Xodimlar mehnatini tashkil etish

4. Menejer faoliyatini rejalashtirish va tashkil qilish uchun qurollar

Menejer ishini rejalashtirish va tashkil qilishda maxsus qurollardan foydalaniladi.

Vaqtning kundaligi - bu ishni boshqarishning uni soatlar bo'yicha bajarilishini rejalashtirish, umumiy maqsadning bir qismi sifatida kundalik vazifalarni belgilash va ulardan eng muhimlarini ajratishga imkon beruvchi vositadir.
Kundalik maxsus papka - tez taqqichdan tashkil topadi, unga foydalanuvchi ning istagi bo'yicha maxsus varaqachalar, grafiklar, jadvallar va moliyaviy hisobatlar solib qo'yilishi mumkin. Varaqachalarda yillik rejalar (uzok muddatli rejalar haftalar bo'yicha kiritilgan kataklarga ajratilgan setka) va barcha ishlar yarim saotgacha aniqlik bilan taqsimlangan kunlik rejalar mavjud bo'ladi. Shunday qilib, kundalik dasturning har bir bandini kengroq vaqtli vazafalar bilan solishtirish mumkin. Avval tegishli kataklarni to'ldirish va kerakli ishlarning ro'yxatini tuzish uchun qat'iyat va intizom talab qilinadi. Ammo bu ro'yxatni tuzish, oldinda turgan vazifalar va faoliyat turlarini ranjirovkalash mehnatni tashkil qilishni yaxshilash va vaqtdan foydalanishni ratsionallashtirishga yordam beradi.
Vaqtning kundaligi shaxsiy ishchi kartotekasidan iborat bo'lib, unga alohida varaqlar tikilgan va u o'zining ko'rgazmaliligi bilan qulaydir. U bir vaqtda stol kalendari, shaxsiy kundalik, yon daftarga, rajalashtirish va nazorat qilish quroli, manzillar ro'yxati, ma'lumotnoma va g'oyalar kartotekasi bo'ladi.
Vaqtning kundaligi yana har kuni foydalaniladigan barcha kunlik rejalar, xizmat daftari va varaqlarning ishchi jamlovchisidan iborat bo'ladi.
Vaqtning kundaligi - bu shaxsiy maqsadlarga erishish, vaqtdan samarali foydalanish uchun qo'shimcha vositadir. Uning yordamida nafaqat barcha qisqa va uzoq muddatli vazifalar haqidagi, balki barcha rejalar va loyihalar haqidagi to'liq tassavvurni olish mumkin.
Vaqtning kundaligi quyidagi tuzilishga ega. Kalendar qismida oylik, haftalik va kunlik rejalar uchun har xil ishchi daftarchalar joylashadi. Kunlik rejaga alohida ahamiyat beriladi: bir kunga bir varaq. Bu yerda yana tegishli oylar va xaftalar bo'yicha mulohazalar uchun varaqlar ham bo'ladi, ular muddatlarni boshqa davrlarga kuchirishni yengillashtiradilar. Bu varaqlarni foydalangandan keyin tikish mumkin.
Yangi "kiruvchi" kundalik varaqlarda haftalik va oylik varaqlardan barcha muddatlar ko'rsatilishi kerak. Ularga tegishli varaqlardan sanalar-to'lovlar, ta'tilga ketish kunlari, tug'ilgan kunlar, shu jumladan qo'l ostidagilarniki ham ko'chiriladi. Shunday qilib, kundalik muntazam ravishda to'ldirilgan holda hech nima yo'qolmaydi va esdan chiqmaydi.
Xizmat va xususiy ishlar bo'limida (tegishli varaqlar va ishchi daftarlarda) quyidagi axborotlarni yozish va doimo o'zi bilan olib yurish mumkin:

• 
  yarmarkalarni o'tkazilishi muddati;
  
• 
  kitoblar ro'yxati;
  
• 
  poezdlar va samalyotlarni harakatlanish jadvali;
  
• 
  tug'ilgan kunlar ro'yxati;
  
• 
  rejalashtirish uchun universal varaqlar; g'oyalarni yozish uchun varaqchalar va x.k.
  

