Zamonaviy elektron yozishmalarga qo'yiladigan talablar

Zamonaviy elektron yozishmalarga qo'yiladigan talablar
1-qoida:
ish elektron pochtasi faqat rasmiy yozishmalar uchun ishlatiladi
Bu eslatma nafaqat tegishli ish maktubi etiketi biznes etikasiga va obro'-e'tiboringizni saqlashga qanchalar. Har doim esda tutingki, siz ish kompyuteringizdan yuborgan barcha xatlar serverda saqlanadi va agar xohlasangiz, menejeringiz ularni ko'rib chiqishi mumkin.
2-qoida:
Qoida sizning xabaringiz qabul qiluvchilar doirasini aniqlaydi
Agar siz menejerga xat yozsangiz, unda bitta adresat bo'lishi kerak - rahbar, agar siz hamkasblar yoki bo'ysunuvchilarga yozsangiz, u holda bir nechta adresat bo'lishi mumkin. Ular vergul bilan ajratilgan holda "Kimga" maydoniga, barcha manfaatdor shaxslar - "Nusxa ko'chirish" maydoniga kiritiladi. Bu xabar matnida eslatib o'tilgan uchinchi shaxslar bo'lishi mumkin. Qo'shimcha nusxalarni, ayniqsa rahbariyatga yubormaslikka harakat qiling. Bo'ysunish va rozi qilish istagi sizni bezamaydi. Xatning "ko'r nusxalari" mavjudligi sizga yanada yomonroq xizmat qiladi. Siz intrigan sifatida tanilasiz.
3-qoida:
maktubning maqsadi siz uchun ham, qabul qiluvchi uchun ham shaffof bo'lishi kerak
Xabaringizning maqsadini aniq ko'rsating: xabarni o'quvchidan qanday harakat kutmoqdasiz? Qanday reaktsiya bo'lishi kerak. Bu maqsad nafaqat siz uchun, balki qabul qiluvchi uchun ham shaffof bo'lishi kerak.
Xabarning maqsadi hikoyaning shakli va grammatikasini oldindan belgilaydi:
sizning fikringiz va vaziyatni baholashingiz 1 kishidan foydalanishni o'z ichiga oladi ("men" va "biz");
so'rov, ko'rsatma, harakat motivatsiyasi 2 kishidan foydalanishni o'z ichiga oladi ("siz" va "siz");
hodisalar haqida tashqi kuzatuvchi nuqtai nazaridan xabar berish 3 kishidan ("u" yoki "ular") foydalanishni o'z ichiga oladi.
4-qoida:
"mavzu" maydonini bo'sh qoldirmang
Aksariyat foydalanuvchilar bilan boshlanadi elektron pochta orqali"mavzu" sohasini o'rganishdan. Ba'zan ular shu bilan yakunlanadi. Xabaringiz o'qilgunga qadar o'chirilishiga yo'l qo'ymaslik uchun mavzuni iloji boricha aniq, ma'lumotli va ixcham saqlashga harakat qiling. "Ma'lumot so'rovi", "Moskvadan", "o'zgartirilgan versiya" kabi noaniq mavzularga yo'l qo'yilmaydi. Muvaffaqiyatli mavzularga misollar:
"Moskvada matematika bo'yicha olimpiada uchun jamoa a'zolari ro'yxati"
"Sakkizinchi ustaxonaning nosoz uskunalari ro'yxati 01.06.17 yildagi"
Proyeksiya uskunalari bozorini o'rganish 2017 yil
Agar siz xabarga javob bersangiz, "mavzu" maydonida "Qayta" belgisi paydo bo'ladi, uni o'chirish tavsiya etiladi.
5-qoida:
an'anaviy xabar tuzilishiga yopishib oling
Xatning tuzilishi sodda va tushunarli, ammo undagi har bir element talab qilinadi:
Salom va manzil;
Asosiy blok;
Xulosa bloki;
Imzo
Bog'lanish uchun ma'lumot.
6-qoida:
salomlashish va murojaat qilish - o'zaro tushunish kaliti
Hech qachon "Xayrli kun" iborasini tabrik sifatida ishlatmang. Bu yomon ohang. Universal "Salom!" yoki "Xayrli kun!". Rasmiy xat darhol "Hurmatli (ism va otasining ismi)" yoki "Hurmatli janob (familiya)" murojaati bilan boshlanishi mumkin. Qaysi variant afzalroq - ism, otasining ismi yoki familiyasi? Bu erda qoida shunday - agar siz shunchaki aloqa o'rnatayotgan bo'lsangiz va manzilga birinchi marta xabar yozayotgan bo'lsangiz, u holda aloqa o'rnatilganda va ikkinchi marta xabar yozganingizda, familiya bilan murojaat qilish o'rinlidir. ismi va otasining ismi.
