Qoraqalpoq davlat universiteti

Hujjаt mаtnigа qo‘yilаdigаn tаlаblаr
Hujjatlar matniga qo‘yiladigan eng muhim talablardan biri xolislikdir. Hujjatlar rasmiy munosabatlarni ifodalovchi va qayd etuvchi rasmiy yozma vositalar sifatida axborotni xolisaks ettirmog‘i lozim. Shuning uchun hujjatlar tilida so‘z va so‘z shakllarini qo‘llashdamuayyan chеgaralanishlar mavjud. Xususan, rasmiy ish uslubida kichraytirish-erkalash qo‘shimchalarini olgan so‘zlar, ko‘tarinki-tantanavor yoki bachkana, dag‘al so‘zlar, shеvaga oid so‘zlar, tor doiradagi kishilargina tushunadigan so‘zlar, o‘xshatish, jonlantirish, mubolag‘a, istiora, tashxis kabi obrazli tafakkur ifodasi uchun xizmat qiluvchi usullar ishlatilmaydi. Ularning ishlatilishi hujjatlar matnidagiifodaning noxolisligiga olib kеladi. Hujjat matni aniqlik, ixchamlik, lo‘ndalik, mazmuniy to‘liqlik kabi talablarga ham javob bеrishi kеrak. Bu talablarga javob bеra olmaydigan hujjat chinakam hujjat bo‘la olmaydi, bunday hujjat ish yuritish jarayoniga xalaqit bеradi. Hujjatlar tilida ot turkumiga oid so‘zlar ko‘p qo‘llanadi. Hatto fе’l bilan ifodalanuvchi harakat va holatlar ifodasi uchun ham otga yaqin so‘z shakllari tanlanadi, ya’ni “harakat nomi” dеb ataluvchi so‘z shakllari faol ishlatiladi. “....tayyorgarlikning borishi haqida”, “....qarorning bajarilishi to‘g‘risida”, “....yordam bеrishmaqsadida”, “....qabul qilishingizni so‘rayman” kabi.

1-mashq. Ish yuritish terminlarining lug‘atini tuzing.

