|
Основные техники
Теперь, когда мы рассмотрели ведущие принципы, перейдем к приемам и техникам. Например, для выстраивания задач по приоритетам используется матрица Эйзенхауэра или метод АБВГД.
Президент США Дуйат Эйзенхауэр делил все текущие задачи на несколько категорий:
срочные и важные;
важные, но не срочные;
срочные, не очень важные;
неважные и несрочные.
1-ая категория – первостепенные задачи, требующие обязательного выполнения.
Второй сектор матрицы носит название «Сектор пожара», является наиболее эффективной категорией. Грамотное планирование, обдумывание действий и реализация действительно важных дел.
Задачи из 3-ей категории лучше делегировать подчиненным или близким – если они не очень важны, не стоит на них концентрироваться.
Задачи четвертой категории можно вовсе вычеркивать из ежедневных.
При ежедневном планировании для распределения приоритетов лучше всего подходит «Способ АБВГД» (ABCD).
«А» – основная задача дня, «Б» – менее приоритетная, «В» – дело средней степени значимости и т.д.
Самую первую задачу нужно выполнять первой. Как правило, она наиболее трудоемкая. От ее реализации зависит эффективность работы.
Брайан Трейси, специалист по практическому ТМ, советует поступать кардинально, используя метод «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» - самая сложная задача дня. Человек обычно переносит ее его на потом. Однако подобные переносы чреваты регулярным эмоциональным напряжением, не дающим качественно выполнять остальные задачи. День нужно начинать с наиболее трудного, тогда остальные дела завершатся практически без усилий.
Закон Парето – продолжение метода Трейси. 20% стараний дают 80% результатов, остальные 80% только 20% результатов. Получается, что основная задача заключается в поиске 20% наиболее эффективных действий и фокусировке исключительно на них.
Методы тайм-менеджмента
1. Готовиться с вечера.
Вариант для тех, кому сложно просыпаться рано утром. Рабочие и личные дела на следующий день нужно записывать в конце предыдущего рабочего. Так можно оценить нагрузку и заранее распределить все задачи.
2. N минут времени.
Метод направлен на борьбу с прокрастинацией – регулярным откладыванием задач, независимо от степени их важности. При отсутствии желания что-либо делать, начните выполнять задачу хотя бы несколько минут.
3. Соблюдайте дедлайны.
Обязательно устанавливайте конкретные сроки. Они помогают работать быстрее. Самостоятельно установленные дедлайны помогают завершать дела в срок. Однако если будут задействованы внешние дедлайны, установленные другом или коллегой, задачи будут выполняться еще быстрее.
4. Мелкие задачи.
Самые незначительные задачи, занимающие порядка 1-2 минут, можно выполнять в ту же минуту, когда они появляются. Например, проверить электронный ящик.
5. Автофокус.
Вариант подойдет работающим без сроков. Автор метода Марк Форстер отмечает, что все задачи нужно выписать в единый список, затем медленно прочитать, пока не сконцентрируетесь на одной задаче. Объем выбранного дела не играет роли, тут важно желание осуществить задуманное прямо сейчас.
6. Перенесите на завтра.
Марк Форстер, написавший книгу «Сделай это завтра», советует не заниматься сразу всеми срочными задачами, лучше отложить их на завтра. Для распределения необходимо вести так называемые закрытые списки дел, в которые нельзя включить новое дело, но его можно записать в список следующего дня. Данный подход позволяет фокусироваться на действующих задачах и выполнять только сегодняшнюю работу.
7. Зафиксированное время.
Имеются в виду методы выполнения по таймеру. Это помогает оценивать цену собственного времени, повышать продуктивность, тренировать силу воли и исключать выгорание.
8. Техника Pomodoro или «система 25 минут»
Этот метод разработан Франческо Чирилло. “Помидором” называется интервал в 30 минут. При этом 25 минут выделяется на работу и 5 минут на отдых. Необходимо выполнить 4 таких интервала, затем сделать перерыв в 30 минут. И так по кругу, пока задача не будет выполнена.
9. Девять дел.
Метод основан на иерархии задач. Принцип предполагает, что в течение дня необходимо «закрыть» одну большую задачу, три задачи меньше и пять мелких. Задачи могут быть совершенно разные – от подготовки к встрече с будущими клиентами, до покупки корма для рыбок.
10. Канбан.
Данный метод организации работы создан для распределения нагрузки между людьми и завершения дел в указанный срок. Прием фиксирует все шаги, при этом не позволяя ничего не забыть. Традиционный канбан – это таблица с 3 столбцами «Нужно сделать», «В процессе» и «Сделано». Необходимо распределить все задачи между этими тремя столбиками. Так можно проследить, как идет работа.
Do'stlaringiz bilan baham: |
