Tashkilotlarda ichki hujjat almashinuv tizimi uchun edoc tizimi

TASHKILOTLARDA ICHKI HUJJAT ALMASHINUV TIZIMI UCHUN EDOC TIZIMI
Zayniddin Abduvaliyevich Qarshiyev (TATU SF O‘quv va tarbiyaviy ishlar bo‘yicha direktor o‘rinbosari)

Oybek Shakarboy o‘g‘li Umurzaqov (TATU SF 2-bosqich magistranti)

Har qanday zamonaviy tashkilot uchun zamonaviy axborot texnologiyalarining hujjatlar hujjatlaridan foydalanish nuqtai nazaridan imkoniyatlari muhimdir.

Ish jarayonlarini avtomatlashtirish haqida gap ketganda, ko‘pincha ushbu sohada hal qilinadigan muammo bilan bevosita bog'liq bo‘lmagan ko‘plab dasturlar paydo bo‘ladi - matn muharrirlari, belgilarni aniqlash dasturlari, elektron pochta tizimlari. Biroq, bularning barchasi elektron hujjat aylanishi tizimi emas. Va dunyodagi hozirgi vaziyatni hisobga olgan holda, tashkil qilish uchun maqbul ish oqimi tizimini joriy etish juda muhim vazifadir.

Optimal tuzilgan ish oqimining yo‘qligi va hujjatlarning harakatlanishi va bajarilishini samarali kuzatib borish qobiliyatining yo‘qligi ish samaradorligini pasayishiga va xatolarning ko‘payishiga olib keladi.

Zamonaviy sharoitda hujjat aylanishi muammosini hal qilish sizga tashkilotlarning axborot resurslarini maqsadli ravishda shakllantirish, qo‘lda kiritilgan ma'lumotlarning hajmini kamaytirish imkonini beradi, bu esa vaqt ichida daromad keltiradi va ularning samarali ishlashini ta'minlaydi.

Hоzirgi kunda respublikamizda ishlab turgan tizimlarning o‘ndan ziyod turi mavjud. Eng keng qo‘llanilayotgan tizimlar milliy korxonalar tomonidan ishlab chiqilgan «Germes», «E-Hujjat», «FIDO-DOCFLOW», «Job-Flow», «E-Ijro», «E-Xat» tizimlari hamda chet el kompaniyalari tomonidan ishlab chiqilgan Efrat, Lotus Domino va boshqalar.

Bu tizimlar asosan katta katta tashkilotlar o‘rtasida hujatlar almashinish maqsadida ishlatiladi. Lekin tashkilotlarning o‘zida ichki hujat almashinuv tizimlarini yo‘lga qo‘yishda hanuzgacha rivojlangan davlatlardan ortda qolmoqdamiz. Bir tashkilot va uning boshqa joylardagi bo‘limlari (filiallari) o‘rtasida hanuzgacha hujjatlarni qo‘lda harakatlantirishga majbur bo‘layabmiz. Hozirgi kunda ko‘plab tashkilotlar o‘zlari uchun ichki hujjat almashinuvda «Job-Flow»,«DCS», kabi tizimlardan foydalanmoqda.

Ushbu tizimlar o‘ziga hos qulaylik va kamchiliklarga egadur. Bazi tizimlarda ish olib borish anchagina murakab bo‘lsa bazilarida hujatlarni yuborishda faqat bir xil (.pdf) tipdagi hujatlarni qabul qiladi. Boshqa bir tizimlarga tashqi tarafdan kirib bo‘lmaydi faqat ichki tarmoqda ishlaydi. Bazi tizimlarda Foydalanuvchilar soni cheklangan bo‘ladi, va tizim ishlashi uchun malum texnik va tizimliy talablar qo‘yiladi. Ya’na shunday tizimlar bor siz ushbu tizimni sotib olasiz va ya’na har oy qanchadur miqdorda pul to‘lab borasiz.

Yuqorida keltirilgan kamchiliklarni inobatga olgan holda ichki hujjat almashinuvi uchun biz «EDOC» tizimini ishlab chiqdik.

