Te u zagrebu filozofski fakultet

I Z V J E Š T A J

I. Sadržaj doktorskoga rada

Doktorski rad mr.sc. Vladimira Žumera, pod naslovom Vrednovanje zapisa javne uprave u Republici Sloveniji ukupno ima 658 strana računalnoga ispisa, od čega 636 strane teksta te 22 strane priloga.

Uz Predgovor (str. 6-8) i popis izvora i literature (str. 9-37), rad ima 7 dijelova: Uvod (str. 38-44), Razvoj načela i kriterija vrednovanja zapisa javne uprave u arhivskoj teoriji i praksi (str. 45-196), Organizacija i funkcije javne uprave u Republici Sloveniji (str. 197-327), Upravljanje dokumentarnim gradivom javne uprave (str. 328-380), Funkcijsko vrednovanje zapisa javne uprave (str. 381-484), Modeli funkcijskog vrednovanja zapisa javne uprave (str. 485-630) i Zaključak (637-658). Doktorskome radu dodana su i dva priloga: Arhivska terminologija i Javnopravne osobe od kojih nadležni arhivi preuzimaju arhivsko gradivo na primjeru Arhiva Republike Slovenije i Pokrajinskoga arhiva Nova Gorica (str. 637-658). Radnja ima 497 bilješki uz tekst.
Pristupnik u Predgovoru ističe osnovni cilj doktorskoga rada - prikazati „funkcijsko vrednovanje dokumentarnoga i arhivskog gradiva“ javne uprave u Republici Sloveniji. Nastavljajući na svoja dosadašnja istraživanja i arhivsku praksu te oslanjajući se na dosadašnja istraživanja arhivista u svijetu i Sloveniji, pristupnik razvija teoriju funkcijskoga vrednovanja i njezinu primjenu na primjeru upravljanja zapisima u Republici Sloveniji.

U Uvodu naglašava značenje vrednovanja kao temeljnoga mehanizma za donošenje odluke o „uništenju ili očuvanju podataka, informacija i dokumenata“. Ogromne količine zapisa što nastaju djelovanjem brojnih stvaratelja zahtijevaju takvo vrednovanje koje će na najbolje mogući način očuvati „pamćenje“ društva, države i pojedinca i očuvati dokaze o njihovim pravima. Primjena informatičkih tehnologija zahtijeva da se vrednovanje utvrđuje kod samoga nastanka zapisa. Polazeći od tih zahtjeva pristupnik u radnji razvija tezu da je u suvremenom Records Managementu vrednovanje moguće provesti jedino usredotočenjem na bitne funkcije stvaratelja i na cjeline gradiva koje odražavaju te funkcije. Praktičku primjenu takve koncepcije vrednovanja pristupnik vidi u makrovrednovanju koje pozornost svraća na cjeline zapisa, a praktičko ostvarenje je moguće provesti stvaranjem klasifikacijskog modela koji se oblikuje na temelju zajedničkih administrativnih i institucijskih funkcija. Kao „alat“ suvremenoga vrednovanja koje se oslanja na funkcije pristupnik ističe Opći model klasifikacijskoga nacrta s rokovima čuvanja i utvrđivanja arhivskoga gradiva, zatim resorske klasifikacijske nacrte i konačno pojedinačne, svakoj instituciji prilagođene nacrte koji su osnova operacionalizaciji vrednovanja.

U drugome poglavlju (Razvoj načela i kriterija vrednovanja zapisa javne urave u arhivskoj teoriji i praksi) pristupnik daje povijesni prikaz razvoja vrednovanja dokumentarnoga gradiva. Pristupnik razvoj načela i kriterija te meteodologije vrednovanja promatra na tri razine: razvoj teorije i prakse vrednovanja u svijetu, zatim na području nekadašnje Jugoslavije i, konačno, na području Republike Slovenije. U ovome poglavlju prikazan je razvoj vrednovanja dokumentarnoga gradiva od prve polovine 19. st. do posljednje inicijative Međunarodnoga arhivskoga vijeća iz 2003. godine. Teorija i praksa vrednovanja može se svrstati u tri velike skupine. Prvi teorijski pristup vrednovanju dao je engleski arhivski teoretičar Hilary Jenkinson u svome poznatome priručniku iz 1922. godine. On zastupa stajalište da sami stvaratelji gradiva imaju zadaću odrediti što će se trajno čuvati od zapisa koji nastaju njihovim djelovanjem, jer oni najbolje poznaju specifičnosti i narav zapisa svojih ustanova. Europska praksa Njemačke, Austrije, Ugarske, Francuske odgovornost za zapise prenosi na arhiviste i povezuju je s potrebama povijesne znanosti. U tome pogledu značajan je pristup njemačkoga arhivskog teoretičara H. O. Meisnera koji utvrđuje temeljna načela vrednovanja: starost zapisa, sadržaj i hijerarhijski položaj stvaratelja. Drugi značajni pomak u teoriji vrednovanja donosi američki arhivistički teoretičara Th. R. Schellenberg koji je svojom teorijom o primarnom i sekundarnom značenjem zapisa te tzv. evidencijskom (dokaznom) i informacijskom vrijednosti zapisa težište stavio na sadržaj. Pristupnik s pravom ističe da je Schellenberg predlagao takav klasifikacijski sustav koji odražava organizaciju i funkcije stvaratelja gradiva, pa se u njemu za vrednovanje osim sadržaja već naziru i začeci teorije funkcijskoga vrednovanja. Ruska arhivska teorija i praksa težište stavlja na značaj stvaratelja, značaj podataka i informacija i na vanjske oznake. Ta je teorija i praksa imala znatan utjecaj i na druge zemlje Istočne Europe bivšega socijalističkoga sustava. Američki arhivski teoretičar Frank Boles u svojoj monografiji Archival Apraisal iz 1991. godine težište stavlja na kriterije vrednovanja gradiva kao dijela kulturne baštine, na kriterije vrednovanja s obzirom na troškove čuvanja gradiva i kriterije vrednovanja s obzirom na uredsko državno i poslovno značenje zapisa. Konačno, treću skupinu pristupnik prepoznaje u suvremenom funkcijskom makrovrednovanju povezanom s razredbenim sustavom upravnih funkcija koji se razvio osobito u Kanadi, Australiji i Nizozemskoj. Taj sustav predviđa i Međunarodna norma ISO 15489 koja klasifikacijski nacrt gradi polazeći od funkcija (a ne od sadržaja), povezuje ga s rokovima čuvanja zapisa i dostupnošću informacija. Pristupnik razrađuje svaki od ta tri pristupa, ali i međusobnim usporedbama ističe kako se određeni stavovi, a posebno kada je riječ o načelima i kriterijima vrednovanja, međusobno isprepliću i nadopunjuju. Na kraju, pristupnik analizira i najnoviji projekt Međunarodnoga arhivskoga vijeća koji se najvećim dijelom oslanja na stajališta američkoga teoretičara Franka Bolesa.

Teorijska istraživanja i praksa na području bivše Jugoslavije oslanjaju se prvenstveno na američkoga arhivskoga teoretičara Schellenberga a dijelom i na rusku praksu. Pristupnik ističe doprinos hrvatskih arhivista Ivana Beuca i Bernarda Stullija te srpskih arhivista Radmile Mirčić i Bogdana Lekića koji su pod utjecajem ruske arhivske teorije i prakse razradili načela i kriterije vrednovanja

