Study Notes management accounting acca f2

 
 
 

---

F2 Management Accounting
Page 146 of 147 
Controls
There are facilities available in spreadsheet packages which can be used as controls-to prevent 
unauthorized or accidental amendment or deletion of all or part of a spreadsheet. 
a) 
Saving and backup. When working on a spreadsheet, save your file regularly, as often as every ten 
minutes. This will prevent too much work being lost in the advent of a system crash. Spreadsheet files 
should be included in standard backup procedures. 
b) 
Cell protection. This prevents the user from inadvertently changing or erasing cells that should not be 
changed. Look up how to protect cells using Excel’s Help facility. (Select Help from the main menu 
within Excel, then select Contents and Index, click on the Find tab and enter the words ‘cell 
protection’.) 
c) 
Passwords. You can set a password for any spreadsheet that you create. In Excel, simply click on 
Tools, then on Protection, then on Protect Sheet or Protect Workbook, as appropriate.
 
Using spreadsheets with word processing software
There may be situation where you wish to incorporate the contents of all or part of a spreadsheet into a 
word processed report. There are a number of options available to achieve this. 
a) 
The simplest, but least professional option is to print out the spreadsheet and interleave the page or 
pages at the appropriate point in your word processed document. 
b) 
A neater option if you are just including a small table is to select and copy the relevant cells from the 
spreadsheet to the computer’s clipboard by selecting the cells and choosing Edit, Copy. Then switch 
to the word processing documents, and paste them in at the appropriate point. 
c) 
Office packages, such as Microsoft Office allow you to easily use spreadsheets and word processing 
files together. 
For example, a new, blank spreadsheet can be ‘embedded’ in a document by selecting Insert, Object 
then, from within the Create New tab, selecting Microsoft Excel worksheet. The spreadsheet is then 
available to be worked upon, allowing the easy manipulation of numbers using all the facilities of the 
spreadsheet package. Clicking outside the spreadsheet will result in the spreadsheet being inserted 
in the document. The contents of an existing spreadsheet may be inserted into a Word documents by 
choosing Insert, Object and then activating the Create from File tab. Then click the Browse button 
and locate the spreadsheet file. Highlight the file, then click Insert, and then OK. You may then need 
to move and resize the object, by dragging its borders, to fit your document.