2-mashq. Rollarga bo‘linib telekommunikatsiya va axborot texnologiyalari orqali muloqot jarayonini tashkillashtiring.
Bilib oling.Xizmat doirasidagi kommunikatsiyada eng ko‘p ishlatiladigani telefon bo‘lib, u orqali gaplashish madaniyati mavjud. Telefon orqali muloqot asosan ikki kishi orqali bo‘ladi. Bular qo‘ng’roq qiluvchi va uni qabul qiluvchi hisoblanib, muloqot jarayonida nutq madaniyatiga amal qilish har ikkala tomon uchun ham birdek zarur. Lekin asosiy mas’uliyat qo‘ng‘iroq qiluvchiga tushadi.
Telefon orqali muloqotda qachon, kimga, qay masalada qo‘ng‘iroq qilish ham muhim. Chunki, qo‘ng‘iroq qiloytgan kishi tinglovchining vaqtini olayotga, muhim ishini to‘xtayotgan, suhbatini bo‘layotgan bo‘lishi mumkin. Shuning uchun rahbarlarga telefon qilmasdan, oldiga kirib gaplashiladi. Agar masofa uzoq bo‘lsa yoki oldindan rahbar bilan kelishilgan bo‘lsa, aytilgan vaqtda qo‘ng‘iroq qilish shart. Shunda ham maqsad lo‘nda, aniq, tashunarli qilib aytilishi kerak. Arzimagan masala yuzasidan ham telefon qilib, rahbarlarni bezobta qilish madaniyatsizlik hisoblanadi.
Teng darajali xodimlar esa o‘zaro kengroq, ammo shunda ham bir-birlarini hurmat qilgan holda so‘zlashishlari mumkin. Shunda ham faqat ishning faol qismida qo‘ng‘iroq qilish lozim. Bu ertalabki 8.30.da. tushlik vaqti va tushdan keyin ish vaqti tugashiga yarim soatcha qolgandagi vaqtni o‘z ichiga oladi. Chunki sakkizda ish boshlagan xodim 30 daqiqa ichida shu kunga rejalashtirilgan ishini ko‘rib chiqishi kerak. Tushlik vaqtida xodim tushlik qilayotgan bo‘ladi. Ish tugashiga yarim soat ichida bir kunlik ishiga yakun yasayotgan va ertanggi kungi muhim vazifalarni belgilayotgan bo‘ladi. Shuning uchun bu vaqtda bezovta qilish yaramaydi.
Bundan tashqari xizmat telefonidan shaxsiy manfaatlar uchun foydalanish, uni ko‘p band qilish ham odobsizlik hisoblanadi. Chunki, aynan, shu vaqtda boshqa joydan ish yuzasidan muhim qo‘ng‘iroq bo‘layotgan yoki boshqa xodimga telefon kerak bo‘lishi mumkin. Telefon orqali rasmiy so‘zlashuvda ovozni ko‘tarmasdan bosiqlik bilan gaplashiladi. Avvalo, qo‘ng‘iroq qiluvchi salom beradi, so‘ngra o‘zining familiyasi va lavozimini aytadi. Shundan keyin tegishli joyga tushganmi yoqmi so‘raydi va maqsadni bayon qiladi.
Agar telefondagi kishi o‘zini tanitmasa, kechirasiz kim qo‘ng’iroq qilmoqda? Yoki kechirasiz, qayerdan qo‘ng‘iroq qilyapsiz? deya so‘raladi. Agar u biror tashkilotdan telefon qilib, vazifa nuqtai nazardan sizga tegishli bo‘lmagan masala bo‘yicha birorta xodimni chaqirib berishni so‘rasa-yu, ammo u kishi ayni paytda ish joyida yo‘q bo‘lsa, odob yuzasidan masalaning mohiyatidan kelib chiqib uni hal etishingiz yoki boshqa vaqt qo‘ng‘iroq qilishini so‘rashihgiz mumkin.
Xulosa qiladigan bo‘lsak, xizmat telefonida, uyali yoki uy telefonida so‘zlashganda odob-axloq doirasidan chiqmay, imkon qadar qisqa, lo‘nda va aniq gaplashish lozim. Shuningdek, xizmat yuzasidan muloqotga kirishganda, rasmiy-idoraviy uslubdan foydalanish maqsadga muvofiqdir.

▲2-tоpshiriq.Dastlab telefonda so‘zlashish qoidalarini diqqat bilan o‘qib chiqing va rollarga bo‘linib telefonda rasmiy so‘zlashuv jarayonini tashkillashtiring.

1. Odatda, ishga doir qo‘ng‘iroqlar ishxonaga qilinadi. Ammo vaziyat taqazosi bilan kimningdir uyiga telefon qilishga to‘g‘ri kelsa, avvalo uzr so‘rang. Shundan so‘nggina qo‘ng‘iroqdan maqsadingizni qisqa bayon qiling. Tafsilotlar haqida uchrashganda yoki ishxonaga qo‘ng‘iroq qilinganda batafsil kelishib olinadi. Chunki odamlar uylarida ish haqida o‘ylamay, dam olish huquqiga egalar. Bu huquqni hurmat qilish lozim.
2. Agar notanish kishiga qo‘ng‘iroq qilayotgan bo‘lsangiz, albatta, o‘zingizni tanishtirib, bu raqamni kim berganini ayting. Zinhor ruxsat berilmasdan olingan raqamga qo‘ng‘iroq qilmang.
3. Madaniaytli kishilar telefon orqali har qanday suhbat uch-besh daqiqadan ortiq davom etmasligi kerak deb hisoblashadi. Bunga doimo amal qilish kerak.
4. Qoida bo‘yicha qo‘ng‘iroq qilayotgan kishi birinchi bo‘lib o‘zini tanitadi. Qo‘ng’iroqni qabul qilayotgan kishi o‘zini tanitmaslik huquqiga ega.
5. Telefonda birinchi salomshiladi. Agar salomlashish o‘rniga “Bu kim?”, “Kim kerak?”, “Men qayerga tushdim?”, “Kim bilan gaplashyapman?”, “Falonchini aytvor” kabi so‘roq va buyruq ohangida gap boshlash odobsizlik hisoblanadi.