Posebnu pozornost pristupnik posvećuje Razvoju načela i kriterija vrednovanja i odabiranja arhivskoga gradiva javne uprave u Sloveniji u samdesetim godinama 20. st. U ovome dijelu pristupnik razrađuje teorijske članke o vrednovanju zapisa, prvenstveno Jože Žontara i Vladimira Žumera, ali i priloge drugih slovenskih arhivista (Janez Kopač, Peter Ribnikar, Branko Oblak, Zorka Skrabl, Maruša Zagadnik). Rezultati tih istraživanja dijelom ugrađeni su i u Priručnik za stručno osposobljavanje djelatnika koji rade s dokumentarnim gradivom (1984), a koji je nastao nakon donošenja Pravilnika o odabiranju i predaju arhivskoga gradiva arhivu (1981). Izrađena su i uputstva koja stavljaju naglasak na sadržaj, značaj stvaratelja, stupanj očuvanosti gradiva te značenje gradiva za pravnu sigurnost građana. Prikazan je postupni prijelaz od vrednovanja pojedinačnih zapisa ka vrednovanju serija. U Sloveniji je uspostavljen pozitivan pristup vrednovanju gradiva tako da arhivska služba vodi brigu o onome gradivu koje ima trajni značaj, dok se ustanovama prepušta da, poštujući zasebne propise i utvrđuju gradivo s određenim rokovima čuvanja.

Pristupnik u posebnom odjeljku rasrpavlja o načelima i kriterijima vrednovanja zapisa javne uprave u Republici Sloveniji nakon 1991. godine kada su doneseni novi zakonski i podzakonski propisi (Zakon o arhivskom gradivu i arhivima iz 997. Pravilnik o odabiranju i predaji javnoga arhivskoga gradiva arhivu 1999. i novi Zakon o zaštiti dokumentarnoga i arhivskoga gradiva i o arhivima iz 2006.). U ovom odjeljku pristupnik analizira načela i kriteriji vrednovanja dokumentarnoga gradiva i odabiranje arhivskoga gradiva iz dokumentarnoga gradova tijela javne uprave u Republici Sloveniji. Podrobno se razrađuju ovi kriteriji: Potrebe povijesti, drugih znanosti i kulture; Sadržaj dokumentarnoga gradiva; Vrijeme nastanka dokumenta i granične godine; Mjesto ili područje na koje se gradivo odnosi; Značenje stvaratelja arhivskoga fonda; Značenje autora gradiva; Izvornost dokumenata i njihovo dupliranje ili multipliciranje; Izvornost podataka i informacija i njihovo ponavljanje; metoda uzorka; Sačuvanost i opseg gradiva; Unutarnje i vanjske značajke gradiva. Na kraju ovoga odsjeka pristupnik raspravlja o valorizaciji stvaratelja arhivskoga gradiva kao jednome od kriterija vrednovanja. Pri tome se navode kriteriji valorizacije pojedinoga stvaratelja (značaj stvaratelja, narav i vrsta djelatnosti, povijesni moment, područni značaj i uloga sttvaratelja u regiji i kraju, granično područne, kulturne i gospodarske posebnosti, ponavljanje istorodnoga gradiva kod drugih stvaratelja, provjere arhiva glede korištenja fondova i metoda uzorka). Za Sloveniju je 2004. godine objavljen i popis pravnih osoba čije arhivsko gradivo preuzimaju nadležni javni arhivi,a uzorak se donosi i u prilogu doktorskoga rada.

U trećem dijelu doktorskoga rada (Organizacija i funkcije javne uprave u Republici Sloveniji) pristupnik razrađuje funkcije tijela javne uprave kao temelj klasifikacijskog nacrta i funkcijskog vrednovanja sukladno suvremenim tendencijama i međunarodnoj normi ISO 15489. U radu se navode funkcije i djelatnosti s nadležnostima i organizacijom javne uprave. Upravne i administrativne funkcije u propisima kao i u klasifikacijskim nacrtima međusobno se isprepliću i nigdje se o njima ne raspravlja odvojeno. U ovome poglavlju, u okviru organizacijske strukture javne uprave u Republici Sloveniji, sabrane su zajedničke i specifične upravne i administrativne funkcije tijela javne uprave: vlade, ministarstava, organa u sastavu ministarstava, inspektorata, javnih agencija, fondova, lokalnih organa državne uprave (upravnih jedinica, geodetskih uprava, poreskih uprava, uprava za obranu), organa samoupravnih lokalnih zajednica (općina i gradskih općina, mjesnih i seoskih zajednica, zajednica gradskih četvrti), javnih poduzeća i javnih zavoda te drugih pravnih i fizičkih osoba, koje imaju ovlaštenje za obavljanje upravnih poslova. Funkcije javne uprave u ovome su poglavlju vezane za trenutačno važeću organizaciju javne uprave. Te su funkcije kasnije razvrstane u zbirnom, resornim i pojedinim klasifikacijskim nacrtima.