Agar xabarda bir nechta manzillar bo'lsa, sizga yaqin bo'lgan kasb vakillariga murojaat qilsangiz, "Hurmatli janoblar" yoki "Hurmatli hamkasblar" ga murojaat qilish mos variant bo'ladi. Murojaat oxirida siz undov belgisi yoki vergul qo'yishingiz va matnning o'zini kichik harf bilan yangi xatboshi bilan boshlashingiz mumkin. Qaysi variantni tanlash kerak? Rasmiy xatda yoki siz katta ahamiyatga ega bo'lgan xabarda undov belgisini qo'ying va oddiy ish xabarida vergul qo'ying.
7-qoida:
ixchamlik asosiy afzallik hisoblanadi elektron pochta
"Maksimal ma'no - minimal so'zlar" - bu biznes yozishmalarining oltin shiori.
G'oyalar taqdimoti quyidagicha bo'lishi kerak:
o'ziga xos;
izchil;
qisqacha;
tushunarli.
Qisqa jumlalar bilan yozing - bu siz uchun osonroq va qabul qiluvchi uchun aniqroq. Matnni paragraflarga bo'ling, shunda ko'rib chiqish va kerakli ma'lumotlarni topish osonroq bo'ladi.
Yana bir maslahat: bitta mavzu, bitta post. Agar siz bir-biriga bog'liq bo'lmagan bir nechta masalalarni ko'rib chiqmoqchi bo'lsangiz, bir nechta turli fikrlarni ajratib ko'rsating, so'ngra har bir mavzuga alohida matn ajrating. Albatta, "Mavzu" maydonida ushbu fikr yoki savol qisqa shaklda bo'lishi kerak.
Uzoq yozishmalar bo'lsa, siz o'zingizni "Hurmat bilan" so'zlari va familiya bilan ism bilan cheklashingiz mumkin.
14-qoida:
postscript ishlatmaslikka harakat qiling
Postskriptdan foydalanishga bitta holatda ruxsat beriladi - agar xat yozish paytida qabul qiluvchi bilan bevosita bog'liq bo'lgan muhim voqea sodir bo'lgan bo'lsa.
Misol: P.S. Samolyot chiptalari bir soat oldin yetkazilgan.
15-qoida:
o'qiganligi to'g'risidagi kvitansiyadan maqsadga muvofiq foydalaning
Ushbu bildirishnomaning maqsadi, qabul qiluvchidan ba'zi harakatlarni bajarishi kutilmoqda. U faqat tashqi yo'nalishlar uchun ishlatiladi.
16-qoida:
"yuqori ahamiyatga ega" bayrog'idan ortiqcha foydalanmang
Lev Tolstoyning “Bo‘rilar!” deb baqirishni yaxshi ko‘radigan bola haqidagi masalini eslaysizmi? Uning hazillariga hamma shu qadar ko‘nikib qolgan ediki, bo‘rilar unga chindan ham hujum qilganda, uning faryodiga hech kim javob bermadi.
Haqiqatan ham xatning ahamiyatini ko'rsatishingiz kerak bo'lganda, barcha kerakli bayroqlar allaqachon qo'llaniladi.
17-qoida:
barcha ma'lumotlarni, raqamlarni va nomlarni ikki marta tekshiring
Buni qoidaga aylantiring - yuborishdan oldin, qayta o'qing xat, barcha raqamlarni tekshiring, familiya va bosh harflarni aniqlang. Kichkinagina xatolik sizning o'rningizni yo'qotishi mumkin.
18-qoida:
elektron pochtaga darhol javob bering
Agar biron sababga ko'ra siz darhol javob bera olmasangiz - masalan, sizda barcha ma'lumotlar yo'q yoki shunchaki tayyor bo'lmasangiz, xat olinganligini yozing va keyinroq javob berasiz. DA aks holda oluvchi xat olinganiga yoki xatolik bilan o'chirilmaganiga ishonch hosil qilmaydi.
Elektron pochta nima? Bugungi ish dunyosida bu:
Yuzingiz. Elektron pochta yordamida siz kontragentning ko'z o'ngida ijobiy imidj yaratishingiz yoki birinchi taassurotni buzishingiz mumkin.
Sizning ish vositangiz. Tashqi dunyo bilan ko'p aloqa elektron pochta orqali amalga oshiriladi. Shuning uchun, ushbu vositani yaxshi bilsangiz, hayotingizni ancha osonlashtirasiz.
Kuchli chalg'itish. Tashqi dunyo sizni olishga, chalg'itishga va sizni yiqitishga harakat qilmoqda to'g'ri yo'l elektron pochta orqali.
Ushbu pozitsiyalardan va elektron pochta bilan ishlashga qarang. Oddiydan boshlaylik.