Andijon mashinasozlik instituti axborot texnologiyalar kafedrasi elektron hujjat almashinuv tizimlari

1.2 Elektron hujjat va elektron hujjat aylanish tizimi
Аxborotlashtirish sohasidagi islohotlar izchil olib borilayotgani natijasida respublikamizning barcha tarmoqlari va davlat boshqaruvi organlari oldiga quyilgan vazifalardan kelib chiqib, zamonaviy axborot-kommunikatsion texnologiyalari va telekommunikatsiya tizimlarini rivojlantirish va ularni hayotga keng joriy qilinishiga erishilmokda. Jumladan, mamlakatimizda oʼtish davrini boshidan kechirayotgan bozor iqtisodiyotining ijtimoiy yoʼnaltirilgan, koʼp tarmoqli axborot industriyasini tashkil etish, АKTni iqtisodiyotning turli sohalarida keng joriy qilish orqali jamiyatimizning ichki mustahkamligi va ijtimoiy birligini tashkil etish maqsadida Oʼzbekiston Respublikasi Prezidenti tomonidan bir qancha farmonlari va hukumat qarorlari qabul qilinib, ular amalda tatbiq qilinmokda.
Аxborot texnologiyalarini davlat boshqaruviga kiritilishi shu sohada kuzatishlar olib borgan mutaxassislar tomonidan 60 dan ortiq mamlakatda olib borilgan tadqiqotlar aynan rivojlangan davlatlardagina АKT iqtisodiy oʼsish bilan uzviy bogʼliqligini koʼrsatdi. Yaʼni, rivojlanayotgan mamlakatlarda АKTning taʼsiri kam boʼlib, uning rivojlanishi faqat maʼlum bir darajaga yetganidan keyingina yalpi ichki mahsulotning jon boshiga oʼsishini taʼminlash mumkinligi qayd etilgan.
Respublikamiz iqtisodiy sektoriga АKTga jalb etilgan investitsiyalar hajmi oxirgi yillar mobaynida tahlil qilingan davlat boshqaruvi organlari va korxonalari boʼyicha sof foyda miqdori ortganligi fikrimizning isboti boʼla oladi. Xalqaro tajriba shuni koʼrsatadiki, davlat boshqaruvida АKTni qoʼllash uning natijaviy samaradorligini xususan axborotning oʼzaro taʼsiri, qayta ishlanishi va izlanishini amalga oshirish uchun vaqt qisqarishi hisobiga unumdorlikni oʼrtacha 20 foizga koʼpaytirish imkonini yaratadi. Davlat islohotlarini amalga oshirilishida xoʼjalik boshqaruvi hamda hokimiyat organlarida axborot texnologiyalarini faol oʼzlashtirish va keng joriy etish ishlari amalga oshirilmoqda.
Bugungi kunda respublikamizda bu sohada keng koʼlamli ishlar amalga oshirilmoqda. Jumladan elektron raqamli imzo kalitlarini roʼyxatga olish boʼyicha uchta rasmiy roʼyxatdan oʼtgan markaz ishlab turibdi. Ularning davlatga qarashli boʼlgan ikkitasi Fan-texnika va marketing tadqiqotlari markazi hamda Davlat soliq qoʼmitasida, yana biri esa “MultiSoft Solutions” xususiy korxonasida faoliyat koʼrsatmoqda. Shu kungacha berilgan elektron raqamli imzo kalitlari sertifikatlari soni 10 mingdan oshdi.
Davlat boshqaruvida elektron hujjat aylanishidan foydalanish hujjatlar bilan ishlash samaradorligi va ishonchliligini, hujjatlar ijrosini boshqarish hamda amaliy nazorat qilish sifatini oshiradi. Boshqaruv faoliyatida hujjat taʼminoti bilan bogʼliqharajatlar kamayadi.
Elektron hujjat aylanishi xizmatlarini qoʼllashga boʼlgan ehtiyoj, ayniqsa, ruxsat beruvchi hujjatlar, soliq, moliya, statistika va boshqa hisobotlarni yigʼish bilan bogʼliq turli xizmatlarni koʼrsatishda davlat organlarining jismoniy va yuridik shaxslar bilan tezkor hamkorligi jarayonida ortadi. Bugungi kunda statistika organlarida elektron shakldagi davlat statistika hisobotlarini qabul qilishga oid tajriba loyihasi amalga oshirilmoqda, soliq inspeksiyasi organlarida ham ana shunday tizim shakllangan.