Pristupnik pod pojmom upravne funkcije podrazumijeva skup upravnih naloga, aktivnosti, djelatnosti i postupaka koje obavljaju tijela javne uprave kao sastavni dio izvršne vlasti. Upravne funkcije su utvrđene u ustavu, zakonima, podzakonskim propisima i drugim pravnim propisima i kada se dodijeljuju nekom tijelu javne uprave govorimo o njegovoj nadležnosti za te funkcije i djelatnosti. Uz administrativne funkcije, zajedničke većini tijela javne uprave (opće organiazcijske funkcije, pravne funkcije, administrativne funkcije, kadrovske funkcije i financijsko računovodstvene funkcije), tzv. institucijske ili poslovne funkcije mogu biti vlastite samo jednom tijelu uprave ili zajedničke pojedinim tijelima javne uprave ili javnim gospodarskim društvima, poduzećima i zavodima.

Četvrto poglavlje pod naslovom Upravljanje dokumentarnim gradivom javne uprave sadrži pregled sustava upravljanja zapisima koji su svjedočanstvo i dokaz o izvršenju pojedinih funkcija i djelatnosti u nadležnosti tijela javne uprave Republike Slovenije. Težište je u radu na Uredbi o upravnom poslovanju iz 2005. godine, zatim na Zakonu o elektroničkom poslovanju i elektroničkom potpisu iz 2000. te na Zakon o zaštiti dokumentarnoga i arhivskoga gradiva i o arhivima iz 2006. godine. Drugi odsjek ovoga poglavlja posvećen je razvoju klasifikacijih nacrta u Sloveniji.

U petom je poglavlju naslovljenom Funkcijsko vrednovanje zapisa javne uprave prikazana metodologija za konkretno određivanje rokova čuvanja dokumentarnog gradiva i određivanje arhivskog gradiva sukladno Uputi Arhiva Republike Slovenije za određivanje rokova čuvanja dokumentarnoga gradiva i određivanja arhivskoga gradiva tijela javne uprave koje je kao propis objavio Arhiv Republike Slovenije u rujnu 2005. godine. Ta Uputa sadrži temeljne teoretske i praktične rezultate vrednovanja zapisa javne uprave u Sloveniji u posljednjih trideset godina. Na osnovi analize upravnih i administrativnih funkcija javne uprave te primjenom različitih kriterija vrednovanja određeni su i rokovi čuvanja dokumentarnog gradiva tijela javne uprave, utvrđuje se arhivsko gradivo koje ima trajan značaj za povijest, znanost i kulturu te trajnu pravnu sigurnost društva, države i pojedinaca. Pristupnik je u radnju ugradio i popis arhivskoga gradiva koji donosi nova Uredba o zaštiti dokumentarnoga i arhivskoga gradiva iz 2006. godine kao i Pravilnik o odabiranju i predaji javnoga arhivskoga gradiva arhivu iz 1999. godine. Kao osnove za određivanje rokova čuvanja dokumentarnoga gradiva primijenjeni su i specifični propisi koji određuju pojedine rokove čuvanja i propisi, iz kojih se rokovi čuvanja mogu izvoditi.

