|
ЗНАЧЕНИЕ ВНУТРИФИРМЕННОЙ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИИ, ПРИНЦИПЫ,
ЦЕЛИ, ФУНКЦИИ
И.К.Яхьяева (ТГЭУ, преподаватель)
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение,
которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия
обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и
деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией
между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе
современной компьютерной техники и других средств связи.
В деятельности крупных фирм, в особенности ТНК, представляющих собой
комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий,
расположенных в разных странах, передача информации является непременным и
первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое
значение приобретает обеспечение
оперативности
и
достоверности сведений.
Для многих
фирм
внутрифирменная
система
информации
решает
задачи
организации
технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего
процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со
специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация
играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и
является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и
повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных
процессов.Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства
отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация,
содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей
фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал
знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого
обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов,
предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями
управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации
предъявляются определенные требования:
краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений,
оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Для современных условий характерно применение высокоэффективной
внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших
технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации,
объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.
Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой
совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации
разных уровней принятия решений.
449
Информационная система состоит из компонентов обработки информации,
внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.
Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы
единства производственного процесса, информации и организации путем применения
технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с
использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-
аналитических расчетов.
В производственно-хозяйственном подразделении фирмы обеспечивается
обобщение информации "снизу вверх", а также конкретизация информации "сверху вниз".
Информационный процесс, направленный на получение научно-технической,
плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных
системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.
Таким образом, повышение эффективности использования информационных систем
достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что
позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование
информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество
показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень
использования информации. Информационное обеспечение предполагает распространение
информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения
научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для
распространения информации, т.е. проведение административно-организационных,
научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее
эффективное распространение.
В настоящее время на многих предприятиях существует, наряду с другими, общая
проблема - проблема управления информацией. Руководству предприятия приходится
оперировать огромным количеством информации и принимать своевременные и важные
решения. От степени информированности руководителя, от скорости поступления
актуальной информации, от степени доступа к «качественной» информации зависит
своевременное принятие эффективных управленческих решений.
Можно обозначить и другую сторону проблемы. В настоящее время предприятия в
своей деятельности пытаются активно привлекать внешние источники в целях
финансирования своего бизнеса. Однако при этом зачастую забываются очевидные
способы повышения эффективности в работе фирмы за счет внутренних ресурсов. Все
усилия становятся направленными лишь на поиск внешних источников, поиск надежных
инвесторов, а работа по внутреннему перераспределению ресурсов отходит на дальний
план. Одной из причин этого «уклона» может являться отсутствие «под рукой» или
недостаточное владение необходимой информацией. В связи с этим, построенное
определенным образом движение информационных потоков, четкое обозначение
(фиксация) так называемых опорных (контрольных) пунктов сбора информации позволят
переместить акцент в управлении и на внутренние резервы предприятия. Именно
комбинированием двух указанных направлений изысканий источников и резервов можно
добиться максимального экономического результата.
Сегодня все крупные и процветающие коммерческие структуры республики имеют
в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В
одних фирмах - это информационно-аналитический отдел, в других - отдел маркетинга, на
который руководство фирмы наряду с другими возлагает и информационно - аналитические
задачи. Часто все зависит от степени понимания руководством фирмы степени важности
информационно - аналитической работы для безопасности всех сторон деятельности любой
коммерческой структуры. В рамках разработки стратегических производственных планов
информация не должна и не может ограничиваться ролью инструмента. Поэтому вся
информационная деятельность должна быть ориентирована на достижение стратегических
целей предприятия.
450
Do'stlaringiz bilan baham: |
