0 ‘zbekiston respublikasi oliy ya

4. Hujjatlar yig‘majildini tasdiqlovchi varaqni tuzish. U arxiv saqlovining har qanday birligiga belgilangan shaklda tuziladi jva raqamlash xususiyatlarini qayd etish, yig'majild va ichki ro‘yxat varaqlari sonining hisobini yuritish, hujjatlar yig'm ajildini shakllantirish xususiyatlari (elimlangan hujjatli varaqlar, joylanmali konvertlar, rasmlar va shu kabilaming mavjudligi)ni qayd et sh uchun tuziladi. H ujjatlar yig‘majildini tasdiqlovchi varaqni hujjatning orqa tomonida yoki yig'majild muqovasida tuzish nlan etiladi.
5. Hujjatlar yig‘majildi muqovalari rekvizitlarini rasmiy- lashtirish. Yig‘majildga kiritilgan hujjatlar yaratilgan sanaga qadar bo'lgan holatga ko‘ra tashkilot nomi va uning bevosita bo‘ysunishi, yig‘majild (jhd, qism) sarlavhasi, yig‘majildga kiritilgan hjuj-
jatlarning birinchi va oxirgi sanalari, yig'majilddagi varaqlar soni aniqlanadi. j
P. Yig‘majildni tikish yoki muqovalash. Yig‘majildni taslikil etadigan doimiy saqlanadigan hujjatlar shunday tikiladi yloki muqovalanadiki, barcha hujjatlarning matnini, ularga qo'yilgan sanalar, vizalar va rezolutsiyalami erkin o ‘qish imkoniyati ta’rrlin-

www.ziyouz.com kutubxonasi

lansin. Alohida muhimlik qiymatiga ega hujjatlar uch klapanli bog‘ichli berk qattiq papkalarda yoki karton futlyarlarda (qutilarda) saqlanadi. Standart olchamdagi hujjatlarda rasmiylashtiriladigan hujjatlar uchun (aksariyat hollarda doimiy va vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlanadigan hujjatlar shunday rasmiylashtiriladi) — bu qattiq karton muqova yoki alohida papka.
Hujjatlar yig'majildlarini ishlashning belgilangan qoidalariga rioya qilishdan maqsad:
1) saqlashga topshiriladigan hujjatlarning butligini ta ’- minlash;
2) hujjatlar yig‘majildlarini arxivda saqlashga to‘liq tayyorlash, chunki arxiv hujjatlar yig‘majildlarini rasmiylashtirish bilan shug‘ullanmasligi kerak; arxiv faqat muqovaga arxiv shifrini qo'shib qo‘yadi.