Šesto poglavlje Modeli funkcijskoga vrednovanja zapisa javne uprave povezuje rezultat istraživanja funkcija javne uprave i kriterija vrednovanja gradiva s klasifikacijskim nacrtom razrađenim u troznamenkastom broju (dijelom i u razradi do petoznamenkastoga broja) polazeći od zajedničkih upravnih i administrativnih funkcija javne uprave. Rokovi čuvanja dokumentarnoga gradiva i određivanje arhivskoga gradiva utvrđeni su sukladno arhivskim propisima, uredbom o upravnom poslovanju, specijalnim propisima koji određuju rokove čuvanja, u skladu sa stručnim kriterijima valorizacije i na osnovi upute za određivanje rokova čuvanja dokumentarnog gradiva tijela javne uprave koje je propisao Arhiv Republike Slovenije. Utvrđivanje rokova čuvanja, uključujući i arhivsko gradivo, rezultat je brojnih istraživanja i vrlo širokog stručnog sudjelovanja nadležnih arhiva i organa javne uprave. Pristupnik je u radnoj skupini Ureda za organizaciju i razvoj uprave pri Ministarstvu unutarnjih poslova odnosno u Ministarstvu za javnu upravu sudjelovao u razdoblju 2003. do 2006. godine na izradi novoga klasifikacijskoga nacrta. U taj klasifikacijski nacrt ugrađeni su i rezultati arhivske struke u Slovenije koja je posljednjih 25 godina radila na izradi pojedinačnih klasifikacijskih nacrta s rokovima čuvanja prigodom davanja uputa za odabiranje arhivskoga gradiva iz dokumentarnoga gradiva. Ovaj skupni klasifikacijski nacrt sadrži: klasifikacijsku oznaku, opis klasifikacijskih znakova odnosno upravnih i administrativnih funkcijana, rokove čuvanja dokumentarnoga gradiva s utvrđivanjem arhivskoga gradiva. Rokovi čuvanja dokumentarnoga gradiva i arhivsko gradivo određeno je za tri osnovne razine javne uprave: za središnja državna tijela, za lokalna tijela državne uprave i za tijela samoupravnih lokalnih zajednica (općine i mjesne općine). Posljednja rubrika klasifikacijskoga nacrta sadrži napomene s obrazloženjem funkcija odnosno zadaća, djelatnosti i područja poslovanja kao i rokove čuvanja u okviru jednoga klasifikacijskoga znaka.

Zbirnom klasifikacijskom modelu dodani su primjeri specifičnih klasifikacijskih nacrta pojedinih resora s područja uprave i pojedini klasifikacijski nacrti pojedinih organa uprave, javnih poduzeća te javnih zavoda s njihovim specifičnim upravnim zadaćama. Radi se o primjerima takozvanih resorskih (jedinstvenih) klasifikacijskih nacrta za pojedina ministarstva ili pojedine istovrsne organe poduzeća ili zavode te o pojedinačnim klasifikacijskim nacrtima koji utvrđuju arhivsko gradivo i sadrže rokove čuvanja dokumentarnoga gradiva. Dodan je i opći Model klasifikacijskog nacrta s rokovima čuvanja i utvđivanjem arhivskoga gadiva za razvrstanje gradiva javnih gospodarskih društva, poduzeća i zavoda kada ne izvode upravne zadaće. U modelu su na sažet i pregledan način prikazane administrativne funkcije (pravne, organizacijske, kadrovske, financijske, računovodstvene, razvojne, investicijske, sigurnosne i druge) javnih gospodarskih društva, poduzeća, zavoda i drugih subjekata koji ne izvršavaju upravne zadaće odnosno nemaju javnih ovlaštenja (koncesija) za vođenje upravnog postupka ili izvođenje upravnih radnji. Za takve subjekte propisani okvirni klasifikacijski nacrt organa javne uprave nije u potpunosti primjenjiv, premda sadrži i zajedničke administrativne funkcije (na primjer organizacijsku, kadrovsku, financijsku, statističku itd.).

U zaključku disertacije izložen je sažet prikaz rezultata istraživanja funkcijskog vrednovanja zapisa javne uprave u Republici Sloveniji i posljedice koje će ta metoda imati na suvremeno upravljanje zapisima u klasičnom i elektroničkom okruženju u Republici Sloveniji.

U Prilogu disertacije je terminološki rječnik i popis javno pravnih osoba od kojih Arhiv Republike Slovenije i Pokrajinski arhiv u Novi Gorici preuzimaju arhivsko gradivo.