638
Хизмат
хатлари-
муассасалар
орасида хизмат алоқаларини амалга оширувчи асосий ҳужжатдир. Хат
орқали бажариладиган масалалар кўлами жуда кенг бўлиб,
бундай
ёзишмалар
воситасида
турли
кўрсатмалар,
сўровлар,
жавоблар,
тушунтиринглар, хабарлар, таклифлар, илтимослар, кафолатлар берилади ёки
қабул қилинади. Мазмун жиҳатдантурлича бўлган бундай ҳужжатлар
умумлаштирилган ҳолда хизмат хатлари деб юритилади. Хизмат хатлари
ташкилотда иш юритиш жараёнида қўлланувчи ҳужжатларнинг умумий
миқдорига нисбатан 80 фоизни ташкил этади.Хизмат хатлари хусусиятларига
кўра ўзаро фарқланади. Хатларни бажарадиган вазифасига қараб қуйидаги
турларга бўлиш мумкин:
1)
Жавоб хатни талаб қилувчи хатлар (даъво хатлар, сўров хатлар,
илтимос хатлар)
2)
Жавоб хатни талаб қилмайдиган хатлар (илова хат, тасдиқ хат,
эслатма хат, ахборот хат, кафолат хат ва бошқалар).
Ушбу хатлар маълум бир мақсадда ёзилади, масалан кафолат хатларда-
кафолат
бериш ифодаланса, илова хатларда- хатга илова қилинаётган
639
ҳужжатлар ҳақида ахборот берилади. Бироқ шундай хатлар ҳам кафолат
бериш, ҳам илтимос, ҳам эслатиш маънолари ифодаланади. Хизмат хатлари
одатда хатлар учун тайёрланган босма иш қоғозларига ёзилади. Махсус
босма иш қоғозлари бўлмаган ҳолларда хизмат хатлари муассасанинг хос иш
қоғозига ёки оддий қоғозга ёзилади. Хат оддий қоғоз вараққа ёзилса, унинг
чап томонидаги юқори бурчагига хат жўнатаётган
муассаса номи
кўрсатилган тўртбурчак муҳр қўйилади.Зарурий қисмлари бурчакда
жойлашган босма ёки хос иш қоғозларида зарурий қисм аввал ўзбек тилида,
қуйида эса рус тилида берилади. Зарурий қисм узунасига (бўйига)
жойлашган босма иш қоғозларида чап томонда ўзбек тилида, ўнг томонида
рус тилида берилади.Ҳар кандай xизмат xати
мантикий жихатдан озаро
боглик болган уч кисмдан иборат болади.1- кириш кисмида одатда xат билан
тегишли муассасага мурожаат килишга мажбур этувчи асосий сабаб
корсатилади.Иккинчи кисмида xатда кўйилаётган масалан xал килиш
зарурлиги далиллар асосида баён килинади.Xатнинг учинчи (xулоса)кисмида
эса xат ёзишдан кўзланган асосий максад ифодаланади.Xизмат xатлари
имкони борича киска бўлиши коидага кўра
xизмат xатлари бир бетдан
ошмаслиги
керак.Xизмат
xатлари
икки
нусxда
ёзилади
ва
имзоланади.Биринчи нусxа жўнатилиб иккинчи нусxа муассасанинг ўзида
сакланади.Агар xат икки ва ундан ортик маконга йўлланса xат жўнатилаётган
асосий муассаса ёки раxбар xодимнинг номидан сонг бошкалари
берилади.Биргина ҳужжатда уни олувчнинг номи тўрттадан ошмаслиги
керак.Xизмат xатлари одатда муассаса номига юборилади.Факат масаланинг
хал килиниши бевосита раxбарга богълик бўлса
xат раxбар номига
жўнатилиши мумкин.
Do'stlaringiz bilan baham: