Тема Теоретические и методологические основы организационного пректирования систем управления1

Тема 6. Методы оценки эффективности организационного проекта¹

План

1. 
   Эффективность проектирования организации.
   
2. 
   Экспертиза проектов и методы ее проведения.
   
3. 
   Основные направления экспертных работ.
   

1. Оценка эффективности выступает важным элементом разработки проектных и плановых решений, проводимого с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования. Выделяются следующие подходы к определению эффективности деятельности организаций:

• 
  степень достижения цели организации;
  
• 
  оптимизация использования организацией внешней среды;
  
• 
  способность минимизировать затраты при достижении требуемых результатов;
  
• 
  достижение целей на основе положительных внутренних характеристик;
  
• 
  степень удовлетворенности клиентов и заказчиков.
  

К показателям эффективности оргпроекта относятся:

• 
  надежность аппарата управления (прибыль, себестоимость, качество продукции и др.);
  
• 
  содержание и организация процесса управления (производительность аппарата управления; экономичность аппарата управления; адаптивность системы управления; гибкость; оперативность принятия управленческих решений; надёжность аппарата управления);
  
• 
  рациональность организационной структуры и ее техническо-организационной уровень.
  

Критерии оценки эффективности оргпроекта выделяются по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям и степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.
Параметрами оценки оргпроекта ДОУ выступают:

• 
  корректность формулировки целей и задач оргпроекта;
  
• 
  обоснованность выбора теоретико-методологических подходов к решению поставленных задач;
  
• 
  полнота и репрезентативность источниковой базы с характеристикой их информативной значимости;
  
• 
  обоснованность выбора методов исследования;
  
• 
  комплексность анализа системы ДОУ;
  
• 
  качество графических моделей;
  
• 
  достоверность проведенных расчетов;
  
• 
  обоснованность оценок и предложений по рационализации системы ДОУ;
  
• 
  степень учета специфики обследуемой организации при разработке предложений по совершенствованию службы ДОУ;
  
• 
  согласованность проектных идей с заявленными принципами рационализации.
  

2. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе действующих в организации структур управления для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления. Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее оптимального и точного достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование. Критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность более полного и стабильного достижения установленных целей или сокращения затрат на управление, эффект реализации которых должен за нормативный срок превысить производственные затраты. Рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень позволяют характеризовать:

• 
  звенность системы управления;
  
• 
  уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости;
  
• 
  сбалансированность распределения прав и ответственности;
  
• 
  уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем;
  
• 
  обеспечение структурно-иерархического соответствия показателей системе целей организации;
  
• 
  способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов;
  
• 
  сбалансированность и непротиворечивость показателей и т.п.
  

Методы проведения экспертизы можно разделить на описательные и методы сопоставления. Описательный метод основан на рассмотрении потенциального воздействия результатов осуществляемых проектов на ситуацию в определенной сфере деятельности организации. Получаемые результаты обобщаются, составляются прогнозы и учитываются побочные процессы. Основной недостаток этого метода в том, что он не позволяет корректно сопоставить два и более альтернативных варианта. Метод сравнения положений «до» и «после» позволяет принимать во внимание не только количественные, но и качественные показатели различных проектов. Однако этому методу присуща высокая вероятность субъективной интерпретации информации и прогнозов. Сопоставительная экспертиза состоит в сравнении положения предприятий и организаций, получающих государственное финансирование и не получающих его. В этом методе обращается внимание на сравнимость потенциальных результатов осуществляемого проекта, что составляет одно из требований проверки экономической обоснованности конкретных решений по финансированию краткосрочных и быстро окупаемых проектов.
Кроме того, при экспертизе оргпроектов используют следующие методы:

• 
  нормативный (предусматривает использование совокупности определённых и установленных нормативными правовыми актами (в т.ч. локальными) показателей, сравнение с которыми реальных показателей системы управления позволяет установить соответствие системы принятой концептуальной модели);
  
• 
  индексный (базируется на относительных показателях динамики);
  
• 
  балансовый (сопоставления ресурсов (материальных, трудовых, финансовых) и потребностей в них);
  
• 
  номинальной группы – интерактивной и анонимной (вариант мозгового штурма, основанный на анонимном генерировании идей направленный на более полное участие членов команды в генерации идей);
  
• 
  метод Дельфи.
  

Метод Дельфи является одним из трудоемких, но эффективных при оценке организационного проекта. Он подразделяется на этапы:

• 
  определение экспертов;
  
• 
  анкетирование экспертов;
  
• 
  формирование таблицы по итогам опроса;
  
• 
  анализ результатов анкетирования и таблицы каждым экспертом;
  
• 
  обратная связь по результатам анализа.
  

