Shaxsiy hujjat matnlarining lеksik-uslubiy xususiyatlari

Salom, salomalaykum, assalom, assalomu alaykum so‘zlarini ishlatishning o‘ziyoq muallif va adresat o‘rtasidagi munosabatning ayrim jihatlaridan dalolat beradi. Murojaat jarayonida salomlashishni ifoda etuvchi so‘zlarga qadrli, hurmatli, aziz, muhtaram, ardoqli, ko‘phurmatli (bu rus tilidan kalkalangan bo‘lishi kerak) singari birliklar qo‘shilishi mumkin. Murojaatdan tomonlarning, ayniqsa muallifning kayfiyati ham anglashiladi, degan fikrga quyidagi misolni keltirish mumkin: musibatzada qadrdonim Botirali, assalomu alaykum! kabi.
Xatning xotima qismida ham xuddi muqaddima qismiga o‘xshab, an’anaviylik mavjud. Bu an’anaviylik shaxsiy va rasmiy xatlarda o‘ziga xos tarzda shakllanadi.
Suyukli Suyun og‘a!
Xatingni o‘qib juda xursand bo‘ldim. Har kun sizlardan xat kutar edim. Darslaringda uncha oqsamabsan – bu yaxshi, lekin «5» olmoqqa intilishing kerak. Axir men seni aqli to‘la o‘g‘lim, deb suyaman va faxrlanaman.Xatingda Vanyaning yaramasligi to‘g‘risida yozibsan. Nega uni mashinaga xo‘jayin qilib qo‘ydilaring? Hozir u qayda. Bo‘shatib yubordilaringmi? Agar yaxshi shofyor uchrasa, qabul qilish kerak.Qor va yomg‘irda ayangga piyoda yurish qiyin. Bari-bir shofyor olishga to‘g‘ri keladi.Suyunim, dadam faqat Gulrangni sog‘inibdi, deb o‘ylama. Men seni va Bekjon to‘polonchini ham juda sog‘indim.Moskvada uzoq turmayman.Sen Bekjon bilan urishma, ayangning so‘ziga quloq sol.Xatingda allaqanday fonar kerakligini yozibsan. Nimaga kerak. Velosipeding uchunmi? Xo‘p, olib boraman.Suyukli o‘g‘limni o‘paman va qattiq quchoqlayman. Dadang: Oybek
. 24.X1.50. Sochi».
«Ish yuritish» qo‘llanmasining mualliflari xat orqali bajariladigan masalalar ko‘lami keng ekanligini qayd etishib, bunday yozishmalar vositasida turli ko‘rsatmalar, so‘rovlar, javoblar, tushuntirishlar, xabarlar, takliflar, iltimoslar, kafolatlar berilishi yoki qabul qilinishini ta’kidlashadi va bunday xatlarning axborot xati, da’vo xati, ilova xati, iltimos xati, kafolat xati, so‘rov xati, tasdiq xati, farmoyish xati, eslatma xati singari turlari mavjudligini aytib o‘tishadi hamda ularning yozilish tartib-qoidalarini izohlashadi. Ammo bu xatlarning faqat ma’lum soha va o‘rinlarda qo‘llanilishini hisobga olib, ularga alohida e’tibor berib o‘tirilmadi.
Hujjatlar, jumladan xatlar hozirda turli yo‘llar bilan jo‘natiladi. Masalan pochta, elektron pochta, internet, faks va modemlar orqali. Har qanday xat-hujjat yoki narsa buyumni pochta orqali jo‘natishda albatta jo‘natiladigan manzilning aniq yozilagan adresi bo‘lishi shart. Uni konvert yuziga rasmiylashtirish tartibi quyidagicha:
1. Jo‘natilishi lozim bo‘lgan joy-qayerga;
2. Oluvchi shaxs yoki tashkilot – kimga;
3. Jo‘natuvchi haqida ma’lumot (qayerdan, kimdan).
Jo‘natiladigan narsaning yetib borish kafolatlaridan biri adresning aniq va to‘g‘ri yozilishidir. Uni oladigan pochta bo‘limlarining shartli raqamlari – indekslarni yozish ham adresni to‘liq rasmiylashtirishni shartlaridan biridir. Ular konvertlarning past qismi chap tomonidagi katakchalarda yoziladi.

