№ Наименование тем

3. Проверка состояния складского хозяйства и сохранности материальных запасов.

Обстановка с обеспечением предприятий материальными ресурсами и их сохранностью остается весьма сложной. Это обусловлено не только их дефицитом и в определенной степени недостаточной сохранностью тех материальных ресурсов, которыми располагает предприятие. Поэтому проверка состояния складского хозяйства и сохранности материальных ресурсов является одной из важнейших аудиторских процедур.
С помощью данных бухгалтерского учета нельзя получить в полном объеме информацию о состоянии складского хозяйства и сохранности материальных ресурсов. Аудитор для комплексного изучения этого участка деятельности предприятия обследует - склады, кладовые, цеха и другие места хранения материальных ресурсов.
Путем обследования выявляются недостатки в организации хранения материальных запасов (соблюдение санитарных норм, температурных режимов, влажности воздуха помещения при хранении, правильность укладки ценностей, наличие на них этикеток, наклеек и т.п.); состояние противопожарной охраны (закрепление ответственных лиц, обеспеченность необходимым инвентарем, средствами защиты от огня и др.); оснащенность складов техникой, оборудованием, необходимыми приборами и правильность их эксплуатации. В ходе обследования особое место отводится проверке закрепления материальной ответственности за работниками, связанными с приемками, хранением и отпуском материальных ресурсов. Надо иметь в виду, что прежде чем приступить к выполнению своих служебных обязанностей, материально-ответственные лица обязаны изучить правила приемки материальных запасов, а также ведение их учета в местах хранения. Важнейшим условием обеспечения сохранности материальных запасов являются разработка и вручение материально-ответственным лицам стандартов или должностных инструкций, в которых определяются обязанности и права работников, распорядок их работ, порядок приемки и отпуска запасов, их документального оформления, ведения количественного учета на складах, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию и др. Все эти вопросы должны быть изучены в процессе обследования.
При обследовании мест хранения материальных запасов по имеющимся документам у материально-ответственных работников проверяют, своевременно ли они оформляются при приемке и отпуске запасов и своевременно ли производятся записи в книге или карточке складского учета. Наличие документов на складе, которые еще не сданы при отчетах в бухгалтерию, а также складского учета позволяют выяснить, нет ли на складе неучтенных излишков материалов и готовой продукции. Они могут создаваться несколькими способами: за счет замены сырья и материалов в весе, жирности, упитанности, влажности, понижения их сортности; при отпуске готовых изделий покупателям в результате обвеса, обсчета, обмера; необоснованного оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.
Обычно неучтенные излишки материальных ресурсов хранятся отдельно от учтенных, либо припрятываются в подготовленных нишах, отдельных кладовых и т.п., а поэтому имеется возможность без особых затрат времени их обнаружить. Для выявления неучтенных излишков материалов, готовой продукции и других запасов в процессе обследования можно использовать данные складского учета. Если создаются неучтенные излишки, в складском учете расход определенного вида запасов за определенные периоды превышает их приход, и таким образом, накапливаются неучтенные излишки соответствующих запасов. Этот перерасход перекрывается за счет последующего поступления и оприходования материальных запасов аналогичных наименований и сортов. Такие излишки обычно изымаются за счет последующих поступлений или выписки бестоварных документов до проверки их фактического наличия при последующей инвентаризации. Важнейшими условиями предупреждения расхищения материальных ресурсов является должная организация пропускной системы при ввозе на территорию предприятия. Источниками проверки являются книги регистрации пропусков, журналы взвешивания грузов на автомобильных весах, сообщения охранников-контролеров и органов милиции о вывозе и выносе с территории предприятия материальных ресурсов без должного оформления, приказы (распоряжения) о принятых мерах по устранению выявленных нарушений.
В конце обследования проверяющие могут сами производить контрольные проверки поступивших материальных ресурсов и вывоза готовой продукции, проводить контрольные инвентаризации отдельных видов материалов и готовой продукции.
Обследование состояния складского хозяйства и обеспечение сохранности материальных запасов в сочетании с последующей документальной проверкой дает возможность сделать обоснованные выводы о сохранности материальных ресурсов и разработать профилактические мероприятия.
На предприятиях важную роль в обеспечении сохранности имущества имеет правильный подбор работников на должности с материальной ответственностью. На эти должности нельзя назначать лиц, не имеющих специальной подготовки и уволенных ранее с работы за хищения и злоупотребления. Поэтому при проведении ревизий по документам, находящимся в личном деле (трудовым книжкам, документам об образовании, выпискам из приказов), проверяют, соблюдается ли указанный порядок подбора материально-ответственных работников. У лиц, бывших в прошлом судимыми за корыстные преступления, в обязательном порядке должны быть проведены инвентаризации запасов и сплошная проверка документов по движению врученных им материальных запасов.