   
5. 
   Sana (yigma jildning boshlangan, tugagan sanalari).
   
6. 
   Varakalar soni.
   
7. 
   Saklash muddati.
   
8. 
   Arxiv shifri.
   

Yigma jild mukovasiga idoraning nomini ezish bilan jild kaysi jamgarmaga tegishli ekanligi belgilanadi. Jildning ktsoradagi nomenklatura buyicha indeksshshng ro’yxatda ko’rsatilishi jildlarni tartibga solishni osonlashtiradi va idora arxivining kay darajada saklanganligini ko’rsatadi.
Jildni bayon etishning asosiy kismi sarlavxadir. Sarlavxada jilddagi xujjatlarning mazmuni kiskacha ochib beriladi.
Sarlavxa quyidagi kismlardan iborat:

1. 
   xujjatning turi eki xili;
   
2. 
   muallifi;
   
3. 
   korrespondent (xat ezilgan idora);
   
4. 
   mavzu;
   
5. 
   manzil; ^?
   
6. 
   yillar va boshka mat’lumotlar.
   

Sarlavxa ichida eng muximi mavzu, xujjatlarda eritilgan masalalardir. SHuning uchun xam bu kism anik va tushunarli qilib ezilishi kerak.
Kup xujjatlardan tashkil topgan jildni bayon etishda sarlavxada ish jildi mazmuni va undagi xujjatlarning tarkibi umumlashtirilgan xolda ifodalanadi. Bunday xollarda «Materiallar», «Ish», «YOzishma» kabi turdosh nomlar qo’llaniladi. «Materiallar» so’zi jild xilma xil xujjatlar turlaridan va bir eki bir necha masalaga oid bulsa va ular urtasida uzaro bogliklik bulmasa ishlatiladi. «Ish» so’zi esa tuplangan xujjatlar xilmaxil bulgani xolda ular bir masalaga tegishli bulganda qo’llaniladi.
Masalan «ToshDUda shanbalik utkazish to’g’risidagi ish». Odatda «ish» sud organlari jamgarmalarida kup buladi.
«YOzishma» tushunchasi jild xujjatlari surok va javoblardan iborat bulganda ishlatiladi. Masalan, «ToshDUning UzR Oliy va urta maxsus ta`lim vazirligi bilan talabalarning ishlab chikarish praktikasi to’g’risida ezishmasi».
Kup xollarda yigma jildlar xujjatlarning bir turidan iborat buladi. Masalan, buyruklar, karorlar, rejalar, xisobotlar, yuriknomalar va xokazo.
Yigma jild buyruklar, majlislar bayonlaridan iborat bulsa, ularning tartib rakamlari, sanasi, asl nusxa eki kuchirma ekanligi ko’rsatiladi. Masalan, «ToshDU ilmiy kengashining yigilishlari bayonlari. № 1—28. 1956 yil maydekabr’. Asl nusxa». Buyruk, karor va protokollarda kup masalalar eritilishi sababli sarlavxada mavzu ko’rsatilmaydi.
Jildning xujjatlari orasida mashxur shaxslarga tegishli eki muxim tarixiy vokeaga oid xujjatlar, fotosuratlar, xariga, broshyura, varaka va boshka shunga uxshash narsalar uchrashi mumkin. Bu xujjatlarga muxtasar bayon (annotatsiya) tuziladi. Muxtasar bayonda xujjatning kiskacha mazmuni eziladi. U yigma jildining mukovasiga sarlavxadan keyin eziladi.
SHundan .keyin mukovaga yigma jildning sanasi, varaklar soni, saklash muddati (doimiy eki 5 yil, 10 yil va xokazo) va arxiv shifri (ya`ni arxiv nomi, jamgarma rakami, ro’yxat rakami) eziladi.
Yigma jildlar ro’yxatini tuzish
Jild bayon qilinganidan va mukovasiga ezilgandan keyin yigma jildlarning ro’yxati tuziladi. Ro’yxat tuzilayotganda uning uchun kerak bulgan barcha ma`lumotlar yigma jild mukovasidan olinadi.
3.Bayon qilingan jildlar yillar buyicha va yil ichida idora tuzilishi — bulimlari buyicha guruxlashtiriladi va shu tartibda ro’yxatga eziladi.
Ro’yxatning oxirida yakunlovchi ezuv buladi. Bunda ro’yxatga nechta yigma jild kiritilganligi ko’rsatiladi. SHuningdek xarf (liter) bilan yozilgan jildlar (2a, 5v, 5a, 56 va xokazo) va tushirib koldirilgan rakamlar kayd qilinadi.
Ro’yxatga odatda yordamchi ma`lumotnoma apparati tuziladi. Bu ro’yxatning bosh eaxifasi kirish, ko’rsatkichlar, kiskartirilgan so’zlar ro’yxati va boshkalardan iborat. Bosh saxifada davlat arxivining nomi, jamgarma nomi, jamgarma rakami, ro’yxat rakami, ro’yxat nomi, ro’yxatga kiritilgan materiallarning sanasi, ro’yxat varaklari soni eziladi.
Bosh saxifa ro’yxatga kiritilgan xujjatlar majmui to’g’risida umumlashgan axborot beradi.
SHunday qilib arxiv ro’yxati jamgarma yigma jildlari, xujjatlari to’g’risida muxim ma`lumotlar beradigan xisob xujjati va arxiv ma`lumotnomasidir.
Xujjat xakidaga axborotlarni turkumlash va kataloglar to’g’risida tushuncha
Xujjatlar xakidagi axborotlarni turkumlash (klassifikatsiyalash) bu xujjatlar mazmuni, ob`ektlari, predmetlari orasidagi mantikiy bogliklikni aniklash, xujjatlardagi axborotlarni tartibga solish va tezda topish usulidir.
Xujjatlar xakidagi axborotlarni turkumlash klaesifikatsiyalash kataloglar tuzishga, ma`lumotlarning mexanizatsiyalashgan va avtomatlashgan kidiruv usulini tashkil qilishga karatilgan.