Manzillar va telefonlar bo'limida ko'pincha foydalanishga to'g'ri keladigan telefon raqamlari va manzillar yoziladi.
Yana umumiy qism mavjud bo'lib, unga, hamyon kabi, pochta markalari, foto suratlar, chek daftarchalari va pullarni joylashtirish mumkin.
Vaqtning kundaligidan foydalangan holda har kun (hafta, oy)ni muvaffaqiyatli rejalashtirish, o'z ishini tashkil qilish mumkin. Uni qo'llash tufayli ishning sifati oshadi, har kuni bir soatga yaqin ish vaqti tejaladi.
Taymirlash tizimiga ega kundalik ham kundaliklarning turli tumanligi bo'ladi, u o'z ichiga yil, oy, haftalik kundalikni oluvchi simli halqalardagi bukletlardan iborat bo'ladi. Bundan tashkari har bir kun yarim soat oralig'i bilan yozib qo'yilgan. Bu tizim menejerga quyidagilarga imkon berdi:
-hayotiy rejalar va uzoq davr (yil)ga rejalarni o'ylab ko'rish va tizimlashtirish, ularni bosqichma bosqich (oylar, haftalar va x.k. bo'yicha) bajarilishini rejalashtirish;
- boshqa ishlarga chalg'imasdan, qabul qilingan rejalarga aniq rioya qilish.
Ushbu maqsadda yana ma'lumotlarning ixcham bazasidan iborat bo'lgan katta shaxsiy "Folifaks"dan ham foydalanish mumkin. "Folifaks" qo'yidagi bo'limlarni o'z ichiga oladi:
• shaxsiy ma'lumotlar (schetlar, mashinalar, sug'urta va x.k. ning raqamlari);

• 
  kundalik;
  
• 
  yillik (butun kalendar yiliga);
  
• 
  yon daftarcha - bloknot;
  
• 
  axborotlar;
  
• 
  shaxsiy moliyalar;
  
• 
  manzillar kitobchasi;
  
• 
  vizitkalar, hujjatlar va pullar uchun plastikli hamyon.
  

Shunday qilib, "folifaks" menejer hayotining barcha tomonlarini qamrab oladi va unga muammolarni hal qilishda yordam beradi. Shu bilan birga "folifaks" o'zida jiddiy xavfni yashiradi - agar menejer uni yo'qotsa, unda ko'pgina axborotlarni yo'qotadi.
Jahonda keng tan olingan menejer vaqtini rajalashtirish va boshqarishning bir necha aniq tizimlari mavjud. Ulardan biri - bu Yevropada 1 -reytingga ega "Taym Menejer" tizimidir. U birinchi marta Time Manager International kompaniyasi tomonidan ishlab chiqarilgan, bu kompaniya menejment va shaxsiy rivojlanish sohasida Yevropada yetakchi bo'lib, 1975 yilda Daniyada tashkil topgan.
Taym Menejerda hamma narsa ham mazmuni va ham shakli bo'yicha mayda-chuydasigacha o'ylab ko'rilgan. Bundan tashkari mahsulotning keng navlari tufayli Taym Menejerni har qanday shaxsiy so'rovlarga moslashtirish mumkin. Masalan, Taym Menejerning uchta bazaviy variantlari: standartli, maxsus va "rahbar" mavjud. Ularga kiruvchi blankalar va jihozlar majmuasini o'zgatirib va to'ldirib Taym Menejerning bu bazaviy variantlarni istalganini faoliyatning u yoki bu belgalangan turiga maxsus mo'ljallangan turli tumanligiga aylantirish mumkin. Masalan, savdo vakili, kotib, loyiha rahbari, ilmiy xodim, yuqori bo'g'in boshqaruvchisi va h.k.
Taym Menejerning har qanday bazaviy varianti majmuasi beshta asosiy elementlardan tashkil topadi:

• 
  halqali qisqichlarga ega papkalar;
  
• 
  blankalarning standart majmuasiga ega qutilar;
  
• 
  Taym Menejerdan foydalanish bo'yicha "Shaxsiy samadorlikka kalit" yo'riq nomalari;
  

• kompaniya mahsulotlari katologi; qo'shimcha blankalar namunalari.
Halqali mexanizmga ega papkalar turi Taym Menejerning variantiga ko'ra farqlanadilar. Qolgan elementlar uning barcha variantlarida bir xildadir.
Halqali mexanizmga ega papkada qo'yidagilar bo'ladi:

