Samarqand davlat universiteti tarix fakulteti tarixshunoslik va manbashunoslik kafedrasi arxivshunoslik fanidan ma’ruza matni tuzuvchi: Yakubov Akmal Saydirasulovich

Arxivlarni yangi hujjatlar bilan to’ldirishni tashkil etish

Davlat arxivlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirib borish ishiga O’zR Vazirlar Mahakamasi qoshidagi Bosh arxiv Boshqarmasi rahbarlik qiladi. Bosh Arxiv Boshqarmasi (BAB) markaziy davlat arxivlarining yo’nalishlarini

belgilab, ularning fondlarida qanday mazmundagi hujjatlar saqlashni aniqlab beradi. BAB markaziy va viloyat davlat arxivlari o’rtasida hujjatlarning taqsimlanishini ta’minlaydi, ma’lum bir hujjatni bir arxivdan boshqasiga o’tkazilishiga ko’rsatma beradi. Arxivlarni yangi hujjatlar bilan to’ldirish viloyat hokimliklari arxiv bo’limlari faoliyatida ham muhim o’rin tutadi.
Davlat arxivlarini muntazam ravishda yangi hujjatlar bilan to’ldirib borish maqsadida arxiv muassasalari hujjatlari davlat arxivlarida doimiy tarzda saqlanishi zarur bo’lgan tashkilotlar va muassasalarning ro’yxatini tuzadilar. Bunday ro’yxatlar O’zR Vazirlar Mahkamasi hamda viloyat va shahar hokimliklari bilan kelishilgan holda tuziladi.
Arxiv bo’limlari arxivlarga hujjatlarni o’z vaqtida qabul qilinishini nazorat qilishlari kerak. Ular hujjatlar tarkibining to’liqligiga alohida e’tibor berishlari lozim. Bosh arxiv boshqarmasi va viloyat arxiv bo’limlari arxiv muassasalarining hujjatlarni fondlarga bo’lishlari va hisobini qanday yo’lga qo’yganliklarini nazorat qilishlari, yo’qolgan va nobud bo’lgan hujjatlar haqida ma’lumotga ega bo’lishlari va imkon qadar ularning o’rnini to’ldirishga harakat qilishlarilozim. Arxiv muassasalari mazkur arxiv sohasiga mos keladigan, lekin boshqa joylarda (masalan, kutubxona va muzeylarning qo’lyozmalar bo’limlarida) saqlanayotgan hujjatlar hisobini olib borishlari zarur.
Arxiv muassasalari taniqli shaxslar va arboblarning shaxsiy arxivlarida saqlanayotgan va ilmiy ahamiyatga molik bo’lgan hujjatlarni ham aniqlashlari, ularni hisobga olishlari kerak. Arxiv xodimlari bunday hujjatlarni davlat

arxivlariga topshirish zarurligi haqida tushuntirish ishlarini olib borishlari lozim. Shaxsiy arxivlar hujjatlari qonunda belgilangan tartibda ikki tomonlama shartnoma asosida mulkchilik huquqi saqlangan holda davlat arxivlarida saqlanishi mumkin.