8Мавзу. Менежер фаолиятини ташкил қилиш

8.3. Раҳбар фаолиятини ташкил этишдаги воситалар ва асбоб-анжомлар
Юқорида баён этилганлардан маълум бўлдики, менежер ишини режалаш ва уюштиришда муайян мураккабликлар мавжуд бўлиб, улар махсус воситалар ва асбоб-анжомлардан фойдаланишни талаб қилади. Жаҳон амалиётида мазкур масалада бой тажриба тўпланган. Масалан, кўпгина мамлакатларнинг менежерлари ўз фаолиятларини режалаш ва бошқариш мақсадида вақт кундаликларидан жуда кенг фойдаланадилар.
Вақт кундалиги – ишни бошқаришнинг самарали воситаси бўлиб, ишларнинг бажарилишини соатма-соат режалаштириш, кундалик вазифаларни умумий ишнинг бир қисми сифатида белгилаб, улар орасидан энг муҳимларини алоҳида ажратиб олиш имконини беради.
Бундай кундалик папка шаклидаги махсус тикма тўпламдан иборат бўлиб, эгасининг хоҳишига кўра унга махсус карточкалар, графиклар, жадваллар ва молиявий ҳисоботлар жойланиши мумкин. Карточкаларда йиллик режалар (махсус бўлмаларга ажратилган катакларга ҳар ҳафтада узоқ муддатли режалар), кундалик режалар бўлиб, уларда ҳамма ишлар ярим соатгача аниқликда кўрсатиб қўйилади. Шу тари.а кунлик дастурнинг ҳар бир бандини узоқ вақтга мўлжалланган вазифалар билан таққослаш мумкин
бўлади.
Янги кунлик “кириш” варақларида ҳафталик ва ойлик варақлардаги барча муддатлар кўрсатилиши керак. Уларга тегишли варақлардан барча саналар – тўлов кунлари, таътилга кетиш,туғилган кунлар (шу жумладан, ходимларники ҳам) ўтказиб қўйилади. Шу тариқа, кундалик мунтазам тўлдириб борилган тақдирда, ҳеч нарса йўқотилмайди ёки унутилмайди. Хизматга оид ва хусусий ишлар бўлимида (тегишли варақлар ва формулярларда) қуйидаги маълумотларни ёзиб бориш ва доимо ёнда олиб юриш мумкин:
- ярмаркалар ўтказиш муддатлари;
- китобларнинг рўйхатлари;
- поезд ва самолётларнинг жадвали;
- туғилган кунлар рўйхати;
- режалаш учун универсал варақлар;
- фикр ва ғояларни ёзиб юриш учун карточкалар ва ..к.
Вақтни белгилаш усули вақт кундалигининг бир туридир. У ўз вақтини бошқаришнинг жуда аниқ тизими бўлиб, вақтдан унумли фойдаланиш имконини беради. Бундай кундаликни тузиш учун тоқат ва вақт талаб қилинади. Лекин унга сарфланган вақт ўзини оқлайди. Бу кундалик йил, ой, ҳафта ва шу кабиларни ўз ичига олган, сим халқаларга ўрнатилган буклетлардан иборат бўлади. Бундан ташқари, ҳар кунги иш ярим соатдан тақсимланади. Бундай тизимнинг афзалликлари қуйидагича:
- каттароқ даврга (йилга) мўлжалланган ҳаётий режалар ва иш режаларини пухта ўйлаб, тартибга солиш ва уларнинг босқичма-босқич бажарилишини (ойлар, ҳафталар ва ..к.) режалаш;
- бошқа ишларга чалғимай, белгиланган режаларга аниқ амал қилиш.
Шу мақсадда катта шахсий “Фолифакс”дан фойдаланиш мумкин. Маълумотларнинг ихчам базасидан иборат бўлган “Фолифакс”да қуйидаги бўлимлар бўлади:
- шахсий маълумотлар( ҳисоб рақамлари, машина, суғурта рақамлари ва ..к.);
- йилнома (бутун тақвим йили учун);
- ёзув дафтарчаси –блокнот;
- ахборот;
- шахсий молия(пуллар);
- манзил дафтарчаси;
- ташрифнома, ҳужжатлар ва пуллар учун пластик ҳамён.
“Тайм Менежер”да ҳамма ишнинг мазмуни ҳам, шакли ҳам икир-чикиригача пухта ўйлаб белгиланган. Унинг уч хил асосий нусхаси мавжуд:
стандарт, махсус ва “раҳбар”. Уларга кирадиган бланка ва ашёларни ўзгартириб ва тўлдириб, ана шу асосий нусхаларнинг ҳар бирини муайян фаолият тури учун, масалан, савдо вакили, котиб, лойиҳа раҳбари, илмий ходим учун мослаштирса бўлаверади.