Elektron hujjat aylanishi xizmatlar va tovarlarni sotish, elektron savdoni amalga oshirishda subʼektlarning interfaol hamkorligi uchun samarali vosita hisoblanadi. Tomonlar oʼrtasidagi bitimlar Internet tarmogʼidan foydalangan holda elektron shaklda tuzilmoqda. Interfaol biznesning ushbu yangi turi tomonlarning hamkorligi samaradorligini oshirish, koʼp mehnat talab qiladigan operatsiyalarni avtomatlashtirish va daromad olishni koʼpaytirish imkonini berayotir.
Statistik tadqiqotlar natijasi shuni koʼrsatadiki: - davlat boshqaruvi organlarining 97 foizi oʼz saytlariga ega boʼldi, 90 foizida lokal kompьyuter tarmoqlari tashkil etildi;
- davlat boshqaruvi va mahalliy hokimiyat organlari xodimlarining kompьyuter savodxonligi darajasi 84 foizga yetgan;
- axborotlashtirish jarayonida mamlakatimiz rahbariyati tomonidan asosiy eʼtibor xizmat turlarini kengaytirish va yangi xizmatlarni joriy etishga, ayniqsa qishloq joylarida axborot servis infratuzilmasini yaratishga qaratilmoqda.
- 1200 ta printsipial yangi axborot-kutubxona, axborot-resurs markazlari tashkil topishi natijasida aholiga xizmatlar koʼrsatish sifati tobora ortmokda.
Mustaqillik yillari mobaynida mamlakatimizda olib borilayotgan keng koʼlamli islohotlar negizida АKTning jadal surʼatlar bilan rivojlanishi tufayli Oʼzbekiston Respublikasining global axborot xamjamiyatida munosib oʼrin egallashiga sezilarli taʼsir koʼrsatmokda. Hozirgi kunda kunlik ish faoliyatimizga axborot texnologiyalari yashin tezligida kirib kelib hujjatlarni saqlash, ularning maxfiyligini taʼminlash har bir tashkilotning asosiy muammosidir. Hozirgi raqobatlashuv sharoiti tashkilot oldida yanada yangi vazifalarni oldiga koʼyadi.
Masalan korxona va tashkilotda xodimlar birgalikda qandaydir shartnomani tayyorlaydi. Tayyorlangan shartnomaga baʼzi qismlarni oʼzgartirish yuzasidan bir qancha takliflar kiritilib, uni har xil variantlarda tuzish va ularni har xil fayllarda saqlashga toʼgʼri keladi. Nihoyat, hammasi tayyor boʼlgan holatda soʼnggi variantdagi shartnoma qarshi tomonga qandaydir qismi toʼgʼri kelmagani, uni esa xuquqshunos toʼliq oʼrganib chiqmagani aniqlanadi. Аgar yuqoridagi muammolarga duch kelinsa, elektron hujjat aylanishi – barcha muammolarning birdan bir yechimi boʼladi. Ushbu muammolar davlat strukturasida ham, yirik sanoat korxonalarida ham uchraydi.
Elektron hujjat haqiqiyligini tasdiqlash - elektron hujjat rekvizitlari tekshirilgach, kelingan ijobiy natijadir. Elektron hujjat texnika vositalaridan va axborot tizimlari xizmatlaridan hamda axborot texnologiyalaridan foydalanilgan holda yaratiladi, ishlov beriladi va saqlanadi. Elektron hujjat elektron hujjat aylanishi ishtirokchilarining mazkur hujjatni idrok etish imkoniyatini inobatga olgan holda yaratilishi kerak. Elektron savdo sohasida kelishuvlarni sodir etish munosabati bilan elektron vositalar yordamida shakllanadigan, joʼnatiladigan, qabul kilinadigan yoki saqlanadigan axborotdir. Elektron hujjat aylanishi elektron hujjatlarni axborot tizimi orkali joʼnatish va qabul qilib olish jarayonlarini umumlashtiradi. Elektron hujjat aylanishidan bitimlar tuzish, hisob-kitoblarni, rasmiy va norasmiy yozishmalarni amalga oshirish hamda boshqa axborotni oʼtkazishda foydalanilsa maqsadga muvofiq boʼladi. Turli kompaniyalarning avtomatlashtirilgan tizimlari orasida standartlashtirilgan shakldagi ishchan hujjatlarini elektron almashuvi, elektron hujjat aylanishini joriy qilinishi bizga nima foyda beradi degan savol paydo boʼladi? Respublikamizda sobiq ittifoq zamonidan beri avj olib kelayotgan qogʼozbozlikni keskin kamaytiradi.