Ma'lumotnoma va uning turlarini o‘zaro tahlil qilish

Reja:

1. 
   Ma'lumotnoma va ma'lumotlarning maqsadi va tarkibi va ma'lumotnoma va tahliliy hujjatlar.
   

2. 
   Ma'lumotnomani tuzish va bajarish axborot hujjatlari.
   

3. 
   Tashkilotlarning umumiy hujjat turlariining nomlari.
   

MA’LUMOTNOMA. Ma’lumotnoma bo‘lib o‘tgan voqyea-hodisa yoki hozirda mavjud holat to‘g‘risida axborot beruvchi yoki bo‘lmasin uni tasdiqlovchi hujjat hisoblanib, rasmiy-huquqiy kuchga ega bo‘ladi hamda so‘ralgan taqdirdagina tashkilot yoki muassasa yoki uning bo‘limlari rahbarlari imzosi bilan beriladi. So‘rovlar yuqori va teng mavqyedagi tashkilotlar, ma’muriy organlar va shu ma’lumotnoma tegishli bo‘lgan kishilar tomonidan amalga oshirilishi mumkin.

Ma’lumotnoma ikki xil bo‘ladi: xizmat ma’lumotnomasi va shaxsiy ma’lumotnoma. Xizmat ma’lumotnomasida tashkilot va uning bo‘linmalarida biron bir vazifaning bajarilishi haqidagi axborot aks etgan bo‘ladi. Ular turli xil jadvallar bilan to‘ldirilishi mumkin. Bu kabi ma’lumotnomalar yuqori tashkilotlarning quyi tashkilotlar faoliyatidan to‘liq xabardor bo‘lib turishiga ko‘maklashadi.
AXBOROTLI boshqaruv qarorlarini qabul qilish jarayoni ob'ektiv va ishonchli ma'lumotlarni to'plash va qayta ishlashga asoslanadi. Boshqaruv tizimidagi ishlarning haqiqiy holati to'g'risidagi ma'lumotlar turli manbalarda mavjud, ammo ular orasida eng muhim o'rinni ma'lumotnoma-axborot va ma'lumot-tahliliy hujjatlar egallaydi: aktlar, guvohnomalar, memorandumlar, yozishmalar va boshqalar.
Ushbu hujjatlar tashkiliy, huquqiy va ma'muriy hujjatlarga nisbatan xizmat vazifasini bajaradi. Ushbu guruhning hujjatlarida ko'rsatmalar mavjud emas, ular ma'muriy hujjatlar kabi qat'iy belgilangan tartibda harakat qilishga majbur emaslar, lekin ular ma'lum qarorlar qabul qilishga undaydigan ma'lumotlarni taqdim etadilar, boshqacha aytganda, ular boshqaruv qarorlarini qabul qilishni boshlaydilar, sizga ruxsat beradilar. u yoki bu harakat usulini tanlang.
Ushbu hujjatlarning o'ziga xosligi shundaki, ular, qoida tariqasida, boshqaruv tizimi orqali pastdan yuqoriga o'tadigan hujjatlardir: xodimdan tarkibiy bo'linma boshlig'igacha, bo'linma boshlig'idan tashkilot rahbari o'rinbosarigacha. yoki bo'ysunuvchi tashkilotdan yuqori tashkilotgacha bo'lgan tashkilot rahbari. Ma'lumotnoma va axborot hujjatlarining ma'lum turlari, masalan, yozishmalar, teng huquqli tashkilotlar va mansabdor shaxslar o'rtasida bo'ysunish munosabatlarida bo'lmagan axborot aloqalarini amalga oshirish uchun qo'llaniladi.
Ushbu hujjatlarning izchil tasnifi mavjud emas. Etarli darajada shartli ravishda ushbu hujjatlar to'plamini ma'lumot-axborot va ma'lumotnoma va tahliliy hujjatlarga bo'lish mumkin.
Axborot-ma'lumotnoma hujjatlari tizimida yozishmalar alohida o'rin tutadi - tashkilotlar o'rtasida tezkor ma'lumot almashish vositasi sifatida ishlaydigan turli xil mazmundagi hujjatlarning umumlashtirilgan nomi.
Ishbilarmonlik yozishmalari muassasalarning hujjatli filmlarida muhim o'rin tutadi. Tashkilotlar o'rtasidagi bog'lovchi bo'lib, yozishmalar kiruvchi va chiquvchi hujjatlarning taxminan 80% ni egallaydi.
Ishbilarmonlik yozishmalarining turlari va ularning nomlari (ma’lumotnoma, telegramma, teleks, faksimil (faks), telefon xabari) biznes axborotini uzatish usullari bilan belgilanadi, ular ikki asosiy turga - pochta aloqasi va elektron aloqaga bo'linadi.
Ma’lumotnoma yozish turlarining xilma-xilligi bilan ajralib turadi: davlat organlarining normativ xarakterga ega bo'lgan ma’lumotnomalari va telegrammalaridan tortib, fuqarolarning murojaatlari va namunaviy arizalargacha. Murojaatlar, xabarnomalar, kelishuvlar, da'volar, kelishuvlar, eslatmalar, talablar, tushuntirishlar, tasdiqlashlar, so'rovlar, tavsiyalar, kafolatlar va boshqalar bo'lishi mumkin.
Ma’lumotnoma yozish quyidagi talablarga javob berishi kerak:
--Ma’lumotnomalar maxsus blankalarda - blankalarda tuziladi va ularga berilgan vakolatlar doirasida tashkilot rahbari yoki uning o'rinbosarlari tomonidan imzolanadi;
