Public-Private Partnership (ppp) Handbook

Bid conference. 
During the bid conference, the government presents an outline of the project 
and bidders are invited to react and question. However, in a formal setting surrounded by 
competitors, some bidders may withhold concerns, be unwilling to share good ideas, or 
may collude with other bidders to push for a particular change.
Bid document consultation. 
Alternatively (or in addition to a bid conference), bidders 
may be invited to individually comment on the draft bidding documents, including the draft 
contract. This approach allows the government to identify issues of concern across the range 
of bidders. Government should send each bidder a full set of the responses to all questions 
raised, thus avoiding any semblance of favoritism.
A bidder will expect to have a clear understanding of the time line, the sequence of activities, 
the decision points, and the decision makers. This information should be given to bidders in 

---

70    Public–Private Partnership Handbook
writing and should be regularly reviewed and reconfirmed. This clarity is necessary to provide 
bidders with a sense of confidence in the transparency and reliability of the process.