Aрхив бошқаруви Aрхив муассасалари ишини ташкил етиш тамойиллари

2. Aрхивлар фаолиятини тартибга солувчи асосий ҳужжатлар
Aрхив ишлаётган асосий ҳужжатлар қуйидагилардир:
давлат архиви учун:
- архив тўғрисидаги низом;
- архивнинг таркибий бўлинмаси тўғрисидаги низом;
- архивнинг тузилиши ва штатлари;
- архивнинг йил давомидаги харажатлари сметаси;
- ходимларнинг лавозим тавсифлари;
идоравий архив учун:
- архив тўғрисидаги низом;
- раҳбариятнинг ҳужжат таъминоти хизмати бўйича йўриқнома ёки ташкилот иш юритиш бўйича йўриқнома;
- ходимларнинг лавозим тавсифлари.
Aрхив иши ҳам режа ва ҳисоботлар асосида олиб борилади. Буларга қуйидагилар киради:
давлат архиви учун:
- архивнинг йил учун иш режаси;
- архивнинг бир йиллик илмий-тадқиқот ишлари режаси;
- архивнинг бир йиллик илмий-нашриёт ишлари режаси;
- архив таркибий бўлинмасининг йил учун иш режаси;
- ходимнинг шахсий иш режаси ёки ходимнинг меҳнат дафтарчаси журнали;
- архивнинг йил давомидаги фаолияти тўғрисидаги ҳисобот;
- архивнинг ярим йил, чоракдаги фаолияти тўғрисида ҳисобот;
- тузилмавий бўлинманинг йил, ярим йиллик, чоракдаги фаолияти тўғрисидаги ҳисобот;
- ходимнинг иш режасининг бажарилиши тўғрисида ҳисобот;
- архив ходимларининг иш вақти жадвали;
идоравий архив учун:
- архивнинг йил учун иш режаси;
- ҳар чоракда тақсимланган ҳолда ишга қабул қилиш манбаларидан йил учун ишларни қабул қилиш жадваллари;
- ишларни давлат сақлашига топшириш ва инвентарларнинг йиғма бўлимларини ҳар чоракда тақсимланган ҳолда бир йил давомида назорат қилувчи архивга топшириш жадваллари;
- ҳужжатларни давлат сақлашига ўтказиш ва инвентарларнинг йиғма бўлимларини назорат қилувчи архивга топширишнинг истиқболли режалари;
- йиллик режанинг бажарилиши ҳақида ҳисобот;
- архив ходимининг ишини ҳисобга олиш журнали;
- архив ходимининг иш вақтини ҳисобга олиш варақаси.
Режалар узоқ муддатли, йиллик, ярим йиллик, чораклик бўлиши мумкин. Ҳисоботлар уларга мувофиқ тузилади. Режалар кириш, матн ва ҳисоб-китоб қисмлари, таклифлардан иборат. Ҳисоботлар режаларга мос келиши керак. Уларга архивларнинг паспортлари ва бошқа ҳисобот маълумотлари илова қилиниши мумкин. Иш вақтини ҳисоблашда сиз давлат архивларида бажариладиган ишларнинг асосий турлари учун стандарт вақт ва иш ставкаларига амал қилишингиз мумкин.
Aрхив ходимларининг ишини ташкил етиш қуйидагиларни ўз ичига олади: кадрларни танлаш ва оқилона жойлаштириш ва моддий-техника ресурсларидан самарали фойдаланиш, шунингдек, ходимлар учун қулай меҳнат шароитларини яратиш. Ходимларни танлаш архивнинг штат жадвалига мувофиқ амалга оширилади. Бунда ходимларнинг шахсий ва ишбилармонлик фазилатлари, малакаси ҳисобга олинади. Ишга киришда хавфсизлик ва ёнғин хавфсизлиги бўйича тренинглар ўтказилади, бўлажак ходимлар архивнинг иш тартиби, у тўғрисидаги низом билан танишадилар. Ходимларнинг ўз лавозимларига мувофиқлигини аниқлаш учун уларни аттестациядан ўтказиш ҳар 3 йилда бир марта ўтказилади. Aгар ходим егаллаб турган лавозимига мос келмаса, у лавозимидан четлаштирилади. Ходимларнинг малакасини ошириш учун архивлар, курслар, учрашувлар, семинарлар вақти-вақти билан ўтказилади.
Aрхив ходими ҳужжатларнинг сақланишини таъминлаш шартларига риоя қилмаслик, ҳужжатларни йўқотиш ва рухсациз йўқ қилиш, ҳужжатларни сақлашга қабул қилишни асоссиз рад етиш, ҳужжатлардан фойдаланиш қоидаларини бузганлик ва фойдаланувчининг уларга кириш ҳуқуқини бузганлик учун жавобгарликка тортилиши мумкин.