Ўзбекистон республикаси ахборот технологиялари ва коммуникацияларини ривожлантириш вазирлиги муҳаммад ал-хоразмий номидаги


ЗАДАЧА ВЫБОРА СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО



Download 7,66 Mb.
Pdf ko'rish
bet125/267
Sana25.02.2022
Hajmi7,66 Mb.
#300373
1   ...   121   122   123   124   125   126   127   128   ...   267
Bog'liq
туплам 21(06.04)

ЗАДАЧА ВЫБОРА СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА 
С.Ш. Муминова (ассистент, ТУИТ им. Мухаммад ал-Хоразмий) 
Современное 
делопроизводство 
невозможно 
организовать 
без 
использования программ электронного документооборота. Системы 
электронного документооборота внедрены в большинстве крупных 
организаций государственного сектора, постепенно переходят на него и 
небольшие предприятия. Где-то решения реализуются на простых 
платформах, например, на базе 1С, где-то используются более 
технологичные варианты программного обеспечения, интегрированные в 
общую сферу автоматизации предприятия. Электронный документооборот 
позволяет упростить и оптимизировать процесс создания, согласования, 
хранения документов любого уровня важности. Но пользователей часто 
волнует не только вопрос удобства работы с программой, насущной 
становится задача сохранности важной информации при работе с договорами 
или перепиской. 
Сущность системы электронного документооборота проста. Каждый 
возникающий в компании документ общераспорядительного и правового 
характера - приказ, договор, внутреннее положение - становится базовой 
единицей, подлежащей обработке в электронном документообороте. Бухгал-
терские и производственные документы (накладные, счета-фактуры, путевые 
листы) обычно не обрабатываются таким образом. Но это правило работает 
только для стандартных программ, обеспечивающих делопроизводство.
Многофункциональные современные программные продукты предла-
гают в качестве дополнительных финансовые блоки и CRM-модули, храня-
щие и обрабатывающие информацию, связанную с взаимодействием с клиен-
тами. Если контрагенты по какому-либо договору приняли решение 
подписывать все связанные с ним приложения электронной подписью (ЭП), 
в систему документооборота попадут накладные и счета-фактуры, которыми 
будут обмениваться поставщик и покупатель или заказчик и подрядчик, при 


260 
этом информация из них будет оперативно перекачиваться в бухгалтерские и 
производственные модули. 
Наличие 
электронных 
подписей, 
сгенерированных 
разными 
удостоверяющими центрами, не станет проблемой, если разработчик 
программного обеспечения предоставил возможность пользователю работы с 
разными сертификатами. Это предусмотрено в большинстве программных 
продуктов, работающих с ЭП как с необходимой опцией, то есть для всех, 
кроме простых, предназначенных для офисного делопроизводства. 
Документ при обработке получает свой уникальный номер и карточку, в 
которой отмечаются все этапы его жизни. В карточку попадает следующая 
информация: 

инициатор – лицо и подразделение; 

целевой характер; 

цена (если она предусмотрена, например, для договоров); 

классификация – общехозяйственные договоры, приказы, поручения, 
протоколы; 

маршрут согласования, он может быть разным для головного офиса и 
филиалов, для документов разного целевого назначения, разной 
стоимости – меняются согласующие подразделения; 

сделанные при визировании замечания и их судьба; 

дата итогового визирования; 

назначенные исполнители; 

результаты исполнения; 

дата прекращения срока действия. 
На всем протяжении своей жизни документ в той или иной форме – 
картинки или текстового файла – путешествует по сетям внутри компании и 
выводится на экраны монитора. На этом пути он неоднократно может быть 
скопирован, перехвачен, сфотографирован с экрана. Поэтому службы 
безопасности при выборе системы электронного документооборота ставят 
вопрос о том, насколько надежно предложенное решение с точки зрения 
хранения и обеспечения безопасности конфиденциальной информации. 
Выбор систем электронного документооборота является задачей, 
состоящей из нескольких подзадач – определение цены, степени защиты 
информации, функционала.
В зависимости от функционала системы электронного документо-
оборота делятся на несколько групп: 

программы, работающие в основном как электронный архив.
При 
выборе таких программ акцент делается на удобстве хранения 
документов и поиска по базе, он может быть более или менее четким 
или нечетким, по названию, цели, фразам из текста, другим атрибутам; 

продукты, делающие акцент на удобстве workflow (маршрутизации).
Здесь четко прописывается процесс создания и обработки базовой 
единицы информации, который меняется на каждом этапе его 


261 
путешествия. Маршрутизация обычно задается жесткая, прописанная 
программистами для каждого типа изначально; 

системы гибридного типа, соединяющие преимущества двух 
предыдущих.
Для них характерна наряду с жесткой мягкая 
маршрутизация, 
когда 
путь 
конкретного 
файла 
задается 
самостоятельно руководителем соответствующего подразделения; 