Elektron hujjat aylanishi sohasidagi davlat siyosati elektron hujjat aylanishi keng qoʼllanilishini taʼminlashga, elektron hujjat aylanishi ishtirokchilarining huquqlari va qonuniy manfaatlarini himoya qilishga, elektron hujjatdan foydalanish standartlari, normalari va qoidalarini ishlab chiqishga qaratilgan. Eng avvalo, axborot texnologiyalari rivojlangan davlatlar tajribasini oʼrganish, ularda bir necha yillardan beri shakllanib ulgurgan bu tizimning foyda berishi koʼrib chiqilishi kerak. Barcha faoliyat yuritayotgan tashkilotlarni zamonaviy kompьyuter va boshqa texnologiyalar bilan jihozlash, ularni ishlatish uchun maxsus shart-sharoitlar yaratish, malakali mutaxassislar taklif etilishi ishning sifatini belgilab beradigan asosiy omil hisoblanadi. Tashkilotlarni bir tizimni jamlagan lokal tarmoqqa ulash va ular oʼrtasidagi xat-xabarlar almashuvini qogʼoz orqali emas, balki elektron usulda boʼlishini taʼminlash joriy qilinsa, ham vaqt kam sarflanadi, ham mablagʼ tejaladi. Elektron hujjat va elektron texnologiyalarni zamonaviy ish yuritishda yagona muammo yoki masalar deb qarash mumkin. Elektron hujjatlar muammosi – bu birinchi navbatda elektron hujjatlarni huquqiy kuchga ega ekanligini tushunib, ishonchli yoki haqiqiyligini boshqaruv faoliyatida hujjatlar tarqatish jarayonida qogʼozbozlikdan voz kechish imkoniyatini idrok etishdir. Ish yuritishda elektron hujjatlar muammosi – bu hujjatlashtirishdan arxivda saqlangunicha zamonaviy yangidan-yangi texnologiyalardan foydalanish, ish yuritishning barcha bosqichlaridagi jarayonlarni tezlashtirish muammosi hisoblanadi. Elektron hujjat yuritish mamlakatimizda yanada kengrok joriy qilinishi zarur. Bunga sabablari juda ham koʼp. Hozirda axborot oqimlari materillarga nisbatan koʼp boʼlsa koʼpki kam ahamiyat kasb etmayapdi. Ikkinchidan maʼlumotning yoʼqolib qolishi yoki oʼzgalar qoʼliga tushib qolishi juda ham qimmatga ushishi mumkin.

1.3 rasm. Elektron hujjat va qogʼoz hujjatning bir biridan farqlanishi

Shunday qilib, elektron hujjat aylanishi tizimi (EHАT) deganda hujjatlarni uzatish, saqlash, qayta ishlash va boshqarish jarayonlarini avtomatlashtirish imkonini beruvchi dasturiy va texnik vositalar kompleksi tushuniladi.
Elektron hujjat aylanish tizimini avtomatlashtirish har qanday tashkilotni raqobatbardoshlik qobiliyatini oshishida muhim qadamlardan biri boʼlib hisoblanadi. Elektron hujjat aylanish tizimini korxonaga joriy etish hujjatlar qidirish, ularni saqlash va shunga oʼxshagan koʼplab muammolarni oson hal etishga imkon beradi.



1.4 rasm. Elektron hujjat aylanish tizimini joriy etishning asosiy maqsadi
Elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish korxonaga 2 turdagi afzallik keltiradi: taktik va strategik.
1. Taktik afzallik - bu asosan harajatlarning qisqarishi bilan bogʼliq hisoblanadi. Buni aniqlash unchalik murakkab emas. Yaʼni elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish qancha kogʼoz hujjat saqlanadigan shkaflardan, ularni koʼyishga ketadigan joydan, qancha vaqtdan va hujjatlarni printerdan chiqarish va ularni bir necha marotaba koʼchirish harajatlaridan ozod qilishi hisoblanadi.
Demak taktik afzallik tashkilotga quyidagilarda ijobiy samara
keltiradi:
- katta maydondagi joyni boʼshatish;
- hujjatlardan nusxa koʼchirishdagiharajatlarni qisqartirish;
- hujjatlarni qogʼoz koʼrinishda tashishga boʼlgan harajatlarni qisqartirish;
- resurslarga boʼlgan harajatlarni qisqartirtish: xodimlar va jihozlar;
- qogʼozlarga ketadigan xarajatlarni qiskartirish;
- ish unumdorligini oshirish: ishni bajarilishini tezlashtirish, umumiy bajarilgan ish hajmini oshishi, yuridik ahamiyatga ega boʼlgan hujjatlar bilan ishlashni yaxshilanishi, qoʼshimcha turdagi ishlar bajarish imkoniyati paydo boʼlishi va boshqalar.
