теми, кто подключится в ходе выполнения, объясните, как это будет происходить, и
приступайте к выполнению работ проекта.
Наряд-заказ — это формализованное описание работ с
указанием сроков начала, окончания и продолжительности (в часах),
которые данный работник обязуется выполнить в вашем проекте. Вам, как
руководителю проекта, рекомендуется оформлять такие документы.
Пункты типового наряд-заказа (см. рис. 9.1).
•
Идентификаторы работ —
название и номер проекта, наименование и код
работы в структурной схеме работ. В дальнейшем они будут фигурировать во всех
отчетах. Наименование и номер проекта — признак его официального статуса.
•
Описание работ — производимые действия и их результат.
•
Сроки начала, окончания и продолжительность (в часах) работ. Данная
информация подтверждает:
- значение этих работ в рамках установленного графика и бюджета;
- уверенность привлекаемого участника в выполнимости указанной работы в
указанные сроки при указанных затратах;
- наличие критериев оценки выполнения работ.
•
Подписи работника, его начальника и руководителя проекта. Их наличие
дает
некоторую уверенность, что подписавшие правильно поняли соглашение и
обеспечат его выполнение.
Рис. 9.1. Наряд-заказ, типовая форма
В случае отсутствия любой части этой информации примите все меры по по ее
скорейшему установлению. Промедление может повлечь неприятные последствия.
Если формализация по этим вопросам неуместна в рамках вашего проекта, примите
следующие меры.
• Запишите всю основную информацию. Если ваш проект не имеет официального
статуса, т.е. наименования, номера и, возможно, сроков и бюджета, все равно то, в чем
вы достигли согласия с другими, желательно иметь на бумаге.
• Добейтесь письменного подтверждения участниками (и их административными
начальниками) принятых обязательств.
Все ли учтены?
Для
проекта важен ряд людей, не принимающих в нем непосредственного участия.
Это распорядители и соисполнители.
•
Распорядители — лица, чья оценка результатов проекта имеет решающее
значение.
•
Соисполнители — помогают выполнять проектные работы. К ним относятся как
непосредственно занятые этими работами, так и лица, утверждающие выделение на
них ресурсов.
Особое значение имеет
главный сторонник проекта — влиятельное лицо вашей
организации, которое оказывает вашему проекту всемерную поддержку (подробно о
нем — в главе 7).
Перед началом работ встретьтесь с ним и другими важными лицами аудитории для
окончательного согласования ряда вопросов.
• Проинформируйте об утверждении проекта и сроков начала работ.
• Убедитесь в неизменном одобрении утвержденного плана действий.
• Выясните, продолжают ли распорядители считать, что проект отвечает их
замыслам.
• Уточните с соисполнителями, как они намерены содействовать проекту.
• Разработайте особый план вовлечения каждого из них в ход работ проекта,
держите их в курсе дела.
Возможно, некоторые заинтересованные лица просто не знают,
чем они могут
помочь вашему проекту. Подумайте, как их можно использовать, и сообщите им об
этом.
Заполнение рядов
Для выполнения запланированных работ проекта вам приходится искать работников
с соответствующей специальностью и квалификацией в своей организации или
привлекать сторонних людей или организации. Как бы вы это ни делали, в любом
случае рекомендую изложить
описание работ на бумаге, будь то простая памятка или
подробный документ. Описание каждого вида работ должно, как минимум, содержать:
• наименование, номер и срок начала проекта;
• знания и навыки предполагаемых работников;
• описание, сроки начала и окончания планируемых работ;
• планируемую трудоемкость.
Если все предполагаемые участники работают в вашей организации, то:
• обсудите возможные кандидатуры в отделе кадров и с начальниками
соответствующих подразделений;
• обсудите с каждым кандидатом предстоящий проект и предполагаемую работу, а
также оцените его квалификацию;
• выберите лучших и дайте на них запрос;
• задокументируйте достигнутое соглашение.
Потребность в найме сторонних работников согласуйте с отделом кадров.
Представьте туда полную информацию о знаниях, навыках и квалификации кандидатов
и присутствуйте на собеседованиях.
Если необходимо привлечь стороннюю организацию для проведения отдельных
работ, представьте в отдел договоров
всю информацию о характере, объеме и
трудоемкости этих работ, а также знаниях, навыках и квалификации, которые
требуются для их выполнения. Постарайтесь присутствовать на переговорах.
В поисках участников пообщайтесь также с представителями основных
подразделений организации. С отобранными кандидатами:
• обсудите задачи, планируемые результаты проекта и
что от них для этого
требуется;
• разработайте план вовлечения их в проект и информируйте о его реализации.
Пересмотр утвержденного плана проекта
Соберите всю команду, чтобы ознакомить новых участников с утвержденным планом
проекта.
• Те, кто участвовал в разработке плана, вспомнят, что легло в основу проекта, как
формировались задачи, планировались работы, распределялись обязанности. С тех пор
могли измениться их взгляды и обстановка. Поэтому важно пересмотреть планы
управления рисками проекта.
• Новые участники узнают о назначении и целях проекта, возложенных на них
обязанностях, поставленных задачах, запланированных сроках, средствах и пр.
Формирование коллектива
Мало просто собрать работников и распределить обязанности. Коллектив — это
общность взаимодействующих людей, нацеленных на достижение общего результата.
Каждый его участник вносит особый вклад в общее дело.
Коллектив отличается от других общностей совместно
работающих людей.
•
Группа состоит из работников, выполняющих
индивидуально части
общей работы.
•
Комитет состоит из людей, совместно обсуждающих и оценивающих
некоторые положения. Они вырабатывают рекомендации по применению
определенных предложений и в некоторых случаях внедряют их.
Do'stlaringiz bilan baham: 
