Bridget aucoin consulting editor: wendy sahanaya

The greeting 
The greeting depends on who the letter is being written to. The most common greetings are: 
•
Dear Oohn]: 
this is used to begin a casual letter, such as to a friend or relative.You should
use only the person's first name.
•
Dear [Mr/Mrs/Ms Smith]: 
this is used to begin a formal letter, such as to a client or
customer. You should use only the person's family name, plus their title.
•
Dear Sir or Madam: 
this is used to begin a formal letter when you don't know the name
of the person you are writing to.
TIP 
In the IELTS exam, you will be told whether or not you are writing to someone 
you know. 
The introduction 
The introduction is where you introduce yourself (if necessary), say why you are writing, and 
explain your situation. You might, for example, be trying to find out some information about 
a school or complaining about a poor-quality product. If you're writing to a friend or family 
member, you might just be writing to tell them what you've been doing. 
TIPS 
Introduce yourself by saying 'My name is .. .', 
not 
·1 am .. .' 
The most common way to begin a letter is with the sentence ·1 am 
writing to .. .' 

---

112 
IELTS Preparation and Practice Reading & Writing - General 
The body 
The body is the main section of the letter, where you give further details.Your letter should be 
divided into paragraphs and, as in an essay, each paragraph should have one main point. 
The closing/sign-off 
The closing or sign-off is where you finish your letter and request a response, if appropriate. 
Like the greeting, the sign-off you choose depends on who you are writing to. 
Can you put these sign-off phrases in order from most to least formal? You can find the 
answers to this exercise, and all exercises, in the Answer Key at the back of the book. 
•
Lots of love
•
Best regards
•
Yours faithfully 
or 
Yours sincerely
•
Best wishes
You should also sign your name: either your full name in a formal letter, or just your first
name in a more casual letter. It is 
not 
conventional to add a title (Mr, Mrs or Ms) to your name. 
The question for this task will give you a lot of information, so take the time to read 
carefully. A typical Task 1 question looks like the example below. You should spend about 
20 minutes on this task. 
You have a test in your English class next week, but you cannot attend. Write to your 
teacher. In your letter: 
• Explain your situation.
• Apologise for not being able to take the test.
• Ask whether it is possible for you to take the test at another time.
Write at least 150 words. You do 
not 
need to write any addresses. Begin your letter 
with: 
Dear ...
The question contains three bullet points. You must include all of these in order to get a 
good score in task achievement. Think of the bullet points as being the basic outline for your 
letter: this usually makes it easy to plan your letter as well, as each bullet point can typically be 
one paragraph. 
It is up to you to think of extra information to fill out the letter, such as why you will be 
absent. You also need to have an appropriate tone in your letter. Because you are writing to 
your teacher, it is likely that your tone will be quite formal and polite ( especially since you are 
asking for a favour!) 

---