• 
  17 ta xat cho'p;
  
• 
  alfavitli telefon davtarchasi va 18 oylik kalendar - yon daftarchaga ega chiqarib olinadigan muqova. Muqovada yana chek daftarchasi, bloknot va kichkina qalamcha uchun joy bor;
  
• 
  avtomatik qalam;
  

Taym Menejerning standart majmuasiga kiruvchi har bir blankanin bittadan nusxasi.
Taym Menejer tizimi quyidagilarga imkon beradi:

• 
  ishda yuqori natijalarga erishish;
  
• 
  ustivorliklarni belgilash;
  
• 
  holatni to'g'ri baholash;
  
• 
  muhim ishlarni esdan chiqarmaslik;
  
• 
  vaqtdan samarali foydalanish;
  
• 
  boshqa insonlar bilan yaxshi hamkorlik qilish;
  
• 
  o'zining ijodiy solohiyatini oshirish;
  
• 
  vazifalarni to'g'ri taqsimlash;
  
• 
  o'zgarishlarga egiluvchan va xotirjam munosabatda bo'lish.
  

Ko'rib chiqilgan tizimlardan tashqari, rejalashtirish uchun yordamchi vositalar ham mavjud: magnitli taxtachalar, modulli taxtalar, yopishqoq taxtalar va boshqalar. Bu yordamchi vositalardan foydalanishning diapazoni juda keng. Ulardan hisobot statistikasi, ishlab chiqarish rejalari, ish jadvallarini tuzish va olib borish, ishlab chiqarishning samaradorligini nazorat qilish va har xil rejalarni tuzish uchun foydalanish mumkin. Ularda xaridlar va yetkazib berishlarni qayd etish mumkin. Ular yordamida tashkilotning tashkiliy tuzilmasini takomillashtirish, ish inshoatlarining chizmalarini tuzish mumkin. Ammo bu taxtalar birdan bir maqsad emas. Xodimlar ulardan haqiqatan ham yordamchi vositalar sifatida foydalanishlari va ular xodimlarga ishda yordam berishlari muhimdir.
Yana ishni samarali bajarish va ish vaqtidan foydalanishga yordam beruvchi ko'pgina texnik yordamchi vositalar ham mavjud. Ulardan rahbar va uni yaqin yordamchilari foydalanadilar.Ular menejerga o'ziga yuklaitilgan vazifalarni o'z vaqtida bajarish uchun zarurlar.
Bu, xususan, shaxsiy kompyuterlardir. Keyingi yillarda ko'pgina xilma xil idoralarda EHM paydo bo'ldilar. Har qanday xodim ularni bir necha kun ichida o'zlashtirib olishi mumkin. Barcha kerakli materiallar, dalillar, raqamli ma'lumotlar, bildirgichlar(raportlar) ular yordamida bevosita foydalanish uchun operativ tayyorlanishlari mumkin. Idora EHM yordamida tayyor ma'lumotlarni olishi va tashkilotning barcha materiallarni ishlab chiqishi mumkin.
Bunda maxsus kompyuter dasturlaridan foydalanish maqsadga muvofiqdir. Masalan, Lotus Organizer (Lotus organayzer) ommaviy shaxsiy axborot tizimlaridan biri bo'lib, menejerning vaqt kundaligi yoki organayz er bilan ishini to'liq taqlid qiladi. U quydagi bo'limlarga ega.
Calendar (Kalendar) yoki kundalik, vaqtni, hamda har xil tadbirlarni rejalashtirishga mo'ljallangan. Bo'lim barcha rejalashtiralayotgan hodisalar haqidagi axborotlarni kiritish, yaqinlashayotgan hodisalar haqida xabar berish, har xil axborotlarni, masalan xarajatlar va ma'sul shaxslar haqidagilarni mo'ljalangan tadbirlar bilan bog'lash, takrorlanadigan hodisalar, masalan kundalik majlislarni belgilash, bo'sh vaqtlarni topishga imkon beradi.
Adress (Adreslar) oddiy manzil daftarchasi vazifasini bajaradi. Bu bo'lim manzillar, telefonlar, oila haqidagi ma'lumotlar va muloqotlar bo'ladigan odamlar haqidagi boshqa axborotlarni yozish, yozuvlarni familiyalar va kompaniyalar bo'yicha navlarga ajratishga imkon beradi.
