Xizmat xatlarining turlari vа ularni
rasmiylashtirish tartibi
Fanga oid asosiy tushuncha va atamalarni daftaringizga yozib oling.
Kirish hujjatlari - boshqa tashkilotlardan keladigan hujjatlar.
Chiqish hujjatlari - boshqa tashkilotlarga yuboriladigan hujjatlar.
Ichki hujjatlar - tashkilotning ichida tuzilib, boshqaruv jarayonida xodimlar tomonidan foydalaniladigan hujjatlar.
Xatlar juda xilma-xil bo'lib, muassasalar, korxonalar, tashkilotlar orasida xizmat aloqalarini amalga oshiruvchi asosiy hujjat sanaladi. Xat orqali bajariladigan masalalar ko'lami juda keng bo'lib, bunday yozishmalar vositasida turli ko'rsatmalar, so'rovlar, javoblar tushuntirishlar, xabarlar, takliflar, iltimoslar, kafolatlar beriladi yoki qabul qilinadi.
Xatlar rasmiy va shaxsiy bo'lib ulardan quyidagi o'rinlarda foydalaniladi.
Shaxsiy xatlar-kishilar o’rtasidagi fikr mulohazalarni, ichki his tuyg’ularni, dard alam, hayotiy kechinmalarni bayon qilishda keng qo’llaniladi. Shaxsiy xatlar badiiy adabiyotlarda keng qo’llaniladi.
Rasmiy xatlar tashkilotda ish yuritish jarayonida qo'llaniluvchi hujjatlarning umumiy miqdoriga nisbatab 80% ni tashkil etadi.
Xizmat xatlari xususiyatlarga ko'ra o'zaro farqlanadi. Xatlarni bajaradigan vazifasiga qarab quyidagi turlarga bo'lish mumkin.
1 Javob xatni talab qiluvchi xatlar(da'vo xatlar, so'rov xatlar, iltimos xatlar)
2 Javob xatni talab qilmaydigan xatlar(ilova xat, eslatma xat, tasdiq xat, axbarot xat, kafolat xat va boshqalar).
Ushbu xatlar ma'lum bir maqsadda yoziladi: kafolat xatlarda-kafolat berish ifodalansa, ilova xatlarda-xatga ilova qilinayotgan hujjatlar haqida axborot beriladi.Biroq shunday xatlar borki aynan bir xat mazmunidaham kafolat berish ham iltimos, ham eslatish ma'nolari ifodalaniladi.
Rasmiy xatlar bosma ish qog'ozlariga yoziladi. Xat agarda oddiy qog'ozga yozilsa uning chap tomonidagi yuqori burchagiga xat jo'nataytgan muassasa nomi ko'rsatilgan to'rtburchak muhr qo'yiladi.
ESLAB QOLING
Har qanday rasmiy xati mantiqiy jihatdan o'zaro bog'liq uch qismdan iborat bo'ladi.
Xatning birinchi (kirish) qismida, odatda xat bilan tegishli muassasaga murojaat qilishga majbur etuvchi asosiy sabab ko'rsatiladi.
Ikkinchi qismida xatda qo'yilayotgan masalani hal qilish zarurligi dalillar asosida bayon qilinadi.
Xatning uchinchi (xulosa) qismida esa xat yozishdan ko'zlangan asosiy maqsad ifodalaniladi.
Qoidaga ko'ra xizmat xatlari bir betdan oshmasligi lozim.
Xizmat xatlari ikki nusxada yoziladi va imzolanadi.
Birinchi nusxa jo'natilib ikkinchi nusxa muassasaning o'zida saqlanadi.
Xizmat xatlari matnidan so'ng xatga imzo chekuvchi rahbar lavozimining nomi aniq ko'rsatilishi kerak.
Hujjat muassasa rahbari tomonidan imzolanadi.
Xatda bayon qilingan masalalar bo'yicha javobgarlik bir necha shaxs zimmasiga yuklatilgan bo'lsa imzolar soni ikki va undan ortiq bo'lishi mumkin.
Xizmat xatlari vazifasi va mazmuniga ko'ra bir necha turga bo'linadi.
Axborot xati namunasi.
Ilmiy-amaliy seminar o’tkazish haqida.
O’zR FA Alisher Navoiy nomidagi til va adabiyot institutidagi 1999-yil oktabr oyida “Hujjatlar tili va uslubi”mavzuida ilmiy amaliy seminar o’tkazish rejalashtirmoqda. Seminardan ko’zlangan maqsad-hujjat tilining nazariy va amaliy tomonlariga bag’ishlangan masalalarni muhokama qilish. Seminar hujjatshunoslarga ish yurituvchilarga fuqarolik holati hujjatlarni rasmiylashtiruvchilarga shuningdek tilshunoslarga mo’ljallangan bo’lib, unda quyidagi masalalar ko’rib chiqiladi:
-Hijjatlar tilini tartibga solish va ish yuritish ahamiyatlarini bir xillashtirish;
ish yuritish ahamiyatlarini tartibga solishning yangi axborot texnologiyasi sharoitlardagi samaradorligi;
hujjatlarni tasniflash va hujjatlar tizimi;
hujjat tayyorlash va rasmiylashtirishning umumiy qoidalari;
hujjatlarning Davlat yagona nusxasini yaratish.
Sizni ilmiy amaliy seminarda o’z maruzangiz bilan qatnashishga taklif etamiz.
Maruzalarni maxsus to’plam shaklda 2000-yilda nashr qilish rejalashtirilgan.
Ilmiy amaliy seminarda ishtirok etish va ma’ruza mavzu haqida 1999.01.09 gacha quyidagi manzilga murojaat qilishingizni so’raymiz.
700170,Toshkent shahri Mo’minov ko’chasi 9-uy O’zR FA Til va adabiyot instituti.Malumot uchun telefon 162-64-14.
Institut direktori T.Mirzayev
Topshiriq:
A.Qodiriyning “O’tgan kunlar” romanidagi Otabekning Mirzakarim qutidor yozgan ushbu xatini o`qib chiqing.
Muhtaram qaynotamizga!
Siz bilan meni qorong’u zindonlarga tushirib dor ostilarigacha toprtgan buning ila o’zining vahshiyona tilagiga yeta olmagan keyin mening tilimdan soxta taloq xati yozib darvoza yonidan haydattirishiga muvaffaq bo’lgan va bir gunohsizni shahid etgan Homid ismli bir to’ng’izni nihoyat ikki yillik sargardonlik so’ngida yordamchilari bilan tuproqqa qorishishga muvaffaq bo’ldim... Sizni shonli hovlingizni yonida voqe bo’lgan bu kurash, albatta, sizni va uy ichingiz ham yor-do’stlaringizni anchagina tinchsizlikka qo’ygan bo’lsa kerak... Sizdan bu ulug’ gunohi uchun afv so’rab haydalgan o’g’lingiz- Otabek Yusufbek hoji o’g’li.
Savollarga javob yozing:
1. Otabekning Mirzakarim Qutidorga yozgan xati qaysi xat turiga mansub?
2. Xatda qaysi nutq uslubi yetakchilik qiladi?
3. Xatda qaysi voqea haqida yozilgan?
4. Xatda qisqalik va aniqlik xususiyatlari qaysi nutq uslubiga xos?
5. Xatning qaysi jumlalarida Otabekning oliyjanoblik, odoblilik fazilatlari ochilgan?