--Harflar puxta, aniq, qo'pol dog'larsiz, tuzatishlarsiz tuzilgan bo'lishi kerak;
--Mazmunidan qat’i nazar, ma’lumotnoma sokin, vazmin, rasmiy ishbilarmonlik tilida taqdim etilishi, yetarli dalil, aniqlik, xarakteristikaning to‘liqligi va ravshanligi, taqdimotning qisqaligi va izchilligiga ega bo‘lishi kerak;
Bayonnoma - yig'ilishlarda, sessiyalarda, yig'ilishlarda, konferentsiyalarda, ish uchrashuvlarida muhokama qilingan masalalar va qarorlar qabul qilinganligi qayd etilgan hujjat.
Bayonnoma kollegial organ yoki xodimlar guruhi tomonidan birgalikda qarorlar qabul qilish faoliyatini aks ettiradi. Yilda yaratilgan uchrashuv bayonnomasidan boshqaruv faoliyati tashkilotlar, tergov, ayrim ma'muriy organlar va xavfsizlik organlarining bayonnomalarini farqlash kerak. Jamoat tartibi(masalan, sanitar inspektorning bayonnomasi, yo'l-transport hodisasi bayonnomasi va boshqalar), shuningdek shartnomaviy turdagi bayonnomalar - kelishmovchiliklar bayonnomalari, kelishmovchiliklarni yarashtirish bayonnomalari, narxlarni kelishish bayonnomalari va boshqalar.
Doimiy va vaqtinchalik kollegial organlarning yig'ilishlari (federal ijroiya organlarining kengashlari, mehnat jamoalari yig'ilishlari, aktsiyadorlar yig'ilishlari, direktorlar kengashlari yig'ilishlari va boshqalar) majburiy qayd etilishi kerak.
Bayonnomalar majlislar bayonnomalarining loyihalari, majlis stenogrammalari yoki ovozli yozuvlar, shuningdek majlis uchun tayyorlangan materiallar (ma’ruzalar matnlari, nutqlar, ma’lumotnomalar, qarorlar loyihalari, kun tartibi, taklif etilganlar ro‘yma’lumotnomai va boshqalar) asosida tuziladi. Agar majlis ko‘chirilgan bo‘lsa, yig‘ilish o‘tkazilgandan so‘ng stenogramma ko‘chiriladi, tuziladi va bayonnomaga ilova qilinadi (bu holda bayonnomaning qisqacha shaklini yuritishga joizdir). Agar majlisning borishi lentaga yozib olingan bo‘lsa, bayonnoma tayyorlanib, rasmiylashtirilgach, ovoz yozuvi Davlat arxivlarining kino-foto xujjatlari bilan ishlashning asosiy qoidalariga (M., 1980) muvofiq saqlanadi.
Bayonnomani tayyorlash uchun mas'uliyat kollegial organning kotibi (mas'ul kotibi) yoki rahbar kotibi zimmasiga yuklanadi. Kotib bayonnomadagi yozuvlarning to‘g‘riligi uchun javobgardir.
Bayonnoma ikki turi mavjud: to'liq va qisqa. To'liq bayonnomada yig'ilishdagi barcha nutqlarning yozuvi, qisqasi - faqat so'zga chiqqanlarning ismlari va nutq mavzusi haqida qisqacha eslatma mavjud. Yig'ilishda bayonnomaning qaysi shaklini yuritish to'g'risida qaror kollegial organ rahbari yoki tashkilot rahbari tomonidan qabul qilinadi.
Bayonnoma tashkilotning umumiy blankida hujjat turining nomi ko'rsatilgan - " Bayonnoma " yoki bayonnomaning maxsus blankida tuziladi. Bayonnoma ning majburiy rekvizitlari quyidagilardir:
-tashkilot nomi,
-hujjat turining nomi,
-bayonnomaning sanasi va raqami,
-matnga sarlavha,
-imzolar.
Bayonnomaning sarlavhasida kollegial organ yoki yig'ilish nomi ko'rsatiladi, sarlavha grammatik jihatdan hujjat turi nomiga mos keladi, masalan: Aksiyadorlar umumiy yig'ilishining bayonnomasi; Kengash majlisi bayonnomasi.
Bayonnoma matni ikki qismdan iborat:
kirish va asosiy.
Kirish qismi bayonnomaning to'liq va qisqa shakllarida bir xilda tuziladi. Unda quyidagilar ko'rsatilgan: yig'ilish raisi va kotibining familiyalari, yig'ilish qatnashchilari va taklif etilgan shaxslarning familiyalari yoki umumiy soni (agar ishtirokchilar ko'p bo'lsa, ularning soni yoniga belgi qo'yiladi - "Ishtirokchilar ro'yma’lumotnomai ilova qilinadi. ”), kun tartibi.
Ishtirok etganlarning ism-shariflari bayonnomaga, agar ular 15 dan ortiq bo‘lmasa, ish joyi va lavozimi ko‘rsatilgan holda alifbo tartibida, agar ko‘p bo‘lsa, alohida ro‘yma’lumotnoma tuziladi. Doimiy majlislar va komissiyalar bayonnomalarida hozir bo‘lganlarning lavozimlari ko‘rsatilmaydi.