Преимуществами использования метода Дельфи является объективность получаемых результатов, отсутствие конфликтов, неограниченное число экспертов, отсутствие встреч. К недостаткам относятся стоимость приглашения экспертов и время на коммуникации.


3. Экспертиза организационных проектов осуществляется по трем основным направлениям:
1) оценка качества механизма разработки проекта;
2) оценка качества нормативно-методических документов, входящих в состав проекта;
3) анализ научного содержания проекта (четкость в изложении проектных идей, в определении целей и методов исследования, наличие системного подхода в рассмотрении организационных проблем, учет принципов рационализации структур и процессов и т.п.
4) оценка экономической эффективности оргпроекта.
Экспертизу и оценку качества оргпроектов обычно разделяют на две стадии: внутреннюю экспертизу организации-разработчика и внешнюю (государственную, вневедом­ственную и экспертизу инвесторов).
Способы экспертизы:

• 
  технический контроль проектной документации и ее нормоконтроль;
  
• 
  согласование проектных решений;
  
• 
  обсуждение проектных решений в коллективе;
  
• 
  заключения по проекту научных (научно-технических и других) советов;
  
• 
  техническая экспертиза.
  

Внешняя экспертиза оргпроекта включает:

• 
  согласование оргпроекта с государственными органами и учреждениями;
  
• 
  согласование оргпроекта с межведомственными учреждениями;
  
• 
  согласование оргпроекта с инвестором.
  

Вопросы и задания для самоконтроля

1. 
   Назовите подходы к определению эффективности деятельности организаций.
   
2. 
   Охарактеризуйте показатели эффективности оргпроекта.
   
3. 
   Обоснуйте параметры оценки оргпроекта ДОУ организации.
   
4. 
   Какие критерии эффективности оргпроекта выделяются?
   
5. 
   Назовите параметры, которые позволяют характеризовать рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень.
   
6. 
   Какие методы используются при экспертизе оргпроектов?
   
7. 
   Охарактеризуйте особенности использования основных методов экспертизы оргпроектов.
   
8. 
   В чем особенность использования метода Дельфи при оценке оргпроекта?
   
9. 
   Назовите направления экспертизы оргпроектов.
   
10. 
    Охарактеризуйте способы экспертизы оргпроектов.
    
11. 
    Назовите особенности внешней и внутренней экспертизы оргпроектов.
    
12. 
    Заполните таблицу «Методы оценки эффективности оргпроекта».
    

№	Название метода	Особенности применения	Достоинства	Недостатки

1^ См. подробнее: Баринов, В.А. Организационное проектирование: учебник / В.А. Баранов; Ин-т экон. и финансов «Синергия». – М., 2005. – 397 с.; Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления: учебник для вузов / под ред. Т.В.Кузнецовой. – М., 2002. – 339 с.; Соловьев, В.С. Организационное проектирование систем управления: учебн. пособие / В.С. Соловьев. – М., 2002. – 134 с.; Солянкина, Л.Н. Организационное проектирование / Л.Н. Солянкина // Делопроизводство. – 2005. – № 4. – С. 81–87.; Мильнер, Б.З. Теория организации: учебник / Б.З. Мильнер. – 8-е изд., перераб. и доп. – М. : ИНФРА-М, 2012. – 848 с.; Шеметов, П.В. Менеджмент: управление организационными системами [Текст] : учеб. пособие / П. В. Шеметов, Л. Е. Никифорова, С. В. Петухова. – 7-е изд., стереотип. – М. : Омега-Л, 2014. – 407 с. и др.

1^ См. подробнее: Архівы і справаводства. – 1999–2017; Баринов, В.А. Организационное проектирование: учебник / В.А. Баранов; Ин-т экон. и финансов «Синергия». – М., 2005. – 397 с.; Кузнецова, Т.В. Методические разработки Института техники управления по рационализации делопроизводства / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская // Делопроизводство. – 2002. – № 2. – С. 75–84; Кузнецова, Т.В. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская // Делопроизводство. – 2004. – № 3. – С. 73–82; Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин – М.: Науч. кн., 1998. – 136 с.; Соловьев, В.С. Организационное проектирование систем управления: учебн. пособие / В.С. Соловьев. – М., 2002. – 134 с.; Солянкина, Л.Н. Организационное проектирование (стадии и методы оргпроектирования / Л.Н. Солянкина // Делопроизводство. – 2006. – № 1. – С. 66– 72; Мильнер, Б.З. Теория организации: учебник / Б.З. Мильнер. – 8-е изд., перераб. и доп. – М. : ИНФРА-М, 2012. – 848 с.; Тележников В.И. Менеджмент: учебник / В.И. Тележников. – Минск: БГЭУ, 2016. – 508 с. и др.

