Va ma’ lumotlarni o‘ zida aks ettiradi

TUSHUNTIRISH XATI
Xizmat sohasidagi, xizmatga aloqador masalani, uning ayrim jihatlarini yozma izohlovchi va muassasa (bo‘ lim) rahbariga (ichki) yoki yuqori tashkilotga (tashqi) yo‘ llanuvchi hujjatdir.
Yuqoridagi ta’ rifdan ko‘rinadiki, tushuntirish xati xuddi ma’ lumotnoma
va bildirishnoma singari ichki va tashqi xususiyatga ega. Keyingi holatda, ya’ ni tushuntirish xati yuqori tashkilotga yuborilayotganda, u ko‘ pincha biror asosiy hujjat (rejalar, hisobotlar, loyihalar)ga ilova tarzida bo‘ lib, mazkur hujjatni umuman yoki ba’ zi o‘ rinlarini qisman izohlab, tushuntirib beradi. Bu xildagi tushuntirish xati, shuningdek, muassasada bo‘ lib o‘ tgan voqea-hodisaga, rahbarning ba’ zi xatti-harakatiga, rejalashtirilgan ishlarning bajarilmay qolishiga ham izoh beradi yoki dalillaydi. Demak, bu holda tushuntirish xati mustaqil hujjat hisoblanmaydi. Shunga qaramay, u muassasa xos ish qog‘ ozida rasmiylashtiriladi va rahbar tomonidan imzolanadi.
Ichki, boshqacha aytganda, shaxsiy tushuntirish xatlari asosan xodim (ishchi, xizmatchi, kolxozchi, talaba) tomonidan, ba’ zan bo‘ linmalar rahbarlari tomonidan muassasa rahbari nomiga yoziladi. Unda ish (o‘ qish) jarayonida xodim (talaba) tomonidan sodir etilgan ba’ zi xatti-harakatlar (masalan ish yoki o‘ qishga kech qolish, kelmay qolish, reja yoki ayrim