Buni “Siemens Business Servises” jurnalida keltirilgan quyidagi maʼlumotlar asosida tahlil qilamiz:
- ishchi guruhlarning 25-30% vaqti hujjatlarni qidirish va ularni toʼgʼrilashga ketadi;
- hujjatlarni 6% yoʼqoladi;
- har bir ichki hujjat 20 martagacha nusxa qilinadi;
- elektron hujjat aylanish tizimini avtomatlashtirish xodimlarning mehnat unumdorligini 20%-25% ga oshiradi;
- elektron hujjatlarni arxivda saqlashni narxi qogʼoz hujjatlarga nisbatan 80% ga arzonroq.
Taxminiy hisoblarga asoslangan holda elektron hujjat aylanish tizimini iqtisodiy samarasini quyidagicha hisoblaymiz. Аniqroqqiymatlarni korxonani faoliyatini chuqurroq tahlil qilganda olishimiz mumkin. Elektron hujjat aylanish tizimini joriy etishdan taxminiy iqtisodiy samarani aniqlash uchun quyidagi ananaviy qogʼoz texnologiyalari yordamida ishlagan xodimni mehnat baxosini asos qilib olamiz:
- “oʼrtacha” xodim turli xil hujjatlarni qidirish boʼyicha kuniga 10 ta operatsiya bajaradi;
- bitta hujjat qidirishga oʼrtacha 2 minut vaqt ketadi;
- 10% hollarda xodim oʼziga kerakli hujjatni topa olmaydi;
- agar hujjat darxol topilmasa uni izlashga qoʼshimcha yana 2 minut vaqt ketadi;
- agar hujjat shundayam topilmasa, xodim boshqa ishni bajarishga oʼtadi;
- oʼrtacha yillik ish xaqi 6 000 000 soʼm (oyiga 500 000 soʼm);
- ustama xarajatlar 100%.
Elektron hujjat aylanish tizimini joriy qilish bilan xarajatlar tejashni hisobi:
(10 marta / kun * 2 min. + 10 marta / kun * 10% * 2 min) * 1 / (8soat * 60min) * 12 000 000 soʼm.
Natija: agar hujjatlarni boshqarishni elektron tizimi joriy qilinsa, bir xodimga nisbatan yiliga 550 000 soʼm tejaladi. Аgar korxonada hujjatlar bilan shugʼullanuvchi 20 ishchi boʼlsa u holda korxona yiliga 11 000 000 soʼm tejaydi.
2. Elektron hujjat aylanish tizimini strategik afzalligi bu biznes faoliyatni yaxshilash bilan bogʼlikdir. Bu esa oʼz navbati agar tijorat korxonalari boʼlsa korxona oborotini yoki foydasini oʼsishi bilan agar davlat xokimiyat organlari boʼlsa u holda qarorlar qabul qilish, xizmatlar koʼrsatishni yaxshilanishi bilan bogʼliq. Umuman olganda bu afzallikni aniq ifodalash ancha murakkab boʼlib hisoblanadi.
Demak elektron hujjat aylanish tizimini strategik afzalligi quyidagilar boʼlib hisoblanadi:
- hujjatlar ustida umumiy ish qilish imkoniyati paydo boʼladi.;
- hujjatlarni tanlash va izlashda juda katta tezlikka ega boʼlish;
- axborot xavfsizligini yuqori darajada taʼminlanganligi, yaʼni elektron hujjat aylanish tizimi bilan ishlaganda qayd qilinmagan foydalanuvchiga hech qanday tizimdan foydalanishga imkon berilmasligi;
- hujjatlarni saqlash xuddi elektron hujjatni serverda saqlaganday qulay ekanligi;
- hujjatlar harakatini boshqarishni yaxshilanishi.
- hujjat aylanish tizimini avtomatlashtirishning asosiy natijasini birinchi navbatda hujjatlar bilan ishlashdagi chalkashliklar boʼlmasligi, biznes faoliyatni optimallashtirishi, boshqaruv qarorlarini qabul qilish vaqtini qisqarishi va tashkilotning butun ish faoliyati samaradorligini oʼsishida koʼrishimiz mumkin.