«студенческий вестник»

Бюджет доходов и расходов

	Янв	Фев	Мар
Выручка Себестоимость
Валовая прибыль	0	0	0
Управленческие расходы
Прибыль от продаж	0	0	0
Налог на прибыль
Чистая прибыль	0	0	0
Бюджет движения денежных средств	Янв	Фев	Мар
Остаток денежных средств на начало	0	0	0
Поступление денежных средств	0	0	0
Поступление выручки
Выбытие денежных средств	0	0	0
Платежи поставщикам
Платежи НДС Платежи налога на прибыль
Чистый денежный поток	0	0	0
Остаток денежных средств на конец	0	0	0

Прогнозный баланс

Активы
Денежные средства Товары

НДС по запасам НДС по услугам
Дебиторская задолженность Авансы поставщикам


На начало Янв Фев Мар

Итого активы 0 0 0 0


Пассивы
Нераспределенная прибыль Кредиторская задолженность Авансы покупателей
НДС
Налог на прибыль
Итого пассивы 0 0 0 0

Рисунок 1. Модель финансовых бюджетов

При втором подходе, метод двойной записи автоматически гарантирует правильный учет активов и обязательств и не подвержен увеличению сложности при увеличении объемов данных и количества счетов.

На этом этапе логично выполнить следующие задачи:

1. 
   Составить перечень бизнес-операций для целей бюджетирования.
   
2. 
   Составить план счетов для целей бюджетирования.
   
3. 
   Принять решение о форме данных для бюджета.
   
4. 
   Составить перечень статей бюджетирования.
   
5. 
   Поставить соответствие проводок статьям бюджетирования.
   

Для рассматриваемого примера, можно выделить следующие операции:

1. 
   Продажа товаров
   
2. 
   Поступление выручки от продажи товаров
   
3. 
   Приобретение товаров
   
4. 
   Оплата товаров
   
5. 
   Списание себестоимости товаров
   
6. 
   Начисление управленческих расходов
   
7. 
   Оплата управленческих расходов
   
8. 
   Зачет НДС
   
9. 
   Оплата НДС
   
10. 
    Начисление налога на прибыль
    
11. 
    Оплата налога на прибыль
    

Для рассматриваемого примера можно составить план счетов, приведенный в таблице
1.
В практическом плане, почти всегда можно и даже желательно иметь единый план сче-
тов для бухгалтерского учета и бюджетирования, что позволяет интегрировать и сравнивать данные из разных систем.
Форма данных для бюджета может быть в двух основных форматах:

1. 
   Операции начисления и оплаты приводятся в разных строках, а колонки данных со- держат данные по периодам планирования.
   
2. 
   Операции начисления и оплаты приводятся в отдельных колонках по периодам еди- ной строки.
   

Таблица 1.

План счетов для целей бюджетирования

Счет	Наименование
19.03	НДС по приобретенным запасам
19.04	НДС по приобретенным услугам
41	Товары
51	Денежные средства
60	Расчеты с поставщиками
62	Расчеты с покупателями
68.02	Расчеты по НДС
68.03	Расчеты по налогу на прибыль
84	Нераспределенная прибыль
90.11	Продажи
90.21	Себестоимость продаж
90.41	Управленческие расходы
90.99	Прибыль/убыток от продаж
99.03	Налог на прибыль
99.99	Прибыли и убытки отчетного года

Таблица 2.
Пример формы данных с начислениями и платежами в строках

Операция	Янв	Фев	Мар
Продажа товаров
Поступление выручки

Таблица 3.
Пример формы данных с начислениями и платежами в колонках

Операция	Начислено			Платежи
	Янв	Фев	Мар	Янв	Фев	Мар
Продажа товаров

Автор считает, что для целей бюджетирования более оптимальным является второй ва- риант в силу следующих причин:

1. 
   Форма однозначно требует от бизнес-пользователей представления данных по начислениям и платежам. Они не могут «забыть» добавить парную строку платежей или начислений.
   
2. 
   Наличие данных начислений и платежей в одной строке значительно упрощает вы- числение сальдо расчетов.
   
3. 
   Количество статей бюджетирования практически сокращается вдвое.
   
4. 
   Пользователям приходится заполнять меньше строк.
   
5. 
   Возможные дополнительные атрибуты, например, продукты или регионы, будут безусловно одинаковыми для начислений и платежей.
   

