Бошқармадаги низо

7.4. Кирим корреспонденцияларини қабул қилиш ва рўйхатга 
олиш. 
Кирим корресподенцияларни қабул қилиш ва қайд қилишни 
девонхона ходимлари амалга оширадилар. 
Иш юритувчи ёки котиба келиб тушган барча ҳужжатлар ва 
бошка ҳужжатларни кирим журналларида албатта қайд қилишлари, 
уларни ўз эгаларига топширишда кирим китобларига белгилашлари 
ва имзо орқали топширишлари лозим. 
Ҳужжат 
эгаларига 
топширишда 
девонхонадаги 
шкаф 
хоначаларидан ҳам фойдаланиш мумкин. Чунки уларнинг 
хоналарида корхона, ташкилот, бўлим номлари, раҳбарлари ёки 
айрим шахс фамилиялари ёзилган бўлади. Бу ишларни 
бажарилишини албатта девонхона бошлиғи назорат қилиб бориши 
зарур. Чунки хат-ҳужжатлар ўз вақтида эгаларига топширилмай 
қолиши ва йўқолиши ҳам мумкин. 

---

101 
Қабул килинган ҳужжатларга бирламчи ишлов бериш хатларни 
жўнатишнинг тўғри амалга оширилганлигини текширишни ўз ичига 
олади. Шахсий (“шахсан ўзига” белгиси бўлган) корреспонденциядан 
бошқа барча хатларнинг конвертлари очиб кўрилади. Сўнгра 
қўйидагиларни тешириб куриш зарур: 
-
конвертга солинган хатнинг манзлгоҳи тўғри кўрсатилганлиги; 
-
ҳужжатдаги варақлар сони; 
-
ҳужжатга қилинган иловаларнинг мавжудлиги. 
Иловалар ёки хатнинг варақлари йўқ бўлган ҳолларда бу ҳақда хат 
юборувчига маълум қилинади ҳамда шу ҳужжатнинг ўзига ва қабул 
қилинувчи ҳужжатларни қайд қилиш журналининг “изохлар” 
графасига ёзиб қўйилади. 
Конвертлар қоидага кўра йўқ килинади. Хат юборувчининг 
манзилгоҳини ҳамда хат жўнатилган ва олинган вақтни фақат конверт 
бўйича билиш мумкин бўлган ёки конвертда “Шошилинч” белгилари 
мавжуд бўлган холлар бундан мустасно. 
Қабул килинувчи ҳужжатларни аввалдан кўриб чикиш котиба-
референт томонидан ҳужжатларни қайд қилинувчи ва қайд 
қилинмайдиган турларга тақсимлаш мақсадида амалга ошрилади. 
Белгилашда ҳужжатга маълум бир белгилар қўйилади, масалан, 
бошкарув лавозимидаги шахсларни белгилаш (01 - бош директор, 02 
- кадрлар буйича менеджер ва ҳоказо). Баъзи бир белгилар айлана 
ичига олиниши ёки бошка турдаги белги қўйилиши мумкин. 
Ҳужжатни қайд қилиш - ҳужжатга индекс (номер) рақами бериш 
ва уни ҳужжатга ёзиб қўйиш ҳамда бу тўғридаги қисқача 
маълумотларни журнал(карточка)га ёки компьютер хотирасига 
киритиш демакдир. Ҳужжатларни қайд қилиш зарурияти уларнинг 
бутунлигини сақлаш, оператив тарзда қидириб топиш ва назорат 
қилишда намоён бўлади. Ҳужжатларни қайд қилишнинг бир неча хил 
шакллари мавжуд: 
-марказлаштирилган - қайд қилишнинг бошқа шаклларига 
нисбатан энг самарали усул. Бу шакл: 
-фирманинг ҳужжатлари бўйича ягона маълумотлар маркази 
яратишга имкон беради;
-қайд қилишнинг ягона тартибини ўрнатади; 
-
марказлаштирилмаган - ҳужжатларни тузилган ва бажарилган 
жойларда (структура бўлинмаларида) қайд қилишни назарда тутади; 
-
аралаш-ҳужжатларнинг бир кисми марказлаштирилган тарзда, 

---

102 
бошқа қисми эса струкура бўлинмаларида қайд қилинади. 
Катта бўлмаган тижорат корхоналарида ҳужжатларни қайд клиш 
асосан марказлаштирилган тарзда амалга оширилади. 
Ҳужжатларни қайд қилиш бир марта амалга оширилиши лозим, 
яъни қайд қилинган ҳужжат фирма ичида ҳаракатланганда иккинчи 
марта қайд килиниши мумкин эмас. 
Ҳужжатларни қайд қилишда улар бир неча гуруҳларга бўлиниб, 
уларнинг ҳар бири алоҳида қайд қилинади:
-
кирим ҳужжатлар; 
-
чиким ҳужжатлар; 
-
ички ҳужжатлар;