Stpo englisch

Section 32c 
Electronic forms; authorisation to issue statutory instruments 
The Federal Government may, by statutory instrument requiring the approval of the 
Bundesrat, introduce electronic forms. The statutory instrument may determine that 
the information contained in the form is to be transmitted, in full or in part, in a 
structured, machine-readable format. The forms are to be made available for use on 
an Internet communications platform specified in the statutory instrument. The 
statutory instrument may determine that, in derogation from section 32a (3), 
identification of the user of the form may be provided by means of electronic proof of 
identity pursuant to section 18 of the Act on Identity Cards (
Personalausweisgesetz
), 
section 12 of the eID Card Act (
eID-Karte-Gesetz
) or section 78 (5) of the Residence 
Act (
Aufenthaltsgesetz
). The Federal Government may, by statutory instrument not 
requiring the approval of the Bundesrat, delegate this authorisation to the competent 
federal ministries. 
Section 32d 
(not yet in force) 
Section 32e 
Conversion of documents for file management purposes 
(1) Documents which do not correspond to the form in which a particular file is being 
kept (source documents) are to be converted into the corresponding form. It shall be 
permissible to convert source documents being held as evidence into the 
corresponding form. 
(2) When converting documents, technology reflecting the state of the art is to be 
used to ensure that the converted document corresponds to the source document 
both visually and in terms of content. 
(3) When converting a non-electronic source document into an electronic document, 
proof of conversion is to be added which records which procedures were used in the 
conversion and that it corresponds both visually and in terms of content to the 
source document. If the electronic document serves to replace papers used by the 
prosecuting authorities or courts which have been signed by hand by the person 
responsible, the proof of conversion must bear a qualified electronic signature of the 
registry clerk of the court registry. When converting an electronic source document 
which bears a qualified electronic signature or which was submitted via a secure 
method of transmission, an entry is to be made in the files of the result of the 
authenticity and integrity check done on the source document. 
(4) In ongoing proceedings, source documents which are not being held as evidence 
must be stored or held in safekeeping for at least six months following conversion. 
They may be stored or held in safekeeping up to the end of that calendar year, at 
most, in which statutory limitation commences. Once proceedings have been 
concluded, source documents which are not being held as evidence may be stored 
or held in safekeeping up to the end of that calendar year, at most, which follows the 
conclusion of the proceedings. 
(5) Source documents which are not being held as evidence may be examined 
under the same conditions as apply to secured evidence. Whoever is authorised to 
inspect the files shall be authorised to examine them. 

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Service provided by the Federal Ministry of Justice and Consumer Protection 
and the Federal Office of Justice ‒ 
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