1 Chapter Data-Flow Diagrams Table of Contents

Follow inputs
Each input to the system must be received by a process. This gives us a natural way to start building
up the model.
First, take one of the more significant external entities and one of the main inputs it provides. In our
case, a Client providing Property Details is a good place to start. Draw an oval for the entity, a data-
flow for the input and a process which receives the input. From the case study there should something
that suggest what happens when this data comes in and this will be the name of the process. For
Property Details, the case study says that the estate agent enters the details on a card and files them.
So the process name should be either Record Details or Receive Details.
Every process must have at least one output, so, for the process in hand, consider what the outputs
must be and put labelled arrows on the diagram for the outputs. The data must be changed by a process

---

Data-Flow Diagrams
16
and so should have a different name from the input data. Property Details are taken and recorded as
a property on the file so the output could be just something like Recorded Property or more simply,
Property.
Now start again only using this output as a new input. It must either go to another process, to a data
store or to an external entity. It should be clear from the case study what happens.
If a new process is needed then do the same again. Find a sensible name for the process using the case
study, determine and label the outputs and then follow the outputs.
If the data is stored then add a data store to the diagram, name it sensibly from the case study and
draw the output arrow going into the data store. This is what happens in Property and so we add the
data store Properties.
If the output is an output from the system then simply add the external entity which receives the output.
When the data is finally output or comes to rest in a data store, go back and follow any of the other
outputs which may have been defined on the way. When they are exhausted, choose a new input and
follow that through in exactly the same way.