электронный документооборот, предполагающие совместную работу 
с файлами (collaboration).
Они изначально не настроены на жесткую 
иерархичность и создают удобство для проектных работ, когда каждый 
участник группы вносит свой вклад в обработку общего решения. Так 
как они часто используют форумный тип обсуждения и размещение 
файлов на открытых для общего доступа площадках, вопросы 
безопасности в них решены наиболее слабо; 

многозадачные продукты с дополнительными сервисами. 
Так, CRM 
может быть встроена в документооборот, а не наоборот. 
Сотрудники службы безопасности часто тестируют программы 
электронного документооборота на возможность утечек данных. На практике 
системы электронного документооборота, разработанные на высоком уровне, 
обеспечивают большую защиту от утраты информации, чем в ситуации, 
когда файлы просто хранятся в базе, на сервере или компьютерах 
пользователей, не архивируются, не шифруются, бесконтрольно копируются 
и передаются между контрагентами по незащищенным каналам связи 
телекоммуникационных сетей. Тем не менее, при их использовании 
существуют следующие риски: 

несанкционированный доступ третьих лиц к архиву документов при 
его хранении как на сервере, так и в «облаке»; 

утечка документов или информации при передаче по незащищенным 
каналам связи или в незашифрованном виде; 

копирование или изменение файлов пользователями. 
В большинстве продуктов электронного документооборота предусмот-
рены технические решения, устраняющие все или большинство рисков, 
кроме риска копирования. Это такие решения по защите конфиденциальной 
информации, как разграничение прав пользователей, контроль доступа, 
шифрование документов при хранении и передаче, возможность работы 
только с фотографиями страниц, электронная подпись. Выбор должен 
основываться и на том, какие из этих средств реализованы в конкретном 
предложении. В случае полноценного технического решения степень 
сохранности сведений и их текстовых версий существенно повышается по 
сравнению с обычным типом их обработки. 
Риски утраты данных, находящихся в облачном хранилище, 
устраняются уровнем сервиса, предлагаемого разработчиком программы. 
Большинство 
разработчиков 
готовы 
гарантировать 
абсолютную 
защищенность собственного облачного архива на уровне технологий, 
одобренных для хранения персональных данных, так как и они часто 


262 
содержатся в файлах программы. Это значит, что документы шифруются, 
криптооперации (согласование, подписание электронной подписью) с ними 
проводятся по защищенным каналам связи. Такие сервисы также применяют 
двухфакторную аутентификацию при входе в систему с мобильного 
устройства. 
В заключении стоит отметить, что приобретение функциональной и 
эффективной программы электронного документооборота помогает 
оптимизировать ключевые процессы работы предприятия, сократить расходы 
и время, требуемое для обработки файлов, повысить ответственность 
исполнителей. 
Дополнительным 
позитивным 
фактором 
становится 
повышенный уровень сохранности данных, охрана от утечек и копирования. 
При выборе программы электронного документооборота следует обращать 
внимание на ее функционал и уровень обеспечения безопасности. 

Download 7,66 Mb.

Do'stlaringiz bilan baham:
1   ...   121   122   123   124   125   126   127   128   ...   267




Ma'lumotlar bazasi mualliflik huquqi bilan himoyalangan ©hozir.org 2024
ma'muriyatiga murojaat qiling

kiriting | ro'yxatdan o'tish
    Bosh sahifa
юртда тантана
Боғда битган
Бугун юртда
Эшитганлар жилманглар
Эшитмадим деманглар
битган бодомлар
Yangiariq tumani
qitish marakazi
Raqamli texnologiyalar
ilishida muhokamadan
tasdiqqa tavsiya
tavsiya etilgan
iqtisodiyot kafedrasi
steiermarkischen landesregierung
asarlaringizni yuboring
o'zingizning asarlaringizni
Iltimos faqat
faqat o'zingizning
steierm rkischen
landesregierung fachabteilung
rkischen landesregierung
hamshira loyihasi
loyihasi mavsum
faolyatining oqibatlari
asosiy adabiyotlar
fakulteti ahborot
ahborot havfsizligi
havfsizligi kafedrasi
fanidan bo’yicha
fakulteti iqtisodiyot
boshqaruv fakulteti
chiqarishda boshqaruv
ishlab chiqarishda
iqtisodiyot fakultet
multiservis tarmoqlari
fanidan asosiy
Uzbek fanidan
mavzulari potok
asosidagi multiservis
'aliyyil a'ziym
billahil 'aliyyil
illaa billahil
quvvata illaa
falah' deganida
Kompyuter savodxonligi
bo’yicha mustaqil
'alal falah'
Hayya 'alal
'alas soloh
Hayya 'alas
mavsum boyicha


yuklab olish