Kirish qismi kun tartibi bilan yakunlanadi. Kun tartibidagi masalalar murakkablik darajasi, ahamiyati va muhokama qilish tartibiga ko‘ra tartibga solinadi. Savollar nominativ holatda "haqida", "haqida" predloglarisiz tuzilgan. Savol bilan bir qatorda ma'ruzachining ismi, uning lavozimi ko'rsatilgan holda ko'rsatiladi.
Kun tartibidagi har bir masala bo‘yicha bayonnoma matnining asosiy qismi quyidagi sxema bo‘yicha quriladi: TINGLANGAN ... GAPIRIB ... QAROR ETILGAN (QAROR ETILGAN) ...
Qisqa bayonnomalarda “Eshitildi” bo‘limida ma’ruzachi (ma’ruzachi)ning ismi-sharifi va nutqining mavzusi ko‘rsatiladi. Bayonnomaning to'liq shaklida: ma'ruzachining familiyasi va bosh harflari, uning ma'ruzasi (xabar, ma'lumot, ma'ruza) mazmuni ko'rsatiladi. Agar ma'ruza matni ma'ruzachi tomonidan yozma ravishda taqdim etilgan bo'lsa, nutq mavzusini qavs ichida ko'rsatgandan so'ng, eslatma qo'yishga ruxsat beriladi: (Ma'ruza matni ilova qilinadi).
“SO‘Z KO‘RGANLAR” bo‘limida qisqa bayonnomalarda faqat muhokamada so‘zga chiqqan shaxslarning ism-shariflari, masala yuzasidan muhokamalar va qabul qilingan qarorlar ko‘rsatiladi, ularning chiqishlari, shu jumladan ma’ruzachiga savollar ham to‘liq bayonnomalarda qayd etiladi. Agar kerak bo'lsa, ma'ruzachi nomidan keyin uning pozitsiyasi ko'rsatiladi.
“QAROR ETILGAN (QAROR ETILGAN)” bo‘limida qaror qayd etiladi. Qaror ikki tomonlama talqin bo'lmasligi uchun qisqa, aniq, ixcham tarzda tuzilgan. Qaror bilan bir qatorda “ma’qul”, “qarshi”, “betaraf” deb berilgan ovozlar soni, shuningdek ovoz berishda qatnashmagan shaxslar ro‘yma’lumotnomai ko‘rsatiladi.
Operativ qismni paragraflarga bo'lish mumkin.
Yig‘ilish yoki yig‘ilish ishtirokchisi qabul qilingan qaror yuzasidan alohida fikr bildirishi mumkin; alohida varaqda bayon qilinadi va bayonnomaga ilova qilinadi. Maxsus fikrning mazmuni tegishli qaror qayd etilgandan keyin bayonnoma bilan rasmiylashtiriladi.
Yig‘ilish bayonnomasi raislik qiluvchi va kotib (mas’ul kotibiyat) tomonidan imzolanadi. Ayniqsa muhim holatlarda ma'ruzachi protokolni tasdiqlashi kerak, viza hujjatning chap chetiga, nutqni yozib olish darajasida yopishtiriladi.
Jurnal sanasi jurnalga kiritilgan voqea sanasidir. Agar u bir necha kun davom etsa, unda chiziqcha orqali yig'ilish, yig'ilish, konferentsiyaning boshlanish va tugash sanalari ko'rsatiladi.
Memorandum - ma'lum yoki yuqori tashkilot rahbari nomiga yoziladigan, tuzuvchining xulosalari va takliflari bilan har qanday muammoning batafsil bayonini o'z ichiga olgan hujjat.
Odatda, memorandum rahbariyatga sodir bo'lgan voqealar, faktlar, hodisalar, mavjud vaziyat, qoida tariqasida, qaror qabul qilishni talab qiladi. Memorandum tashqi yoki ichki bo'lishi mumkin. Tashqi memorandum yuqori tashkilot rahbariga, ichki - bo'linma yoki tashkilot rahbariga taqdim etiladi. Ichki memorandumlar xodimning tashabbusi bilan yoki uning bevosita rahbarining ko'rsatmasi bilan tuziladi va tashkilotning samaradorligini oshirishga qaratilgan.
Tashqi memorandumlar tashkilotning umumiy blankida, ichki - standart qog'oz varag'ida tuziladi. Memorandumning majburiy rekvizitlari quyidagilardir: tashkilotning nomi (ichki uchun - tarkibiy bo'linmaning nomi), hujjat turining nomi, sanasi va raqami, tuzilgan joyi (tashqi memorandum uchun), matn nomi. , imzo.
Memorandum matni ikki yoki uch semantik qismdan iborat. Birinchi qismda fakt va hodisalar, uning yozilishiga sabab bo‘lgan sabablar bayon etilgan. Ikkinchi qismda - mavjud vaziyat tahlili, mumkin bo'lgan variantlar hodisalarning rivojlanishi yoki mavjud vaziyatdan chiqish yo'li, uchinchi qismda - tuzuvchining fikriga ko'ra, boshqaruvchi taqdim etilgan faktlar bilan bog'liq holda qabul qilishi kerak bo'lgan aniq harakatlar bo'yicha xulosalar va takliflar. Ikkinchi, tahliliy qism bo'lmasligi mumkin, bu holda memorandum matni faqat kirish va yakuniy qismlardan iborat.
Ichki memorandum, agar u bo'linma boshlig'iga topshirilgan bo'lsa, tuzuvchi tomonidan, agar tashkilot rahbariga taqdim etilgan bo'lsa, bo'lim boshlig'i tomonidan imzolanadi. Tashqi memorandum tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi.

