Rasmiy xatni yozish qoidalari va odobi

Rasmiy xatni yozish qoidalari va odobi

• 
  Asosiy bosqichlar
  
• 
  Xatning texnik tartibi
  
• 
  Maktub uslubi
  

Samarali rasmiy xat yozish har bir menejer va biznes egasi uchun muhim mahorat maktabini o'taydi. Ushbu qisqacha sharhda samarali biznes xatini yozishning beshta asosiy bosqichini ko'rib chiqamiz.
Asosiy bosqichlar:
1. Maqsadlaringizni aniqlang: Xatdan nimaga erishmoqchi ekanligingizni aniq belgilab qo'ying - bu qoniqmagan mijozni qaytarib olishmi yoki xodimga tanbeh berishmi. Maqsad nima bo'lishidan qat'iy nazar, ushbu maqsadlarni maktubingizda yoriting.
2. Faktlarni aniqlang:
Sizda tegishli aniq faktlar mavjudligiga ishonch hosil qiling. Bu kechiktirilgan to'lovchi uchun tegishli hisob-fakturalar, shikoyat shakllari, savdo bo'limi bilan suhbatlar va mijozning oldingi yozishmalarini o'z ichiga olishi mumkin.
3. Xatni qabul qiluvchining kim ekanligini biling: Qabul qiluvchining tilida yozing. O'zingizni qabul qiluvchining o'rniga qo'yishga harakat qiling. Uning nuqtai nazaridan o'qib ko’ring. Xat tushunarlimi yoki noto'g'ri talqin qilinishi ham mumkinmi? Agar siz qabul qiluvchini bilsangiz, shu bilimingizdan xatda o’zingiz istagan javobni ifodalash uchun foydalaning.
4. Namuna nusxasini yarating: Maqsadlaringizni belgilab, qabul qiluvchining salohiyatidan kelib chiqib tegishli faktlarni to'plang - xatingizning asosiy mazmunini yozing.
5. Xatning moddiy (tashqi)tartibi to'g'risida qaror qabul qiling. Xatning tashqi ko'rinishi qog'oz va konvertdan iborat. Qabul qiluvchi ko'rgan birinchi narsa konvertdir. Uning ism va manzili to'g'ri yozilganidek sifatli bo'lishi muhim. Sifatli konvertlar va qog'ozlar professional kompaniyani taklif qiladi. Konvert qog'ozning o'lchamiga mos kelishiga ishonch hosil qilish oqilona fikr. Ko'p ma’lumotli xat uchun 81/2 x 11 dyum (A4 o'lchami) o'lchamdagi qog'ozdan foydalansangiz - ma'lum bir kichik hajmdagi xat uchun 4 x 6 dyum (A5) dan foydalanish mumkin Lekin to'g'ri o'lchamda bo'lishini talab qilinadi. ism va manzil mos ravishda to'g'ri yozilgan bo’lishi kerak. Lekin A5 o'lchamdagi qog'oz uchun to'g'ri o'lchamdagi konvertlar ishlatilishini talab qilinadi bu sizga muvofiqlashtirilgan tasvirni saqlash va uzatish imkonini beradi.
Xatning texnik tartibi:
1. Blanka: Bu kompaniyaning nomi, manzili, telefon raqami, faks raqami va elektron pochta manzilini o'z ichiga oladi. Agar mavjud bo'lsa, veb-manzilini ham kiritish kerak. Biznesni tashkil etishning huquqiy maqomiga qarab boshqa maʼlumotlar talab qilinishi mumkin. Aniq maʼlumotlar uchun yuridik maslahatchi bilan bogʻlaniladi.
2. Ism va manzil: har doim qabul qiluvchining ismini, manzilini va pochta indeksini kiritiladi. Agar kerak bo'lsa, lavozim nomini qo'shiladi. Qabul qiluvchining ismi to'g'ri yozilganligini ikki marta tekshirish kerak.
3.Sana:
Har doim harflar bilan sana koʻrsatiladi. Hech qachon yanvardan 31-yanvga qisqartirmang.
4.Maʼlumotnoma:
Bular ixtiyoriydir. Agar sizda katta hajmdagi yozishmalar boʻlsa, unda kiritish afzal. Bugungi kunda zamonaviy matn protsessorlari buni to’ldirish, saqlab olishni yengilashtirib bergan.
5.Salomlashish:
Salomning turi qabul qiluvchi bilan bo'lgan munosabatga bog'liq. Har doim xatni shaxsiylashtirishga harakat qilgan ma’qul, shuning uchun hurmatli janob / xonim deya vaziyatdan chiqiladi
6.Mavzu:
Bu yana ixtiyoriy, lekin uning kiritilishi qabul qiluvchiga sizning maktubingiz maqsadlarini muvaffaqiyatli hal qilishga yordam beradi. Odatda mavzudan oldin Re so'zi keladi: u salomlashishdan bir qator pastda joylashtirilishi kerak.
7. Muloqot:
Bu bir nechta paragraflarni o'z ichiga oladi, har bir paragraf bitta bitta gap va faqat bitta mavzuga tegishli.
8.Imzo:
Imzo aniq va tushunarli bo'lishi kerak, bu sizni xatga va natijada qabul qiluvchiga qiziqtirayotganingizni ko'rsatadi. Imzongiz ostida ismingiz va lavozim unvoningiz ham yozilishi kerak.
9.Qo'shimchalar: Agar xatga boshqa materiallarni kiritsangiz, oxirgi yozuvdan ikki qator pastroqqa mos ravishda “ qo’shimchalar” deb yozib qo'yiladi