Вр и. о генерального директора ак «Узбектелеком»

Требования к функциям (задачам), выполняемым системой

1. 
   Управление документами
   

Система должна обеспечивать:

• 
  предоставление (хранение) документов в одном или нескольких форматах, отвечающих за его представление в различных версиях (например, *.doc, *.хls, *.хml, *.pdf, *.html и др.);
  
• 
  наличие готового функционала для просмотра истории работы с документом всеми пользователями системы;
  
• 
  наличие механизма централизованного запрета на удаление документов пользователями из системы;
  
• 
  наличие готового функционала для организации связей между документами;
  
• 
  работу с содержанием документа;
  
• 
  возможность быстрого поиска необходимой информации (полнотекстовый и атрибутивный поиск);
  
• 
  организация коллективной работы с документами (просмотр редактируемых документов, одновременное редактирование разных версий одного документа);
  
• 
  возможность подготовки и оформления документов на основе шаблонов с заполнением заранее определенных атрибутов;
  
• 
  ввод документов в систему с различных носителей, в том числе массовый ввод документов;
  
• 
  возможность создания версий документов, в том числе на основе версий текущего документа. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий;
  
• 
  поддержку жизненного цикла документа, визуальное отображение стадий жизненного цикла, определение правил перехода между стадиями (включая автоматическое изменение стадий в ходе участия документа в бизнес-процессах);
  
• 
  поддержку состояния каждой отдельной версии с возможностью настройки запрета двух действующих версий для одного документа;
  
• 
  возможность пользователю устанавливать для версии документа признак «Скрытый», который сделает ее недоступной для пользователей, не имеющих право на редактирование документа;
  
• 
  возможность блокировки от изменений как документа в целом, так и отдельной его версии в системе должен быть предусмотрен механизм оповещения об освобождении документа, если при попытке открытия документ был заблокирован другим пользователем;
  
• 
  возможность экспорта документа из системы и импорта документа в систему, при этом должна быть предусмотрена возможность блокировки экспортированного документа для изменения вне системы до тех пор, пока не будет произведен его импорт в систему;
  
• 
  возможность сохранения документов в систему из приложений MS Office (MS Word,MS Excel, MS Outlook);
  
• 
  возможность открыть любой объект системы через гиперссылку;
  
• 
  наличие инструментария для ввода документов в систему путем сканирования с распознаванием штрих-кода и автоматической привязкой документа к регистрационной карточке;
  
• 
  поддержка автоматического, а так же массового ввода документов в систему с различных источников (сканеры, папки файловых систем, факсы, электронная почта);
  
• 
  наличие пользовательских статусов для индивидуальной отметки документов, заданий, задач, папок и компонентов системы;
  
• 
  готовый инструментарий по настройке и определению политик хранения документов по степени использования. Система должна обеспечивать миграцию документов по местам хранения, как в автоматическом, так и ручном режиме;
  
• 
  система должна обеспечивать хранение ссылки на документ как в нескольких папках, так и без привязки к папке;
  
• 
  наличие встроенного механизма для перевода документа в PDF с различными вариантами защиты содержимого;
  
• 
  возможность хранить документы как в базе данных SQL-сервера, так и в файловых хранилищах;
  
• 
  возможность каждому пользователю настраивать свою иерархию папок, куда помещаются ссылки на документы (не сами документы). Ссылка на один документ может находиться в нескольких папках;
  
• 
  возможность печати документов с помощью приложений-редакторов для получения распечатанных копий документов, а также выбранных фрагментов документа;
  
• 
  возможность внедрения BPMN системы для моделирования бизнес-процессов;
  
• 
  возможность отправки документа на согласование по специализированному типовому маршруту.
  
• 
  

Фиксация времени прохождения документов должна включать в себя:

• 
  общую длительность работы над документом;
  
• 
  длительность работы в разрезе по исполнителям/согласующим;
  
• 
  количество возврата на доработку;
  
• 
  представление указанной информации в виде отчетной формы, доступной для просмотра всеми исполнителями/согласующими по документу и их руководителями;
  
• 
  отметка об исполнении документа.
  

2.