Более того, в форму второго варианта легко добавить колонки начального сальдо и сальдо на конец каждого периода, вычисляемые автоматически. Далее, в примере будет ис- пользован этот вариант.
Статьи бюджетирования – это, фактически, наименования строк, по которым выполня- ется планирование операций в терминах бизнес-пользователей. С учетом принятой формы данных, это общее наименование для начислений и платежей.
С учетом того, что позже придется получать данные пользователей в сводных формах, следует определить коды статей бюджетирования. Например, 11.01 «Продажа товаров». При таком подходе, в формулах можно будет использовать код 11.01, вместо наименования.
Пример статей бюджетирования примера приведен в таблице 4.

Таблица 4.

Пример статей бюджетирования

Код	Наименование	Платежи			Начисления			НДС			Закрытие
		Дт	Кт	Дт		Кт	Дт		Кт	Дт		Кт
11.01	Продажа товаров	51	62	62		90.11	62		68.02	90.99		84
21.01	Себестоимость продаж			90.21		41				84		90.99
31.01	Управленческие расходы	60	51	90.41		60	19.04		60	84		90.99
41.01	Приобретение товаров	60	51	41		60	19.03		60
51.01	Зачет НДС по запасам			68.02		19.03
51.02	Зачет НДС по услугам			68.02		19.04
61.01	НДС	68.02	51
61.02	Налог на прибыль	68.03	51	99.03		68.03				84		99.99

В таблице 4 также приведены проводки, которые должны выполняться для каждой опе- рации. Например, для операции 11.01 «Продажа товаров», для сумм в колонках платежей

будут выполняться проводки Дт 51 Кт 62, а для сумм в колонках начислений проводки Дт 62 Кт 90.11 и Дт 62 Кт 68.02.

На следующем этапе следует выполнить следующие задачи:

1. 
   Создать шаблон формы данных – заявки в бюджет (template.xlsx).
   
2. 
   Создать книги для всех участников процесса (101, 102, 201, 301.xlsx).
   
3. 
   Создать книгу для ввода начальных остатков (000.xlsx).
   
4. 
   Создать книгу импорта сводных данных (requests.xlsx).
   
5. 
   Создать книгу импорта данных и расчета показателей (data.xlsx).
   
6. 
   Создать книгу для формирования бюджетов (budget.xlsx).
   

На рисунке 2 приведен пример шаблона книги заявки в бюджет.

Рисунок 2. Пример книги - шаблона заявок в бюджет

В шаблоне обязательно должны быть колонки кода статьи, ставки НДС, начислений и платежей по периодам бюджетирования, а также начального сальдо расчетов. Для колонки ставки НДС можно установить список проверки, допускающий ввод значений 20 или 0. Удобно иметь колонку «Наименование статьи», допускающую ввод любых комментариев. Колонка «Код орг.» может содержать код организации для получения данных в разрезе контрагентов, в том числе дебиторских и кредиторских задолженностей. Также удобно иметь расчетные колонки сальдо расчетов на конец периода.

В шаблон можно добавить и иные поля для дополнительной аналитики. Например, для ввода кода продуктов или регионов. Важно, чтобы набор полей был единым для всех со- трудников.
Ключевым элементом системы является присвоение имени диапазону данных с помо- щью инструмента «Диспетчер имен» на вкладке «Формулы». На рисунке 2 видно имя диапа- зона – «data» и его выделение. Присвоение имени диапазону позволяет импортировать дан- ные из этой книги в другие, что и будет использовано далее.
После создания шаблона следует подготовить книги для всех участников. Можно при- своить им, например, числовые коды: 101.xlsx и 102.xlsx для менеджеров по продажам, 201.xlsx – для менеджера по закупкам и 301.xlsx для финансового директора. В будущем это позволит легко добавить любое количество новых участников процесса.

Также, шаблон следует скопировать в отдельную книгу для ввода начальных остатков, например 000.xlsx. Ее отличие от других книг в том, что в колонке «Код статьи» указывается счет плана счетов и заполняется только начальное сальдо.

Для целей тестирования в книги заявок и остатков можно внести тестовые данные.
На следующем шаге готовится книга, в которую импортируются данные из всех книга заявок и начальных остатков, одна под другой, как показано на рисунке 3. Импорт осуществ- ляется мастером «Получить данные», «Из других источников», «Из Microsoft Query» [2] на вкладке «Данные». В мастере выбирается тип файлов Excel, конкретная книга в режиме чте- ния, все колонки диапазона data. Можно отобрать строки с заполненной колонкой кода ста- тьи.
Для всех таблиц отключаются заголовки, чтобы остались только данные. Справа удоб- но добавить колонку file c именем файла и формулой типа ="101".