Ichki va tashqi hujjatlar

Reja;

1. 
   Hujat turlari
   
2. 
   Ichki hujjatlar
   
3. 
   Tashqi hujjatlar
   

Boshqaruv jarayonining murakkabligi va serqirraligiga muvofiq, ravishda idoraviy ish yuritish qog’ozlari, hujjatlar ham xilma-xil va miqdordan juda ko‘p. Hujjatlarning maqsadi, yo‘nalishi, hajmi, shakli va boshqa bir qator sifatlari ham turlichadir. Shunday ekan, hujjatlar tiliga bo‘lgan umumiy talablar bilan bir qatorda har bir turkum hujjatlar tuzish ishiga qo‘yiladigan ko‘pgina lisoniy talablar ham mavjud. Muayyan turdagi hujjat, albatta, o‘ziga xos lisoniy xususiyat va sifatlar bilan belgilanadi. Bu xususiyat va sifatlarni har taraflama va chuqur tasavvur qilmasdan turib, mukammal hujjatchilikni yaratish haqida gap ham bo‘lishi mumkin emas. Shuning uchun bu o‘rinda hujjatlar tasnifi masalasi alohida ahamiyat kasb etadi.

Hujjatshunoslikda hujjatlar bir necha jihatlarga ko‘ra tasnif qilinadi. An’anaga ko‘ra ish yuritishdagi hujjatlar eng avvalo tuzilish o‘rniga ko‘ra tasnif qilinadi. Bu jihatdan ichki va tashqi hujjatlar farqlanadi
.Ichki hujjatlar ayni muassasaning o‘zida tuziladigan va shu muassasa ichida foydalaniladigan hujjatlardir,
Muayyan muassasaga boshqa tashkilot yoki ayrim shaxslardan keladiganlari esa tashqi hujjatlardir.