« EDOC » davlat va tijorat korxonalarida elektron hujjat almashish tizimini yuritish uchun mo‘ljallangan. « EDOC » mamlakatimizda ishlab chiqilgan algoritmlar asosida yaratilgan tizim bo‘lib, quyidagi asosiy vazifalarni bajaradi:

• 
  davlat va tijorat korxonalarining lokal va korporativ tarmoqlari orqali himoyalangan elektron hujjat almashuvini boshqarish;
  

markazlashgan elektron hujjat almashish tizimini yaratish. « EDOC » quyidagi imkoniyatlarni yaratadi:

• 
  elektron hujjatlarni markazlashgan holda saqlash, almashish va foydalanuvchilarning ishlarini yengillashtirish;
  
• 
  foydalanuvchilarning shaxsiy hujjatlarini shifrlangan holda saqlash.
  
• 
  hujjatlarni yuborishdagi vaqt mablag‘lar sarfini kamaytiradi.
  
• 
  berilgan topshiriqlarni ijrosni taminlashni nazorat qiladi.
  
• 
  Hujjatlarni yuklashga hujjat tipi farqlanmaydi.
  

EDOC tizimida xavfsizlikni oshirish maqsadida har bir foydalanuvchiga login va parolni tizim administrator tomonidan beriladi. Administrator tomonidan berilgan login parol orqaliy tizimga kirilganda quyidagi oyna ochiladi. Ushbu oyna foydalanuvchining asosiy ishlar ketmaketligi keltirilgan.

1. 
   Kelgan xatni raqami (qizil rangda)
   
2. 
   Xatni javobiga quyilgan muddat (yashil rangda)
   
3. 
   Uni bajarganlik holati (ko‘k rangda)
   

Xat kelgan ammo javob bermagansiz

K elgan xatga javob bergansiz ammo ichki monitoring tomonidan tasdiqlanmagan

J avob bergan xatingiz ichki monitoring tomonidan bekor qilingan

J avob bergan xatingiz ichki monitoring tomonidan qabul qilingan

X atni nomerini ustiga bosganizda (1-rasm) Sizga kelgan xat yangi oynada ko‘rinadi (2-rasm). Ushbu oynada xatni qayerdan kelgani, nazoratga olingani, quyilgan muddati hamda fileni yuklab olib ko‘rish imkoniyati mavjud.


(1-rasm)



(2-rasm)

1. 
   Kelgan xatga qay tartibda ijrosini bajarganimizni yozamiz.
   
2. 
   Kerali fileni yuklaymiz ( agar 2-3 ta file bo‘ladigan bo‘lsa Ctrl bilan birgalikda belgilaymiz).
   
3. 
   Yuklab bo‘lganimizdan so‘ng saqlaymiz (3-rasm).
   

(3-rasm)

Tashkilotlarda hujjatlar almashinuvini nazorati bilan shug‘irlanuvchi bo‘lim uchun quyidagi asosiy oynalar.

Yangi hujjatni tizimga yuklash oynasi ushbu oynada har bir bo‘lim to‘ldirilishi shart (4-rasm).



(4-rasm)

Hujjatlarni qidirish, saralab olish, nazoratini yuritish oynasi bu qisimda hujjatlarning holati haqidagi barcha malumotlar olinadi (5-rasm).

(5-rasm)

Hujjat holat ijrosini taminlashga qolgan mudat, hujjat bo‘yicha toshiriq bajarilganligi holati qismi(6-rasm).

(6-rasm)

Foydalanilgan adabiyotlar:

1. 
   Wayment, Greg. “Choosing the Right Document Management Software for Your Firm.” Utah Bar Journal, vol. 31, no. 3, Utah State Bar, 2018, p. 60–.
   
2. 
   Uzialko, Adam. “Choosing a Document Management System.” Business News Daily, www.businessnewsdaily.com/8026-choosing-a-document-management-system.html.
   
3. 
   Yvanovich, Rick. “What to Look for In a Document Management System.” TRG Blog, TRG International, 21 July 2020, blog.trginternational.com/what-to-look-for-in-a-document-management-system.