To do (Ishlar) ishlarni rejalashtirish uchun mo'ljalangan. Bu bo'lim ko'zda tutilgan ishlar haqidagi axborotlarni kiritish, vazifalarni sanalar va ustivorliklar bo'yicha navlarga ajratish, rejalashtiralayotgan vazifalar haqida xabarlar berish, qaysi ishlar qilinganligi va qaysisi koldirilganligi, imkoni va qachon qilish kerakligini kuzatishga imkon beradi.
Anniversary (Muhim sanalar) dan har yil eslash kerak bo'ladigan muhim sanalar(tug'ilgan kunlar, firmalarni vujudga kelishlari va boshqalar) ning ro'yxatini olib borish uchun foydalanish mumkin. Bu bo'lim muhim sanalarga ega yozuvlarni yaratish, yozuvlarni yillar, oylar, zodiak belgilari bo'yicha navlarga ajratish va ko'rib chiqish, sanani yaqinlashayotgani haqida eslatishga imkon beradi.
Calls (Telefon qo'ng'iroqlari) telefon qo'ng'iroqlarini rejalashtirish va avtomat lashtirish uchun mo'ljallangan. Bu bo'lim telefon daftarchasiga rejalashtiralayotgan telefon qo'ng'iroqlari haqidagi axborotlarni kiritish, zarur qo'ng'iroqlar haqida eslatish, qilingan qo'ng'iroqlarni (shu jumladan suhbat vaqtini) ro'yxatga olish, abonent modem yordamida qo'ng'iroq qilish imkon beradi.
Notepad (Bloknot) oddiy qog'ozli bloknot vazifasini bajaradi. Bu bo'lim formalashtirish vazifasidan foydalanish bilan yozuvlar qilish, yordamida avtomatik ravishda bloknotda sarlavha shakllanadigan boblarni yaratish, matnga boshqa dasturlarda yaratilgan ob'yektlarni, shu jumladan grafik tasvirlarni kiritishga imkon beradi.
Planner (Rejalashtiruvchi) uzoq davom etadigan hodisalarni rejalashtirish uchun mo'ljallangan, ular bir kun yoki ko'proqni egallaydilar, masalan xizmat safarlari va ta'tillar.
Lotus Organizer tizimi ham bo'limning ichidagi va har xil bo'limlardagi har xil elementlar (hodisalar, manzillar, ishlar) o'rtasida aloqalarni yaratish va shuning bilan elementlar o'rtasidagi har xil munosabatlarni tasvirlashga imkon beradi. Kirib kelayotgan va muhim ishlar haqida eslatishga imkon beradilar. Ishlar, telefon qo'ng'iroqlari, muhim sanalarni kundalikda, kundalik hodisalarini esa –rejalashtiruv chida ko'rib chiqish mumkin, masalan ishlar ro'yxatidan vazifaga kundalik ish kontekstida qarash mumkin.
Tizim turli tuman axborotlarni - yon daftarchadan tanlab olingan elementlarni ular tomonidan ma'lum kategoriyalar: loyihalar, g'oyalar, xizmat safarlari va h.k. yordamida birlashtirishga imkon beradi. Masalan, yon daftarchadagi ma'lum loyihaga tegishli bo'lgan elementlarni guruhlarga ajratish mumkin. Kategoriyalar yordamida har xil bo'limlarga tegishli bo'lgan elementlar guruhini boshqarish mumkin, masalan elementlarning faqat tanlab olingan guruhini ko'rib chiqish va u bilan ishlash mumkin. O'z kategoriyalarini yaratish imkoniyati ham bor.
Ushbu dasturning boy vazifaviy imkoniyatlari va farosat bilan tushuniladigan interfeysi ishlarni tashkil qilishni ancha soddalashtirish va menejer mehnati samaradorligini oshirishga imkon beradi.
Quyidagilar menejerning boshqa yordamchi vositalari bo'ladilar: elektron kalkulyatorlar, teleks, nusxa ko'chirish-ko'paytirish mashinalari, nazorat tablosi va boshqalar.