“Тайм Менежер”нинг ҳар бир асосий нусхаси тўплами бешта асосий таркибий қисмдан иборат:
- халқасимон қисқичли папкалар;
- бланкларнинг стандарт тўпламлари жойланган қутичалар;
- “Тайм Менежер”дан фойдаланиш ҳақидаги “Шахсий самарадорлик калити” қўлланмаси.
Халқасимон механизмли папкада қуйидагилар бор:
- 17 та хатчўп;
-алифболи телефон дафтарчаси ва 18ойлик тақвим–ёзув дафтарчаси жойланган ажралувчан муқова. Бу муқовада чек дафтарчаси, блокнот ва кичкина ҳалам учун ҳам жой бор;
- автомат қалам;
- “Тайм Менежер” стандарт бланклари тўпламига кирувчи ҳар бир бланкдан бир нусха.
“Тайм Менежер” тизими қуйидаги имкониятларни беради:
- ишда юқори натижаларга эришиш;
- асосий вазифаларни белгилаш;
- вазиятни тўғри баҳолаш;
- муҳим ишларни унутмаслик;
- вақтдан самарали фойдаланиш;
- бошқа кишилар билан яхшироқ ҳамжиҳат бўлиш;
- ўз ижодий имкониятини ошириш;
- вазифаларни тўғри тақсимлаш;
- ўзгаришларга эгилувчанлик билан осойишта муносабатни ривожлантириш.
Кўриб чиқилган тизимлардан ташқари режалаш учун ёрдамчи воситалар ҳам бор. Магнит тахталари, модул тахталари, ёпишқоқ тахталар ва шука шу жумлага киради. Ана шу ёрдамчи воситалардан жуда кўп соҳаларда: ҳисобот статистикасини, ишлаб чиқариш режаларини, иш графикларини тузиш ва юритиш; ишлаб чиқариш самарадорлигини, турли режалар тузилишини назорат қилишда фойдаланиш мумкин. Уларда харид қилиш ва етказиб бериш кўрсаткичларини ҳам қайд этса бўлади.Улар ёрдамида ташкилотнинг ташкилий тузилмасини такомиллаштириш ва иш хоналарининг чизмаларини тузиш мумкин
Calendar (Календарь) ёки кундалик вақтни ва турли тадбирларни режалашга мўлжалланган. Ундаги бўлимга режаланаётган барча воқеалар тўғрисидаги ахборотни киритиш, яқинлашаётган воқеалардан хабардор қилиш, турли ахбортларни, масалан, ҳаражатлар тўғрисидаги ахборотни белгиланган тадбирлар билан боғлаш, такрорланадиган воқеаларни, масалан, ҳафталик кенгашлар кунини белгилаш, бўш вақт топиш имкони бор;
Address (Манзиллар) бўлими манзилнома дафтарчаси вазифасини бажаради. Бу бўлим иш юзасидан мулоқотда бўладиган одамларнинг манзиллари, телефон раҳамларини, унинг оиласи тўғрисидаги маълумотларни ёзиб бориш, исм-шарифлар ва компанияларга оид ёзувларни саралаш имконини беради;
Anniversari (Муҳим саналар) бўлими ҳар йили эслаб турилиши лозим бўлган муҳим саналар (туғилган кунлар, фирма ташкил топган кун ва б.ш...) рўйхатини юритиш учун мўлжалланган. Бу бўлим йиллар, ойлар бўйича ёзувларни саралаш ва кўздан кечириб бориш, сана яқинлашганини эслатиб туриш имконини беради.
Calls (Телефон қўнғироқлари) телефон қўнғироқларини режалаш ва автоматлаштириш учун мўлжалланган. Бу бўлим режадаги қўғироқлар ақидаги маълумотни телефон дафтарчасига ёзиб бориш, зарур қўнғироқларни эслатиш, кириш қўнғиро.ларини вақти билан бирга қайд этиш, абонентга модем ёрдамида қўнғироқ қилиш имконини беради;
Тоифалар ёрдамида турли бўлимларга мансуб унсурлар Гуруҳини бошқариш, масалан, фақат танлаб олинган унсурлар Гуруҳини кўздан кечириш ва у билан ишлаш мумкин бўлади. Ўзига тегишли тоифалар яратиш имкони ҳам бор. Мазкур дастурнинг бой функционал имкониятлари ва фаҳмлаш учун тушунарли интерфейси ишларни ташкил қилишни анча осонлаштириш ва менежер меҳнатининг унумдорлигини ошириш имконини беради. Кейинги йилларда мамлакатимиз ташкилотларида Майкрософт Офис дастурлари тўпламидан турли йилларга оид нусхаларни ишга солиш одат тусига кирган.
Эътиборингиз учун рахмат !!!