Buxoro davlat universiteti tarix fakulteti tarix kafedrasi

Hujjatlar matnining eng muhim zaruriy qismlari va ularni rasmiylashtirish
Hujjatlarni tayyorlash borasida bugungi kunda shakllangan umumiy qoidalarga ko'ra, boshqaruv hujjatlarining zaruriy qismlari quyidagicha:
1. 0‘zbekiston Respublikasining gerbi.
2. Tashkilot yoki korxonaning ramziy belgisi.
3. Mukofot tasviri.
4. Vazirlik yoki yuqori idoraning nomi.
5. Muassasa, tashkilot yoki korxonaning nomi.
6. Tarkibiy tarmoqning nomi.
7. Aloqa muassasasining shartli raqami (indeksi), tashkilot yoki korxona manzili, telefon raqami, faks raqami, bankdagi hisob- kitob raqami.
8. Matn sarlavhasi.
9. Sana.
10. Shartli raqam.
11. Keladigan hujjatlarning sanasi va shartli raqamiga havola.
12. Tuzilgan yoki nashr qilingan joyi.
13. Hujjatni oluvchi.
14. Tasdiqlash ustxati.
15. Munosabat belgisi (rezolyutsiya).
16. Hujjat turining nomi.
17. Nazorat haqida qayd.
18. Matn.
19. Ilova mavjudligi haqida qayd.
20. Imzo.
21. Kelishuv ustxati.
22. Rozilik belgisi (viza).
23. Muhr.
24. Nusxaning tasdiqlanishi haqida qayd.
25. Imzochining familiyasi va telefon raqami.
26. Hujjatlar bajarilganligi va uni hujjatlar yig'majildiga yo'naltirilganligi haqidagi qayd.
27. Axborot mashinaga ko'chirilganligi haqidagi qayd.
28. Hujjatlar kelib tushganligi haqidagi qayd.
Albatta, hujjatning har bir turi mazkur zaruriy qismlarning barchasini o‘z ichiga olmaydi. Hujjatning muayyan turiga muvofiq ravishda bu qismlarning har bir turkumi huquqiy talablarni ta’min- lash darajasida qo'llanadi. Shu narsa ham muhimki, ayni qismlarning hujjatda joylashishida qaťiy tartib mavjud, ular joylashishidagi qat’iy ketma-ketlik hujjatning huquqiy kuchini ta’minlash, hujjatni zudlik bilan ishlash, bajarish, undan osonlik bilan foydalanish uchun muhimdir.
Yuqoridagi zaruriy qismlarning o‘nga yaqini nisbatan ko‘p qo‘llanadi, shuning uchun asosiy zaruriy qismlar deb ham yuritiladi: hujjat muallifi (muassasa nomi yoki shaxsiy hujjatda imzo qo'yuvchi shaxs), hujjat turining nomi, sarlavha, hujjatni oluvchi (adresat), kelishuv va rozilik belgilari, matnni tasdiqlash, imzo, muhr, ilova mavjudligi haqidagi qayd.
Mustaqillik yillarida arxiv bilan bog’liq qonunchilikni yo’lga qo’yish va boshqa me’yoriy hujjatlarni yaratishga katta e’tibor berildi. 1999-yil 15 aprelda O’zR Oliy Majlisi “Arxivlar to’g’risida”gi Qonunni qabul qildi. Bu qonun arxivlar faoliyatining huquqiy negizi bo’lib xizmat qilmoqda. Unda Milliy arxiv fondi, hujjatlarga nisbatan mulkdorlik huquqi, hujjatlarni saqlash tartibi, arxivlarni moliyalash, arxivlarni butlash va ularda saqlanayotgan hujjatlardan foydalanish masalalar o’z yechimini topgan.
“Arxivlar to’g’risida”gi Qonun arxivlar faoliyatini yanada takomillashtirishga qaratilgan boshqa me’yoriy hujjatlarni qabul qilish asos bo’ldi. O’zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi 1999-yil 30-oktyabrda “Arxiv ishi bo’yicha me’yoriy hujjatlarni tasdiqlash to’g’risida” qaror qabul qildi. Ushbu qaror bilan “O’zbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi to’g’risidagi Nizom”, “O’zbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi hujjatlarining davlat ro’yxatidan o’tkazish Tartibi”, “O’zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi huzuridagi Bosh arxiv boshqarmasi (O’zbosharxiv) to’g’risidagi Nizom” tasdiqlandi. Ushbu me’yoriy hujjatlar yangi tarixiy sharoitda arxiv ishini takomillashtirishda muhim rol o’ynadi.
Respublika hukumati davlat arxivlarini boshqarishni yana takomillashtirishga katta e’tibor berdi. Vazirlar Mahkamasining 2004-yil 3-fevraldagi “O’zbekiston Respublikasi arxiv ishini boshqarishni yanada takomillashtirish to’g’risida”gi qaroriga ko’ra, “O’zbosharxiv” respublika hukumati huzuridagi “O’zarxiv” agentligiga aylantirildi.
Joylarda viloyat hokimliklari arxiv bo’limlari o’rniga arxiv ishi hududiy boshqarmalari tashkil qilindi. “O’zarxiv” agentligi va arxiv ishi hududiy boshqarmalari respublikada arxivlarni boshqarish vakolatli davlat organi ekanligi belgilab qo’yildi.
Tashkilotga kelgan hujjat harakatda bo'ladi - ko'chma ma’noda aytganda «yuradi». Bu harakat hujjat kelgan yoki tuzilgan paytdan boshlab, to ijrosi bajarilib, yig'majildga yuborilishi yoki topshirili- shigacha bo'lgan jarayonni qamrab oladi. Hujjatlar oqimini uch turga ajratish mumkin:

• 
  Olinma hujjatlar - boshqa tashkilotlardan keladigan hujjatlar.
  
