Sanoat ishlab chiqarishni tashkil etish

Hujjatlarning aylanishining mohiyati va strukturasi.

Tashkilotda hujjatlarni shakllanishidan to uni bajarilib yakunlanguniga qadar yoki yuborganligiga qadar bo’lgan harakatlar hujjatlar aylanishi deb ataladi. Ushbu hujjatlarning harakati, o’z mohiyatiga ko’ra rahbar va mutaxassislarning o’zlariga berilgan fuktsiyalarni bajarish, asoslangan qaror qabul qilish va ularni ishlab chiqarishga tadbik etish bilan bog’liq bo’lgan boshqaruv informatsiyalarining harakatidir.Har qanday boshqaruv faoliyati, aniq maqsadga yo’naltirilgan hujjatlar aylanishi bilan birga olib boriladi. Boshqaruv sub’ektlaridagi hujjatlarning bir joydan ikkinchi joyga ko’chishi tartibsiz yoki tasodifiy holda yuz berishi mumkin emas. Ular albatta bajarilishi kerak, ya’ni hujjatlar bilan ijodiy operatsiyalar olib borishi(boshqaruv informatsiyalari), rahbar va xodimlar o’rtasida hujjatlarni tartibga solish va taqsimlash, hujjatlarni ko’rib chiqish va bajarishlarni operativ va arxivda saqlash amalga oshiriladi.

Demak, hujjatlar aylanishi – bu hujjatlar bilan zarur bo’lgan ijodiy, rasmiy majburiy va texnik operatsiyalar bajarish uchun belgilangan bosqichlar bo’yicha ishlov berishning tartibga solingan harakatlarning texnologik samarasi. Bunday bosqichlar soni, hujjatlarning ular orasidagi harakat tezligi va har biri hujjatlar ustida amalga oshiriladigan operatsiyalar kompleksining tezkor bajarilishi orqali ushbu texnologik sxemaning mukammalligi va boshqaruv apparatining foydali va ishonchli axborotlar bilan ta’minlash samaradorligi belgilanadi.
Hujjatlar aylanishiga quyidagilar kiradi:

1. 
   Hujjatlarning to’g’ri harakatlanishi, punktlar (instantsiyalar) sonining eng kam bo’lishi, qaytadigan hujjatlarning minimal bo’lishi;
   
2. 
   Rahbar va xodimlar o’rtasida hujjatlarni taqsimlashda, ularning bajaradigan funktsiyalariga mosligi ta’minlash;
   
3. 
   Hujjatlarni zarur punktlarga borishini ta’minlash, keraksiz va takroriy harakatlariga yo’l qo’ymaslik;
   
4. 
   Harakatlar yo’nalishining bir xilligini saqlab qolish, ommaviy hujjatlar uchun texnologik operatsiyalar tarkibini bir marta bo’lishini ta’minlash.
   

Hozirgi kunda axborot yuborishning qog’ozsiz ko’rinishidagi aloqa kanallariga ustivorlik berilishi kerak.
Hujjatlar aylanishining texnologik jarayoni sifatida bir nechta tarkibiy qismlarga – hujjatlar oqimga bo’linadi:

1. 
   Tashkilotlarga kelayotgan hujjatlar oqim (kiruvchi hujjatlar oqim);
   
2. 
   Yuborilayotgan hujjatlar oqim (chiquvchi hujjatlar oqim);
   
3. 
   Ichki hujjatlar oqim.
   

Har bir oqim harakatlanayotgan hujjatlarning yo’nalishi,tarkibi va miqdori bilan xarakterlanadi. Masalan, kiruvchi hujjatlar oqim, tashkilotga kirayotgan birlamchi hujjatlarni o’zida aks ettiradi. CHiqarilayotgan hujjatlar kiruvchi oqim hujjatlarnini bajarganligi bo’yicha axborot, tashkilotda shakllangan hisobotlar, xatlar va xodimlarning arizalarini o’zida jamlaydi.

Ichki hujjatlar oqimga buyruqlar, dalolatnomalar, bildirgi va boshqalar kiradi. Ma’lum bir davr mobaynidagi hujjatlar soni, hujjatlar aylanishi hajmini tashkil qiladi.
Kelgan hujjatlarni manzillar bo’yicha taqsimlash,devonxonada ularni dastlabki qayta ishlanganidan keyin amalga oshiriladi va quyidagi guruxlar shakllanadi:

1. 
   1-gurux – tashkilot rahbarlariga yoki bo’linmalar nomi ko’rsatilgan hujjatlar guruxi;
   
2. 
   2-gurux – fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari yozilgan hujjatlar guruxlari;
   
3. 
   3-gurux – bo’linmalarga yuborilgan, shu jumladan, reja, ta’minot,buxgalteriya va boshqa bo’linmalarga tegishli hujjatlar guruxi.
   

Ushbu hujjatlar ro’yhatdan o’tkaziladi, bu esa ularni hisobini olib borish, ularni qidirish va bajarilishini nazorat qilishini imkonini beradi.
Hujjat to’g’risidagi ananaviy yoki avtomatlashtirilgan ma’lumot – axborot sistemasiga kiritishdir.
Hujjatlarni ushbu sistemaga kiritish, ularga qayd qilish indeksini berish orqali amalga oshiriladi, bu esa hujjatlarni hisobga olish va ularni qidirishdagi asosiy belgi bo’lib xizmat qiladi.
Hisob yuritilishini, ma’lumot olishda foydalanadigan yoki bajarilishi talab qilinadigan ananaviy yozuv shaklidagi va elektron shakldagi barcha hujjatlar ro’yhatdan o’tkazilishi kerak.
Hujjatlar faqat bir marotaba ro’yhatdan o’tkazilishi kerak.
Yirik kompaniyalarda hujjatlarni ro’yhatdan o’tkazish nomarkazlashgan tarzda olib boriladi. Bunda hujjatlar markaziy devonxonaga kelib tushadi, so’ngra ushbu hujjatlar divizionlarga yuboriladi, shuningdek rahbariyatga kirishdan oldin kotiba ularni ro’yhatdan o’tkazadi.
Hujjatlarni markaziy tarzda ro’yhatdan o’tkazish sistemasining avzalligi shundan iboratki, bundan hujjatlarni qayta ishlash mehnatini kamaytirish uchun ularni avtomatlashtirish imkonini beradi.
Hujjatlar qabul qilinadigan punktlar hujjatlashtirish bo’yicha yo’riqnomalar bilan ta’minlanishi kerak. Bu yo’riqnomada ro’yhatdan o’tkazish shart bo’lmagan hujjatlar (tabriknomalar, otkritkalar,reklama bukletlar va x.k.) nomi ko’rsatilishi kerak. Hujjatlarni indekslash asosan sonlar yordamida amalga oshiriladi, masalan, 127/05-12 bu yerda 127 hujjatning tartib raqami, 05 – 12 esa nomenklatura bo’yicha deloning indeksi: 05-hujjatni yuborgan bo’linmaning indeksi, 12 –deloning tartib raqami.
Kelgan hujjatlarning qariyb 80%i devonxonadan bajarish va tanishish yoki ishda foydalanish uchun yuboriladi. Agar hujjatlar uzoq muddat saqlanishi kerak bo’lsa, unga “Qaytarilsin” degan belgi qo’yiladi. RKK kartochkasiga (qaytnoma -nazorat kartochkasi) quyidagilar yozib qo’yiladi: bo’linmaning indeksi, sana va hujjat topshirilgan shaxsning familiyasi.