Learning to Manage Supplemental Self-Study Presentation

Communication Up and Down the Organization

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Learning to Manage
: Tools and Techniques for the New Manager
Communicating with Employees 
(continued)
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Likewise, if you have requested them to do something, ask them to put into their own 
words the outcome or result you are expecting.
o
Uncover assumptions and define differences of opinion that may cause confusion. For 
example, asking for something “ASAP” may mean a few minutes to you, but a few hours to 
your employee.
Communication Up and Down the Organization 
Part 2

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Learning to Manage
: Tools and Techniques for the New Manager
Communicating with Your Own Manager
When communicating with your manager, first, understand your manager’s job and how you can 
support him or her. Think about what information is most important to your manager (or upper 
management).
•
In general, open with results and outcomes, rather than detailed descriptions of processes.
•
Be ready with data and information to back up your statements.
•
Anticipate questions and concerns and be prepared to address them.
•
Voice concerns in a non-accusatory way. For example, “As I understand the current 
situation…” or “Just to clarify …”
•
If presenting a proposal, find out the key issues that will drive the decision, and make sure 
your proposal successfully addresses those.
•
Remain objective and non-defensive if your proposal is rejected. Learn from the experience. 
Reflect; assess and adjust your proposal if possible or move on gracefully.
Communication Up and Down the Organization 
Part 3

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