Отчеты
291
Область данных
(Detail) отображает записи из источника данных, составляю-
щие основное содержание отчета;
Примечание группы
(<имя поля> Footer) служит для отображения итогов и
другой сводной информации по группе в конце каждой группы записей. Если
поместить в примечание группы вычисляемый элемент управления, использую-
щий статистическую функцию
Sum
, сумма будет рассчитываться для текущей
группы;
Нижний колонтитул
(Page Footer) применяется для нумерации страниц и ото-
бражения другой информации
внизу каждой страницы;
Примечание отчета
(Report Footer) служит для отображения итогов и другой
сводной информации по всему отчету один раз в конце отчета. Если в примеча-
нии отчета поместить вычисляемый элемент управления, использующий стати-
стическую функцию
Sum
, сумма рассчитывается для всего отчета.
З
АМЕЧАНИЕ
В конструкторе
Примечание отчета
(Report Footer) находится под нижним колонтиту-
лом. Однако при печати и в режиме предварительного просмотра оно помещается над
нижним колонтитулом последней страницы.
Вставка или удаление заголовка и примечания отчета могут быть выполнены
командой контекстного меню отчета
Заголовок/примечание отчета
(Report
Header/Footer). Кроме того, заголовок и примечание отчета вставляются при добав-
лении в отчет элементов управления
Заголовок
(Title),
Эмблема
(Logo) или
Дата и
время
(Date & Time). Для включения или удаления
колонтитулов можно восполь-
зоваться командой контекстного меню
Колонтитулы страницы
(Page Header/
Footer).
Заголовок и примечание группы добавляются в отчет после определения его источ-
ника данных и выбора в области
Группировка, сортировка и итоги
(Group, Sort,
and Total) поля группировки и поля, по которому следует рассчитать итоги. Об-
ласть
Группировка, сортировка и итоги
выводится под макетом отчета по коман-
де
Группировка
(Group & Sort) на ленте
Конструктор
или по команде
Сортиров-
ка
и
группировка
(Group & Sort) из контекстного меню режима конструирования.
При создании отчета его разделы нужно заполнить элементами в соответствии
с разработанным пользователем макетом отчета. В
заголовок помещается текст из
шапки макета отчета. В верхний и нижний колонтитулы обычно помещают надпи-
си с
поясняющим текстом, в том числе заголовки столбцов отчета, номера страниц.
При определении содержания этих разделов следует исходить из требований
к оформлению отдельных страниц отчета.
Поля таблиц базы данных или запросов с неповторяющимися значениями разме-
щаются в области данных, которой можно придать вид табличной части отчета.
Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка запи-
сей, целесообразно размещать в заголовке группы. Здесь же отображаются данные,
которые позволяют идентифицировать группу.
292
Глава 7
Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строит-
ся отчет, являются также тексты подписей, внедряемые объекты, линии, прямо-
угольники и т. п.
Для каждого элемента, а также
раздела и отчета в целом, могут быть уточнены
свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практиче-
ски такая же, как и при разработке форм.
Инструменты разработки отчетов представлены на вкладках лент, которые связаны
с режимами изменения и просмотра отчетов, и появляются при переходе из одного
режима в другой.
В Access существуют два представления, в которых можно вносить изменения в
отчет: режим макета и режим конструктора. Режим макета является наиболее удоб-
ным для внесения изменений в отчет, поскольку пользователь сразу видит данные
отчета. В этом режиме доступны большинство инструментов,
необходимых для его
настройки. В нем можно изменить ширину столбцов, поменять их местами, доба-
вить или изменить уровни группировки и итоги. Можно также разместить в макете
отчета новые поля, а также задать свойства отчета и элементов управления.
В режиме конструктора отображаются разделы отчета и доступны дополнительные
инструменты и возможности разработки. Переходите в режим конструктора, если
не удается выполнить изменения в режиме макета. В определенных случаях в
Access отображается сообщение о том, что для внесения изменений следует пере-
ключиться в режим конструктора.
Просматривать отчет можно в режимах
Представление
отчета
(Report View),
Предварительный просмотр
(Print Preview) или
Макет
(Layout View). В режиме
Представление
отчета
можно отфильтровать данные для отображения только за-
данных строк,
найти нужные данные, скопировать текст отчета или его часть в бу-
фер обмена. Режим предварительного просмотра предназначен для просмотра
отчета перед печатью. В этом режиме можно увеличивать масштаб для просмотра
деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на странице, изме-
нять параметры страницы. Режим макета позволяет, просматривая данные отчета,
изменять его макет.
Однотабличные отчеты
Наиболее простым способом создания отчета на основе таблицы или запроса явля-
ется использование команды
Отчет
(Report). С помощью этого средства отчет
формируется без диалога с пользователем и выводит все поля выбранного источни-
ка. Рассмотрим создание однотабличного отчета о договорах покупателей фирмы.
Пусть в результате проектирования макета отчета "Договоры покупателей фирмы"
определены следующие требования к отчету:
в отчете должны последовательно выводиться со своими заголовками списки
договоров для каждого покупателя;
список договоров каждого покупателя должен
начинаться с новой страницы;
Отчеты
293
записи о договорах должны выводиться в порядке возрастания их номеров;
по каждому покупателю и фирме в целом должны выводиться итоговые суммы.
Выберем в области навигации таблицу ДОГОВОР, данные из которой будут источ-
ником записей отчета. Чтобы сразу перейти к созданию нового отчета, на вкладке
ленты
Создание
(Create) в группе
Отчеты
(Reports) выполним команду
Отчет
(Report).
Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета (рис. 7.2). В отчете будут
представлены все записи таблицы ДОГОВОР. Размещение полей таблицы — ис-
точника записей отчета — в разделах отчета представлено на рис. 7.3.
Рис. 7.2.
Отчет, созданный соответствующей командой, в режиме макета
Рис. 7.3.
Do'stlaringiz bilan baham: