Arxivlar haqidagi umumiy tushuncha

Reja:

1. Yig’majildlarni tavsiflash haqidagi tushuncha

2. 
   Yig’majildlarni tavsiflashdagi axborot unsurlari
   

Yig’majildlarni tavsiflash haqida tushuncha

Arxivlar ilmiy faoliyatining yo’nalishlaridan biri hujjatlar va yig’majildlarni tavsiflashdir. Yig’majildlarning tavsifi arxivlarda tuziladigan

barcha ma’lumotnomalarning asosi hisoblanadi. Yig’majildlar tavsifi muassasalarda ish yuritish jarayonida yoziladi, ularni muassasa arxivlariga topshirish paytida yakunlanadi. Arxivlarga umuman tavsiflanmagan yoki talab darajasida tavsiflanmagan yig’majildlar topshirilgan taqdirda ularni tavsiflash ishi muassasa yoki davlat arxiv-larida amalga oshiriladi.

Yig’majildlarni tavsiflashdan asosiy maqsad har bir yig’majildning tarkibi vamazmunini aniq aks ettirish va shu asosda hujjatlarni tezda topish hamda ulardan foydalanishni ta’minlashdan iboratdir.

Hujjatlarni ilmiy asosda tavsiflash ularning tarkibi va mazmunini obyektiv tarzda yoritishni taqozo etadi. Yig’majildlarni tavsiflashda differensial yondashuv talab qilinadi. Fondlarning qaysi kategoriyaga mansubligini e’tiborga olgan holda ma’lumot unsurlari turli yo’llar bilan bayon etilishi zarur.

Yig’majildlarni tavsiflashda axborot unsurlari

yozib qo’yiladi:

Yig’majildlarni tavsiflashda ularga xos bo’lgan quyidagi asosiy belgilar aniqlanadi va muqovasiga

Tashkilot va uning tarkibiy qismi nomi; Yig’majildning nomenklatura bo’yicha indeks raqami; Sarlavha;
Boshlanish va tugash sanasi; Varaqlar miqdori;
Saqlash muddati; Arxiv shifri.
Alohida muhim ahamiyatga ega bo’lgan hujjatlarni tavsiflash paytida qisqa annotasiya yozish, shuningdek bu hujjatlarning asl nusxa yoki ko’chirma nusxa ekanligi, ularni to’laligi darajasi va yaratish usuli qayd etiladi.
Tashkilot (muassasa) va uning tarkibiy qismi nomi. Muassasaning nomi yig’majildni qaysi fondga mansubligini bildiradi. Muassasaning nomi to’liq shaklda hamda qavsning ichida rasmiy tarzda qisqartirilgan holda yozilishi kerak. Masalan, O’zbekiston SSR Markaziy Statistika boshqarmasi (O’zSSR MSB). Agar tashkilot (muassasa) ning nomi o’zgargan bo’lsa, muqovada uning barcha nomlari qayd etilishi shart (yig’majildlardagi hujjatlarda o’z aksini topgan davr davomida). Muassasaning nomidan so’ng uni tarkibiy qismining nomi yoziladi. Bunday ma’lumotlarning aks ettirilishi arxiv fondi miqyosida yig’majildlarni turkumlash ishini osonlashtiradi.
Yig’majild indeksi. Yig’majildlarning indeksi ularning nomenklatura bo’yicha tartib raqamini ko’rsatadi. Yig’majildlar indeksi ish yuritishda hujjatlarni tashkil etish tizimini aks ettiradi.

Davlat arxivlarida yig’majildlarni tavsiflash chog’ida hujjatlarga ish yuritish chog’ida qo’yilgan indekslar saqlanib qoladi. Indekslar hujjatlarni tizimga solishni osonlashtiradi, fond materiallarining saqlanish darajasi va ularning to’laligini ko’rsatadi, hujjatlarni tezda topish imkoniyatini beradi.
Yig’majild sarlavhasi. Tavsiflash ishida yig’majildga sarlavha qo’yish (yoki sarlavhani aniqlashtirish) muhimdir. Sarlavhada yig’majildlar va kiritilgan hujjatlarning tarkibi va qisqacha mazmuni o’z aksini topishi zarur. Davlat arxivlarida yig’majildlarni tavsiflash jarayonida ularning sarlavhalari aniqlashtiriladi. Agar sarlavhaning ayrim unsurlari noaniq yoki to’liq bayon qilinmagan bo’lsa, sarlavha boshqatdan tuziladi.
Sarlavha tuzishda quyidagi elementlarni aks ettirish lozim bo’ladi: hujjatlar to’rining nomi, muallif, kimga yuborilganligi, qaysi masalaga bag’ishlanganligi, hudud, xronologik sanalar, hujjatlarning tashqi belgilari. Masalan:

1. 
   Farg’ona viloyati ishchi, soldat va dehqon deputatlari Sovetining protokollari. 1917 yil mart – 1918 yil iyulp. Asl nusxalar.
   
2. 
   Farg’ona viloyatida kolxozlarni tashkil etishga oid materiallar. 1930 yil. Asl nusxalar.
   
3. 
   Farg’ona neftni qayta ishlash zavodi ma’muriyatining bosh-qa tashkilotlar bilan yozishmasi. 1959-1960 yillar. Ko’chirma nusxalar.
   