• 
  Jo‘natma hujjatlar - boshqa tashkilotlarga yuboriladigan hujjatlar.
  
• 
  Ichki hujjatlar - tashkilotning ichida tuzilib, boshqaruv jarayonida xodimlar tomonidan foydalaniladigan hujjatlar.
  

Olinma hujjatlar quyidagi jarayonlardan o'tadi:

• 
  qabul qilish;
  
• 
  dastlabki ko'rib chiqish;
  
• 
  qayd etish;
  
• 
  rahbar tomonidan ko'rib chiqish;
  
• 
  ijro uchun topshirish.
  

Hujjatlarni qabul qilish va dastlabki ishlash markazlashtirilgan holda ishlar boshqarmasi, umumiy bo'lim, devonxona yoki kotib (Bundan keyingi o'rinlarda bular qaytarilmay, «devonxona» deb yuritiladi) tomonidan amalga oshiriladi.
Hujjatlar solingan xatjild (konvert) yoki paket olinar ekan, ular huquqiy jihatlar qanchalik to'g'ri rasmiylashtirilganligi, ularga ilovalar bor-yo‘qligi (bus-butunligi) tekshirib ko'riladi, so'ng ochiladi.
Hujjatlar yetishmasligi yoki yaroqsizlanganligi aniqlanganda, ikki nusxada dalolatnoma tuziladi. Ulardan biri devonxonada qoladi, ikkinchisi hujjat kelgan tashkilotga jo'natiladi. Jo'natilayotganda qaytarilish sababi ko'rsatilib, ilova xat yoziladi. Adashib jo'natilgan hujjatlar hujjatga birga kelgan konvertni ilova qilgan holda, belgilangan joyiga yangi konvertlarda jo'natiladi yoki yuboruvchiga qaytariladi. Kelib tushgan hujjatlar konvertlari jo'natuvchining manzilini, hujjatning jo'natilgan va olingan vaqtini faqat konvert bo'yicha aniqlash mumkin bo'lgan hollarda yo'q qilinmaydi. «Shaxsiy» ustxati bo'lgan yoki jamoat tashkilotlari nomiga yo'llangan hujjatlar ochilmay, belgilangan oluvchiga beriladi.
Hujjatlar devonxonada dastlabki ko'ruvdan o'tkazilayotganda, bevosita tashkilot rahbari ko'radigan hujjatlar alohida ajratiladi. Bunday hujjatlarga tashkilot faoliyatining asosiy masalalari bo'yicha axborotlar mavjud bo'lgan va rahbariyat qarorini talab etuvchi hujjatlar, xususan, 0‘zbekiston Respublikasi Prezidenti devoni, O'zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi va yuqori tashkilot- lardan olingan hujjatlar kiradi. Qolgan hujjatlar rahbar o'rinbosar- lariga ular o'rtasida vazifalarning taqsimlanishiga muvofiq yo'llanadi. Kundalik tezkor ma’lumotlarni o'z ichiga olgan, tayin bo'linmaga yoki mansabdor shaxsga yo'naltirilgan hujjatlar rahbariyatga ko'rsatil- masdan o'tkazilishi ham mumkin. Bu rahbarni boshqa mas’ul ijrochilar ham hal qilishi mumkin bo'lgan mayda-chuyda ishlardan ozod qilish imkoniyatini beradi.
Hujjatlarni dastlabki ko'rib chiqish va ijro etuvchilarga berish ularning kelib tushgan kunida yoki, ish payti bo'lmagan vaqtda kelib tushganda, birinchi ish kunida amalga oshirilishi kerak. Bir necha tarkibiy bo'linmalar tomonidan ijro etiladigan hujjatlar ularga navbat bilan yoki bir vaqtning o'zida nusxalarda beriladi. Hujjatning asli munosabat belgisi (rezolyutsiya)da birinchi ko'rsatilgan ijrochiga beriladi. Hujjatlarni ko'paytirish zarurati va nusxalar soni ijroni tashkil etuvchi shaxs tomonidan belgilanadi.
Kelgan hujjatni shoshilinch ravishda ijro etish zarurati tug'il- ganda, tashkilot rahbari ko'rib chiqqungacha, uning mazmuni bilan ijrochini tanishtirib chiqishga yo‘l qo'yiladi. O'zbekiston Respub- likasi Prezidenti devoni va Vazirlar Mahkamasidan olingan hujjatlar olingandan so‘ng bir soat mobaynida ijro etuvchilarga yetkaziladi.
Jo‘natma hujjatlarni ishlash va jo'natish, amaldagi pochta qoidalariga muvofiq, markazlashtirilgan holda devonxona tomonidan bajariladi. Konvertga joylashtirishdan awal hujjatlarning to‘g‘ri rasmiylashtirilganligi, ilovaning borligi va bus-butunligi, nusxalar sonining oluvchilar soniga muvoíiqligi tekshiriladi. To‘liq rasmiy- lashtirilmagan yoki noto‘g‘ri rasmiylashtirilgan hujjatlar puxta ishlash uchun ijrochiga qaytarilishi kerak. Buyurtma xat-xabarni jo'natish ro‘yxati tuziladi, unga devonxona xodimi o‘zining familiyasi va jo'natish sanasini qo'yadi. Mashinada o'qiladigan hujjatlarni jo'natish ilova xati bor bo'lganda amalga oshiriladi. Ilova xat nusxasi umumiy asoslarda yig‘majildga tiqiladi.