1^ См. подробнее: Зудина, Л.Н. Организация управленческого труда / Л.Н. Зудина. – М.: Инфра-М, 1997. – 250 с.; Архівы і справаводства. – 1999–2017; Ларин М.М. Документационное обеспечение управления проектами (отечественный и зарубежный опыт) //Отечественные архивы. – 2010. – № 2. – C. 48–54; Солянкина, Л.Н. Организационное проектирование. Методы опроса [Текст] / Л.Н.Солянкина // Делопроизводство. – 2006. – № 2. – С.86–92; Солянкина, Л.Н. Оргпроектирование: технология труда и проектирование организации рабочих мест управленческого персонала / Л.Н. Солянкина, В.Ю. Бушма // Делопроизводство. – 2007. – № 3. – С. 81–88; Кафидов, В.В. Управление человеческими ресурсами [Текст] : учеб. пособие для бакалавров и специалистов / В. В. Кафидов. – М.; СПб.; Н. Новгород: Питер, 2013. – 208 с.; Кравченко, Н.А. Организационное проектирование и управление развитием крупных компаний: методология и опыт проектирования систем управления / Н.А. Кравченко. – М.: Акад. проект, 2006. – 527 с.; Шеметов, П.В. Менеджмент: управление организационными системами [Текст] : учеб. пособие / П. В. Шеметов, Л. Е. Никифорова, С. В. Петухова. – 7-е изд., стереотип. – М. : Омега-Л, 2014. – 407 с. и др.

1^ См. подробнее: Архівы і справаводства. – 1999–2017; Давыдова, Э.Н. Делопроизводство: учеб.-практ. рук. / Э.Н. Давы­дова, А.Е. Рыбаков. – 8-е изд., стер. - Минск: ТетраСистемс, 2004. – 285 с.; Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления: учебник для вузов / под ред. Т.В.Кузнецовой. – М., 2002. – 339 с.; Кузнецова, Т.В. Методические разработки Института техники управления по рационализации делопроизводства / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская // Делопроизводство. – 2002. – № 2. – С. 75–84; Кузнецова, Т.В. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская // Делопроизводство. – 2004. – № 4. – С. 70–75; Кузнецова, Т.В. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская // Делопроизводство. – 2004. – № 3. – С. 73–82; Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин – М.: Науч. кн., 1998. – 136 с.; Методические рекомендации по совершенствованию документооборота в государственных органах, иных организациях / авт.-разраб.: А.Е. Рыбаков, А.Н. Сукач. – Минск: БелНИИДАД, 2016. – 60 с.; Об утверждении Межотраслевых нормативов времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций: Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.03.2010 №45 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2017; Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) в организациях / ВНИИДАД. — М., 2003. – 84 с.; Солянкина, Л.Н. Исследование и проектирование системы управления документацией в организации [Текст] / Л.Н.Солянкина // Делопроизводство. – 2007. – № 2. – С.59–69; Солянкина, Л.Н. Методы изучения затрат рабочего времени [Текст] / Л.Н.Солянкина // Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С.91–99 и др.

1^ См. подробнее: Архівы і справаводства. – 1999–2017; Баринов, В.А. Организационное проектирование: учебник / В.А. Баранов; Ин-т экон. и финансов «Синергия». – М., 2005. – 397 с.; Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления: учебник для вузов / под ред. Т.В.Кузнецовой. – М., 2002. – 339 с.; Методические рекомендации по совершенствованию документооборота в государственных органах, иных организациях / авт.-разраб.: А.Е. Рыбаков, А.Н. Сукач. – Минск: БелНИИДАД, 2016. – 60 с.; Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) в организациях / ВНИИДАД. — М., 2003. – 84 с.; Кравченко, Н.А. Организационное проектирование и управление развитием крупных компаний: методология и опыт проектирования систем управления / Н.А. Кравченко. – М.: Акад. проект, 2006. – 527 с. и др.

1^ См. подробнее: Архівы і справаводства. – 1999–2017; Кравченко, Н.А. Организационное проектирование и управление развитием крупных компаний: методология и опыт проектирования систем управления / Н.А. Кравченко. – М.: Акад. проект, 2006. – 527 с.; Шеметов, П.В. Менеджмент: управление организационными системами [Текст] : учеб. пособие / П. В. Шеметов, Л. Е. Никифорова, С. В. Петухова. – 7-е изд., стереотип. – М. : Омега-Л, 2014. – 407 с. и др.