|
2.2. Boshqaruv madaniyatining unsurlari
Boshqaruv madaniyatining ajralmas unsuri - hujjatlar yuritish madaniyatidir. Hujjatlarning boshqaruv jarayonidagi ahamiyati juda katta, chunki boshqaruvning biron-bir vazifasini hujjatlar asosida yetkazilib beriluvchi axborotsiz amalga oshirib bo‘lmaydi. Hujjatlardagi axborot korxona tashqi va ichki faoliyatining barcha tomonini qamrab oladi.
Boshqaruv jarayoning barcha operatsiyalari amalda hujjatlardan boshlanib, hujjatlar bilan tugaydi. Hujjatlar yuritish deganda-hujjatlar qabul qilingan paytdan boshlab yoki bajarilish tugagunga qadar, qabul qiluvchiga jo‘natish yoki ularni saqlash uchun topshirish jarayoni tushuniladi.
Hujjatlarni yuritish doirasiga muvofiq, muayyan fuqaroning, oilaning, mansabdor shaxsning, tarkibiy bo‘limning, umuman tashkilotning, davlat boshqaruvining, davlatning hujjat aylanmasini obyekti sifatida qarab, ularni olahida ko‘rib chiqish mumkin. Axir, oxir- oqibatda, har qanday hujjat va uning har bir nusxasi bir joyga qoldiriladi(arxivda) va saqlanish muddati tugagandan so‘ng bekor qilinadi, ya’ni yo‘q qilinadi.
Hujjat aylanishi yoki tashkilotdagi hujjatlar harakati tartibi quyidagi bosqichlarga bo‘linishi mumkin:
1.Tashkilotga kelgan hujjatlarni chuqur tarkibiy qayta ishlash.
2. Hujjatlar bilan ta’minlash xizmati tomonidan hujjatlarni dastlabki nazoratini(ko‘rib chiqish) olib borish.
3. Tashkilot ichidagi hujjatlarning oqilona harakatlanishi kuzatish.
4. Ko‘rib chiqilgan va jo‘natilgan hujjatlarni qayta ishlash.
Tashkilotda qanday hujjatlarga murojaat qilinadi?
Hujjat aylanishini tashkil etishning asosiy tamoyillari:
- hujjatlarni topshirish tezkor bo‘lishi kerak;
- hujjatning har bir harakati oqlanishi kerak, hujjatlarning qaytariladigan harakatlarini itsisno qilish yoki cheklash kerak;
- asosiy turdagi hujjatlarni topshirish tartibi va qayta ishlash bir xil bo'lishi kerak.
Shunday qilib, hujjatlarni yuritish oqimini tashkil etishning asosiy vazifasi - hujjatlar harakatida aniqlik va ularni qayta ishlashning bir xilligiga erishishdir.
Korxonada hujjatlar harakatining optimal yo‘nalishlarini tanlash uchun harakatning oqilona yo'nalishini texnologik sxemalari va hujjatlarning asosiy turlarini qayta ishlash lozim bo‘ladi. Hujjatni yuritishda hujjatlarning uchta oqimi mavjud: kiruvchi, ichki va chiquvchi hujjatlar. Ular bir-biri bilan chambarchas bog‘liq bo‘lib, bu oqimlarning har biri o‘z ishlash qoidalari va harakat yo‘nalishlariga ega.
Hujjatlar bilan ishlashning birinchi bosqichi - bu kiruvchi hujjatlar shaklida ifodalanadi. Kiruvchi hujjatlar oqimiga quyidagilar kiradi:
- yuqori tashkilotlarning hujjatlan. qarorlar, farmoyishlar, buyruqlar, xatlar va boshqalar.;
-birlamchi hisobot-boshlangich hujjatlarni va turli xil so‘rovlarni yuboradigan quyi tashkilotlar (firmalar)ning hujjatlari;
- birgalikda hal qiladigan masalalarni yechish uchun boshqa tashkilotlarning axborot almashish hujjatlari;
- fiiqarolarning shikoyatlari va arizalari.