Annotasiya tuzish. Yig’majildlarga kiritilgan ayrim muhim hujjatlarning mazmunini annotasiya yozish yo’li bilan aniqlanadi. annotasiya yig’majildning muqovasiga sarlavhadan keyin yoziladi. Misol:
1. 254-gvardiya polkinig jangovor harakatlari jurnali. 1943 yil, 15- yanvarp – 16-iyulp.
Annotasiya: To’ychi Eryigitovning 1943 yil 23 fevralda ko’rsatgan jasoratining qisqacha tavsifi (annotasiya so’zi yozilmaydi).
Hujjatlarning asl nusxa ekanligini, ularning to’laligi darajasi va yaratish usuli hamda yig’majildlarning tashqi hususiyatlarini tavsiflash. Hujjatlarning asl nusxasi hamda ularning ko’chirma nusxalari o’zining ishonarliligi va yuridik kuchi nuqtai nazaridan bir xil emasdir. Shu boisdan 1- va 2-kategoriyali fondlarni tavsiflashda bu narsani e’tibordan chetda qoldirmaslik kerak.
Agar yig’majildlar tarkibiga kirgan barcha hujjatlar asl nusxa bo’lsa, bu hol sarlavhadan keyin qayd etiladi. Masalan:
1. O’zbekiston SSR Ministrlar Soveti yig’ililarining protokollari. 1949 yil. Asl nusxalar.
Yig’majildda ayrim hujjatlarning asl nusxalari, boshqa hujjatlarning ko’chirma nusxalari birgalikda saqlanishi mumkin. Bunday holda tavsiflash jarayonida bu narsa qayd etilishi kerak.
Agar hujjatlar qisman saqlangan bo’lsa, tavsiflash chog’ida bu narsa aks ettiriladi: «parchalar», «alohida varaqlar», «hujjatning oxirgi qismi saqlanmagan» va hokazo.
Nodir va alohida qimmatli hujjatlarning yaratilish usuli ham qayd etiladi (dastxat, chektografik varaqa va hokazo). Ko’p hollarda bu ularning mazmunini aniqlash uchun zarur bo’lishi mumkin. Hujjatlarning tashqi belgilari ham
sarlavhadan so’ng (agar annotasiya yozilsa, undan keyin) qayd etiladi. Tashqi belgilarga muqovaning nimadan tayyorlanganligi, bezaklar, hujjatning nimaga bitilganligi (pergament, mato, qog’oz), qaysi tilda yozilganligi, orginal muhr va miniatyuralar kiradi.
Yig’majildlar sanasi. Yig’majildlarning muqovasida sarlavha yoki annotasiyadan so’ng uning yaratilish sanasi yoki yig’majild tarkibiga kirgan hujjatlarning boshlanishi va tugashi sanalari ko’rsatiladi. Sanalar arab raqamlari, oy nomlari esa so’z bilan yoziladi. Aniq sanalarni bilishning imkoni bo’lmasa, kvadrat qavs ichida taxminiy sana krsatiladi (Masalan, «1927 yildan keyin»).
Agarda sanalarni umuman aniqlashning imkoni bo’lmasa, yig’majildlarning muqovasida «sanasiz» deb yozib qo’yiladi.
Varaqalar miqdori va saqlanish muddati. Sanadan so’ng yig’majildning muqovasida yangi satrdan varaqalar miqdori yoziladi («115 varaqda»). Varaqlar miqdorini ko’rsatish hujjatning saqlanishi va nazorat qilinishi uchun zarur.
Varaqlar miqdorining pastida yig’majildlarning saqlanish muddati qayd etiladi. Vaqtinchalik saqlanayotgan hujjatlar uchun necha yil saqlanishi ko’rsatiladi («20 yil saqlansin», «75 yil saqlansin» va hokazo), doimiy saqlanishi zarur bo’lgan yig’majildlar uchun «doimiy saqlansin» deb yozib qo’yiladi.
Yig’majildning muqovasida arxiv shifri ko’rsatiladi. Arxiv shifri arxivning qisqartirilgan nomidan («O’zR MDA», FVDA» va hokazo) hamda fondning raqami, ro’yxat raqami va yig’majildning ro’yxat bo’yicha raqamidan iboratdir. Masalan, FVDA, 23-f., 2-r., 245-y. Arxiv shifri odatda muqovada tipografiya yo’li bilan tayyorlangan maxsus shtamp ichiga qo’yiladi.
Yig’majildlardagi hujjatlardan ilmiy maqsadlarda yoki matbuot sahifalarida foydalanilganda, arxiv ma’lumotnomasi yoki hujjatning ko’chirma nusxasi berilganda arxiv shifri hamda varaq raqami ko’rsatiladi.
Ichki ro’yxat (mundarija). Ichki ro’yxat (mundarija) qimmatli yig’majildlar uchun tuziladi. Unda yig’majildga kiritilgan barcha hujjatlar ko’rsatib o’tiladi. Ichki ro’yxatda hujjatlarning indeksi, mazmuni, sanasi, kimga jo’natilganligi yoki muallifi, varaqlar raqami qayd etiladi.