Kotibiyat uchun xonalar va ularning jihozlanishi Kotibiyat uchun yorug’ va yetarlicha keng xona ajratilishi zarur, u marraga hamda musobaqa o’tkazilayotgan boshqa joylarga yaqin bo’lgani ma’qul. Mebellarni shunday joylashtirish kerakki, kotib-hakamlarning har biri uchun alohida hududlar ajratilsin. Kompyuterlar va nusxa ko’chirish texnikasi alohida yoki natijalarga ishlov berayotgan hakamlardan chekkaroqqa o’rnatiladi. Imkon bo’lsa, bosh kotibga ayrim xona beriladi yoki umumiy xonadan alohida joy ajratiladi, chunki u boshqa kotiblarga halal bermagan holda jamoalar vakillari bilan ishlay olishi lozim. Hujjatlarning harakatini kamaytirish, keragidan ortiq yurishlarga yo’l qo’ymaslik uchun kotiblar ish sxemasiga muvofiq o’rinlarni egallashi zarur. Kotibiyatni uning ishiga aloqador bo’lmagan shaxslar va hakamlardan chegaralab qo’yish kerak, buning uchun boshqa xizmatlarni ham xonalar bilan ta’minlash lozim. Kotibiyat xonasiga kirish joyi ikkita bo’lgani ma’qul (ba’zan bu sun’iy ravishda amalga oshiriladi): hakamlar guruhlari kotiblari uchun – kirish oldida hakamlik hujjatlarini beruvchi yoki qabul qilib oluvchi kotib o’tiradi (uning o’zi ma’lumotlar bo’yicha kotib vazifasini bajarida) hamda jamoalarning vakillari uchun – kirish oldida bosh kotib yoki uning muovini joylashadi. Talabnomalarni qabul qilish va ularga ishlov berish Musobaqaoldi davrida butun dastlabki tayyorgarlik ishlari tugab, bevosita mazkur musobaqa hujjatlari bilan ishlash boshlanadi. Bosh kotib ish tartibini tuzib, talabnomalarni qabul qilishdan to musobaqa haqida hisobotni chiqarguncha bo’lgan davrda kotibiyatda ishlash uchun ajratilgan har bir hakamga ish joyini belgilab beradi. 30 Kotib hakamlarni ikkita asosiy ish uchastkasiga taqsimlash zarur: talabnomalarni qabul qilish va musobaqaning ishchi hujjatlarini tayyorlash. Tayyorgarlik ishlari musobaqaning barcha kotib hakamlariga ko’rsatmalar berish, ularga kotibiyat tanlagan ish tartibining xususiyatlarini, shuningdek, butun hakamlar hay’atining ishlash texnologiyasini tushuntirishni o’z ichiga oladi. Bunda har bir hakam o’z vazifasi hamda hujjatlar almashinuvi jadvalini – kimdan qanday hujjatlar olishini, ular bilan nima qilishini, kimga yetkazib berishini, qanday yangi hujjatlar tayyorlashi va h.k.ni bilishiga ishonch hosil qilish kerak. Talabnomalarni qabul qilish va ularga ishlov berish – kotibiyatning kelajak faoliyatidagi eng mas’uliyatli amallardan biri. Bu vaqtda ishning xususiyati uni amalga oshirish jadvaliga mos bo’lishi lozim. Uning o’ziga xos jihati – ishtirokchilarni musobaqalarga kiritish uchun mas’ul bo’lgan hay’at, kotibiyat hamda xo’jalik ta’minoti xizmati faoliyatining bir vaqtda olib borilishidir. Barcha guruhlarning bir xonada joylashuvi jamoalar vakillariga o’z jamoalarining mazkur bellashuvda ishtirok etishini tez rasmiylashtirish imkonini beradi. Eslatma: Xalqaro musobaqalar o’tkazilganda, talabnomalar faks orqali yuboriladi. Bunda kotibiyat talabnomani vakil bilan tekshiradi, zarur bo’lsa, unga o’zgarish kiritadi va ishtirokchilarga raqamlarini beradi. Barcha jamoalarning talabnomalari sharti bilan kechki kengashga butun dastur bo’yicha start qaydnomalari tayyorlanadi. Bosh kotib talabnomani qabul qilayotganda uning musobaqalar Nizomiga muvofiq rasmiylashtirilishini talab qilishi shart. Ayni vaqtda kotibiyatga ishtirokchilarning to’ldirilgan varaqalari topshiriladi. Har bir varaqadagi “Talabnoma” ustunida sportchining dasturda mavjud muayyan nomerda shu mavsumda ko’rsatgan eng yaxshi natijasi qayd etiladi (ayniqsa, yugurishda mazkur natijaning qayd etilmaganligi qur’a ta’sir o’tkazishi mumkin). Talabnomalarga ishlov berilgach, ular papkaga tikiladi, varaqalar dastur nomerlari bo’yicha taxlanadi va musobaqaning ishchi hujjatlarini tayyorlash uchun taqdim etiladi. Ishtirokchilar chiqishlarining ketma-ketltgt yengil atletika bo’yicha musobaqa o’tkazish xalqaro qoidalariga muvofiq aniqlanadi (Qoidalarga q.)