Hujjatlarni qayta ishlash jarayonida chiquvchi hujjatlar ham asosiy o‘rinni egallaydi. Ular ustida ishlash jarayonida hujjatlar loyihasini tuzish, qayta chop etish, tasdiqlash, ko‘rish, imzolash, ro‘yxatga olish va jo‘natish kabi ishlar amalga oshiriladi Loyiha bosqichida ijrochi hujjatning matniga qo‘yiladigan talablarni va hujjatlarni rasmiylashtirish uchun davlat standartlari talablarini bilishi kerak. Qayta chop etilgan va tasdiqlangan loyiha ijrochiga keyingi ro‘yxatga olish - tasdiqlash, ko‘rish, imzolash uchun topshiriladi.
Hujjatlarni yuritishning ushbu bosqichida keraksiz holatlar va takroriy operatsiyalarni amalga oshirmaslikka, masalan, hujjatlarni ortiqcha tasdiqlash yoki ko‘rishni kamaytirishga harakat qilinishi kerak. Chiqish hujjatlarining tayyorlangan va kelishilgan loyihalari tashkilot rahbariga yoki tarkibiy bo‘linmalar rahbarlari tomonidan imzolanadi.
Muassasalar rahbarlari ko‘plab ikkinchi darajali masalalarni hal qilishdan, shu jumladan, bir qator hujjatlarni imzolashdan ozod qilinishi kerak. Hujjatlarning bir qismini imzolash huquqi tarkibiy bo‘linmalar rahbarlari va mas’ul ijrochilarga topshiriladi, bu tarkibiy bo‘linmalar va lavozim yo'riqnomalari to‘g‘risidaginizomlarda nazarda tutilgan bo‘ladi. Bunday tartib ijrochilarning mas’ulivatini oshirishga yordam beradi va hujjat yuritishni sezilarli darajada osonlashtiradi. Imzolashdan oldin ijrochi hujjatning to‘g‘riligini, barcha ilovalarning mavjudligini, zarur vizalarning mavjudligini tekshirishga majburdir. Imzolangandan so‘ng hujjatlar ro‘yxatga olish va jo‘natish uchun yuboriladi. Hujjatni yuborishdan oldin ularning to‘g‘ri rasmiylashtirilgan- ligi yana bir bor tekshiriladi. Ya’ni yuborilgan xatlarni qayta ishlash, saralash, murojaat qilish, konvertlarga joylashtirish, kleylash, jo'natmalarning qiymatini aniqlash, ro‘yxatdan o‘tgan pochta uchun registmi tuzish va pochta jo‘natmalariga xat yozish kabilar amalgi oshiriladi.
Yuboriladigan barcha hujjatlar qabul qiluvchilar manzillari bo‘yicha saralanadi. Doimiy qabul qiluvchilar uchun oldindan tayyorlangan konvertlar ishlatiladi, ularning manzillari tezkor ko‘paytirish vositalari bilan chop etiladi. Agarda hujjatlar ikki yoki uchta manzilga yuboriladigan bo‘lsa, ularning har biriga yuboriladigan manzilni yozib chi?ish kerak. Hujjat bir vaqtning o‘zida to‘rtdan ortiq qabul qiluvchilarga yuborilganda, habamomaga ro‘yxat tuziladi, u hujjatning nusxalari bilan birga yuboriladi.
Hujjat yuritish madaniyatiga ko‘ra hujjatlar imzolangan kunga yuborilishi kerak, bularni АКТ vositalaridan telegrammalar va barcha shoshilinch aloqalar yordamida amalga oshiriladi. Ichki hujjatlar quyidagi bosqichlardan o'tadi: hujjat loyihasini tayyorlash, qayta chop etish, muvofiqlashtirish, ko‘rish, imzolash, qabul qiluvchiga topshirish. Shuning uchun, ularni tayyorlash va ro‘yxatga olish bosqichlarida oiish jarayonlari chiquvchi hujjatlar bilan bir xil va ijro bosqichida kiruvchi hujjatlarning jarayonlari bilan mos keladi. Biroq, ba’zi ichki hujjatlar o‘z yo‘nalishlariga ko‘ra ayrim alohida xususiyatlarga ega bo‘lishi mumkin. Rasmiy hujjatlar (buyruqlar, farmoyishlar) yuridik bo‘lim orqali oiadi. Ba’zi ichki hujjatlar idorada ro‘yxatga olinadi, ularning indeksatsiyasi (aktlari, bayonnomalar, buyruqlar) mavjud bo‘lib, ko‘pincha nusxa ko‘chirish-ko‘paytirish xizmatida ko'paytiriladi va tarkibiy bo‘linmalarga yuborishni talab qiladi.
Do'stlaringiz bilan baham: |
